Zjistěte, proč a kdy pracovat v projektovém režimu - inspirujte se osvědčenými postupy, které můžete implementovat, abyste z tohoto typu organizace měli prospěch.
Co je to projektový režim?
Než se bezhlavě pustíte do implementace systému projektového managementu, je důležité se ujistit, že cíl, kterého chcete dosáhnout, splňuje kritéria pro projekt. Neměl by spadat do rozsahu stálých činností, jinak by se měl řídit liniovým managementem.
|
Typ řízení | PROJEKTOVÝ MANAGEMENT | HIERARCHICKÉ ŘÍZENÍ |
|
Výskyt |
Občasné, neopakující se, jednorázové |
Opakující se, lze naplánovat od roku do roku |
|
Dočasnost |
Časově omezené |
Žádné povinné datum ukončení |
|
Proces |
Inovativní, málo předchozí umění |
Známá, kontrolovaná data |
|
Požadované dovednosti |
Multidisciplinární, transverzalita dovedností |
Monocompetences, internal to a service or a department |
|
Výzvy |
Strategické (zdroje, termíny, výzvy) |
Omezeno na rozsah služby |
Kritéria pro odlišení režimu projektu od stálých aktivit
Režim projektu proto musí umožnit formulování multidisciplinárních dovedností v omezeném čase, aby bylo dosaženo cíle se specifickými požadavky. Z organizačního hlediska vyžaduje, aby vedení portfolia projektů definovalo prioritní projekty, které mají být provedeny.
Zájem a limity režimu projektu
Režim projektu má tři hlavní výhody.
1 - Zvyšte účinnost
Režim projektu zajišťuje, že jsou kontrolovány tři konkurenční parametry: termíny (datum uvedení do provozu nebo uvedení na trh), náklady a kvalita (výkon, image, přijatelnost atd.). Systém implementovaný v projektovém režimu (prostředky, tým, nástroje) musí sloužit k vyjádření těchto tří dimenzí. Posiluje agilitu organizace.
2 - Kombinujte dovednosti
Cíl projektu vyžaduje využití dovedností zaměstnanců z různých prostředí. Například vývoj nového webu pro společnost bude vyžadovat spolupráci členů komunikačních a IT oddělení po omezenou dobu - dobu trvání projektu.
3 - Správa výhod
Vzhledem ke svému omezenému trvání a protože nabízí cíl, který je často konkrétnější a kratší než opakující se činnosti, režim projektu je pro zaměstnance spíše zdrojem motivace a zapojení . Rovněž usnadňuje přiřazování odpovědností (převzetí odpovědnosti za segment projektu, řízení podskupiny) členům projektového týmu, kteří jsou méně zvyklí na to, že je mají bez hierarchického rámce řízení.
Na druhou stranu režim projektu dosahuje svých limitů hlavně ve dvou případech:
- Pokud je projekt nedostatečně orámován a / nebo ohraničen (proto je důležitá fáze rámování!);
- Pokud projektu chybí zdroje: nedostupnost zaměstnanců, nedostatečný rozpočet, nevhodné profily v rámci projektového týmu …
V těchto situacích se režim projektu stává spíše handicapem než výhodou, protože cíl se stává buď nejasným, nebo nedosažitelným.
Jak jej implementovat?
Otázka, jak jde nejprve ruku v ruce s otázkou „kdo?“ ". Určení projektového manažera pro zajištění projektového řízení a jeho týmu je skutečným klíčovým faktorem úspěchu. Poté můžeme pokračovat otázkou:
- Jaké jsou vlastnosti, zkušenosti, znalosti?
- Kdo jsou nejlepší kandidáti ve struktuře?
- Jaké jsou dostupné možnosti?
Aby se maximalizovala účinnost slibovaná režimem projektu a vyhnula se jeho nástrahám, je třeba implementovat dvoufázový přístup:
-
Dej smysl
Jednou z počátečních misí projektového manažera je zmobilizovat multidisciplinární tým, v jehož rámci bude mít většina účastníků jen omezený čas na to, aby se mu věnovali. Chcete-li zapojit a získat buy-in od těchto spolupracovníků, ujistěte se, že rozumíte následujícím:
- Potřeby a účel: k čemu projekt slouží, jak přispívá ke strategii organizace? Jaká je jeho proveditelnost? Jaké jsou výstupy?
- Strategické a operační cíle: jak budeme vědět, zda byl projekt úspěšný nebo neúspěšný? Jaká jsou rizika?
V případě nesrovnalostí mezi cíli a cíli projektu (mezi zúčastněnými stranami nebo v rámci týmu) je třeba je vyjasnit nebo vést k opětovnému přezkoumání samotného projektu.
-
Struktura
Jakmile je význam projektu dobře definován a ohraničen jeho obvod, projektový manažer se může spolehnout na širokou škálu nástrojů k organizaci manažerského mechanismu ve službách svého cíle přizpůsobeného jeho situaci - plánování, rozpočet …: struktura členění práce , PERT (zejména pro identifikaci kritické cesty), GANTT diagram, reverzní plánování atd.
V metodikách jsou agilní přístupy na vzestupu. Jejich iterační cykly usnadňují zohlednění nepředvídaných parametrů. Nabízejí větší flexibilitu než V-cyklus.
Osvědčené postupy v projektovém řízení
- Nastavte čitelnou a sdílenou organizaci
Na začátku projektu musí projektový manažer zajistit, aby organizační schéma odpovědnosti (OBS) nebo aby bylo dobře sdíleno hierarchií stálých činností - jak o povaze odpovědností, tak o pracovní zátěži vyvolané projektem (viz také RACI). Všem členům projektového týmu by také měli dobře rozumět OBS, aby se předešlo mezerám nebo překrývání úkolů.
- Definujte specifikace projektu
Specifikace písemně formalizují cíl projektu, potřeby, které splňuje, rozsah, termíny a související prostředky. Může být zahájeno prostřednictvím poznámky k rozsahu na začátku projektu a podrobně popsáno během implementace systému řízení projektu. Mělo by to pak sloužit jako vodítko pro každého člena týmu jako součást jeho povinností. V souvislosti s velkými nebo vysoce komplexními projekty lze plán projektu (PMP) nebo plán kvality projektu (PQP) vypracovat navíc nebo jako náhradu. Rovněž je třeba vzít v úvahu řízení rizik.
- Nastavte nástroj pro správu spolupráce
V kontextu rozdělení organizace geograficky, organizačně nebo IT může být přínosem použití nástroje pro spolupráci (Slack, Teams, WiMi, Planzone atd.). Usnadňují výměnu dokumentů, vizualizaci úkolů, které mají být provedeny a harmonogram, diskusi spolupracovníků prostřednictvím vyhrazeného zasílání zpráv atd. Stručně řečeno, stimulujte kolektivní inteligenci. Buďte však opatrní, protože implementace těchto nástrojů může být časově náročná (konfigurace, školení zaměstnanců).
- Vytvořte sdílený systém správy
Monitorování projektu musí být prováděno minimálně pravidelným pořádáním „přezkoumání projektů“, na kterém se musí sejít hlavní účastníci. Zejména používají řídicí panely projektu. Tyto pravidelné kontroly musí zajistit:
- sdílení klíčových informací s řídícím výborem;
- hledání řešení vzniklých obtíží;
- komunikace o průběhu projektu prostřednictvím médií, jako jsou zprávy (interní) nebo tiskové zprávy (externí).
Na tento soubor odkazuje: Správa projektů
