Workshop nemá žádný význam, pokud není efektivní a nevede ke konkrétnímu pokroku projektu, rozhodování, řešení problému … Pokud se tváří v tvář zdá být zřejmé a relativně jednoduché nastavení , věci se komplikují, když musí být workshop veden „virtuálně“. Optimální pozornost, naslouchání a vedení jsou proto pro facilitátora zásadní aktiva.
Charakteristika vzdálené dílny
Pokud do té doby byly osobní workshopy normou, s příchodem nových technologií je dálková práce stále více zapotřebí tam, kde ji lze implementovat, i když se některé společnosti stále snaží zvládat. “Přizpůsobit se. Nastala poslední zdravotní krize, která převrátila mnoho návyků a vedla k hlubokému přehodnocení, a to i ve světě práce - a přijetí práce na dálku jako jediného způsobu, jak někdy na trhu nadále existovat. V této souvislosti může být vzdálené schůzky poměrně obtížné organizovat a usnadňovat.
Aplikační kontexty
Vzdálený workshop bude zajímavý v různých kontextech:
- záměrný výběr společnosti,
- výjimečná zdravotní situace,
- geograficky vzdálení zaměstnanci,
- nomádští zaměstnanci …
Rozdíly mezi workshopy tváří v tvář a virtuálními workshopy
Mezi vzdálenými a osobními workshopy existují velké rozdíly. Je důležité, aby si toho animátoři byli plně vědomi, aby je mohli animovat co nejlépe.
Mezi těmito rozdíly můžeme zmínit:
- Snížená kvalita a plynulost komunikace,
- Méně aktivní účast,
- Méně vytrvalá pozornost a soustředění,
- Méně efektivní pracovní nástroje.
Různé typy virtuálních týmů
Můžeme rozlišit 4 typy virtuálních týmů, z nichž každý má konkrétní způsob fungování a návyky specifické pro jeho podstatu:
- Tým, jehož všichni členové pracují na dálku z prostor společnosti,
- Tým složený pouze z 1 nebo 2 členů z práce na dálku, zbytek pracuje v prostorách společnosti,
- Tým složený ze sól / dvojic / trií roztroušených geograficky od sebe mimo provozovny společnosti,
- Tým, jehož členové jsou jednotlivě přiřazeni k různým kancelářím a geograficky od sebe vzdáleni.
Každý tým se liší od ostatních, ať už jde o klasické týmy nebo týmy kvalifikované jako „virtuální“. Facilitátor se musí přizpůsobit a učinit zkušenost co nejspravedlivější a nejproduktivnější.
V souvislosti se vzdálenými workshopy je pro větší efektivitu důležité, aby každý z účastníků byl ve stejných pracovních podmínkách jako ostatní.
Proveďte vzdálenou dílnu krok za krokem
Jakmile jsou integrovány zvláštnosti práce na dálku, probíhá vzdálený workshop, přičemž je třeba mít na paměti, že cílem je vést účastníky, jako by to bylo u tradičního workshopu.
Formalizujte workshop
Vyberte a vyzkoušejte použité nástroje
Prvním krokem je výběr nástrojů, které se nejlépe hodí pro vedení semináře, s přihlédnutím k jeho cíli: implementace nového projektu, vyřešení konkrétního problému, inovace, prezentace a podpora. Změna atd.
Pro efektivní provoz vzdálené dílny je nezbytné věnovat zvláštní pozornost komunikaci.
Posílejte působivé pozvánky
Vzdálená dílna je připravena stejně pečlivě jako osobní setkání. Pozvánky zaslané účastníkům musí být přesvědčivé, aby zajistily aktivní a efektivní účast všech, a proto musí obsahovat následující prvky:
- Cíl workshopu,
- Jména účastníků,
- Formát workshopu,
- Výměnný program,
- Role každého.
Připravte si dokumenty užitečné pro workshop
Některé dokumenty mohou být užitečné během workshopu, jiné k vytvoření, k dokončení … Je-li tváří v tvář, je relativně snadné najít chybějící dokument nebo vyřešit jakékoli technické problémy související s uvedenými dokumenty, během vzdáleného workshopu, to je úplně jiná věc. Facilitátor tedy musí shromáždit a připravit všechny existující dokumenty nezbytné pro diskuse a zkonstruovat dokumenty, které pomohou s reflexí (tabulky k vyplnění, dokončení plánu, rámce, vizuály k dokončení atd.).
Proveďte podrobný program workshopu
Ideální je formalizovat 2 programy. Jeden pro facilitátora a druhý pro účastníky. Tento program vám připomene pravidla pro používání vzdálené dílny.
Poznámka: Je vhodné ponechat více času vzdálené dílně
Usnadněte workshop
Jako na klasickém workshopu je dobré, aby facilitátor byl brzy, aby vše nastavil a ujistil se, že je vše připraveno podle dohodnutého plánu. Animace probíhá následovně:
- Zřízení dílny,
- Příjem účastníků a připomenutí pravidel chování a provozu,
- Zahájení diskuzí: prezentace nástrojů, časová regulace a mluvení,
- Ukončení workshopu, sepsání a odeslání zprávy.
Komunikujte, znovu a znovu. Komunikace pomáhá snižovat geografickou vzdálenost.
Omezte délku workshopu a naplánujte si přestávky, během kterých může každý například provádět protahovací cvičení.
Na tento soubor odkazuje: Animace pracovní schůzky - Vzdálená schůzka: od plánování po online rozbor.
