Hlavní panel projektu: zájem, indikátory a kroky pro implementaci

Jak může řídicí panel zlepšit výkon vašich projektů? Jaký je jeho obsah? Jak vybrat správné ukazatele? Jak takový nástroj navrhnout: zde jsou kroky, které je třeba dodržovat.

souhrn

• Co je řídicí panel projektu?
• Palubní deska pro koho?
• K čemu je tento nástroj?
• Kritéria kvality řídicího panelu pro správu projektu
• Které ukazatele zvolit v projektovém řízení?
• Jak nastavit řídicí panel projektu?
  
  • Definujte, kdo a co by měl mít
  • Určení obsahu řídicího panelu (panelů)
  • Nastavte sběr dat a formátování
  • Vytvořte řídicí panel
  • Vložte do výroby a spusťte vysílání

Co je řídicí panel projektu?

Toto je řídicí panel (řídicí panel pro naše anglosaské přátele) včetně indikátorů (nebo metrik) pro správu průběhu projektu a sledování jeho výkonu. Tento nástroj syntézy se používá ke sledování stavu projektu. Zefektivňuje a usnadňuje implementaci jeho správy. Usnadňuje rozhodování.

Obecnější rady najdete v definici řídicího panelu.

Jak práce postupuje, umožňuje projektovému manažerovi a jeho týmu vědět, kde jsou a kam potřebují jít. Stejně jako auto nebo letadlo poskytuje palubní deska informace potřebné k udržení projektu pod kontrolou. Základní parametry jsou viditelné na první pohled.

Palubní deska pro koho?

V praxi projekt dává vzniknout několika řídicím panelům. V závislosti na cílovém publiku se účel liší:

• Pro projektového manažera : jejím cílem je každodenní správa. Potřebuje relevantní ukazatele, aby mohl sledovat průběh projektu a zajistit, aby bylo vše pod kontrolou.
• Pro členy projektového týmu : každý musí mít osobní vizi svých vlastních úkolů a celkovou vizi projektu pro účely koordinace.
• Pro dodavatele a další zúčastněné strany : v závislosti na profilech a funkcích potřebují celkový pohled na hlavní etapy, milníky a také zprávu o spotřebovaných zdrojích. Řídicí panel může odeslat a předložit projektový manažer při řízení výborů a přezkoumání projektů.

K čemu je tento nástroj?

Tento typ řídicího panelu usnadňuje řízení projektů a zvyšuje efektivitu řízení: důležité KPI (Key Performance Indicators), které je třeba monitorovat, jsou přímo přístupné a centralizované v jediné souhrnné zprávě. Díky Saas nebo samostatným softwarovým nástrojům je lze aktualizovat v reálném čase. Je tedy možné předvídat zneužívání a zahájit nápravná opatření, než bude příliš pozdě.

Jiné zájmy:

• Lepší komunikace: všichni zúčastnění aktéři mají stejnou úroveň informací. Výměny jsou založeny na kvalitativním základě. Dobrá komunikace předchází nedorozuměním.
• Lepší souřadnice: sdílení indikátorů umožňuje každému situovat se do průběhu práce týmu. Koordinace je usnadněna.
• Provádějte cílené sledování podle priorit a kritických bodů.
• Pomoc s řízením projektu: volba a vizuální zvýraznění klíčových indikátorů usnadňuje úkol projektovému manažerovi, když má svůj tým upozornit na důležitost zpoždění, nedostatečnou kvalitu dodávek atd. Řídicí panel je navíc podporou, která pomáhá přesvědčit osoby s rozhodovací pravomocí, že je nutné zkontrolovat stanovené termíny nebo přidělený rozpočet.

Kritéria kvality řídicího panelu pro správu projektu

Abyste plně využili výhody tohoto nástroje, musíte si dát pozor na několik bodů.

• Relevance ukazatelů: zachovat pouze klíčové ukazatele, které mají dopad na výkonnost projektu.
• Kvalita výpočtu měření: používejte spolehlivé zdroje informací a definujte přesná pravidla řízení, aniž byste byli „plynárnami“.
• Přesnost: Aby bylo možné učinit spolehlivé rozhodnutí, musí být ukazatele přesné.
• Aktuální informace: Stejně jako přesnost je zastaralé měření irelevantní nebo dokonce zavádějící.
• Syntetická data: není třeba přetěžovat příjemce nadbytečnými informacemi. Funkce řídicího panelu je sledovat základní data na první pohled. Je vhodné spoléhat se na další nástroje, které půjdou v analýze dále.
• Ergonomické tvarování: snadnost porozumění nástroji je stejně důležitá jako jeho obsah. Uživatel očekává jasnou, vzdušnou prezentaci a jednoduchou manipulaci tam, kde to důležité vyjde okamžitě. Dnešní aplikace vytvářejí pěkné a efektivní rozvržení s hladkou a intuitivní navigací.

Které ukazatele zvolit v projektovém řízení?

Obsah řídicího panelu závisí na typu projektu, jeho účelu a příjemcích. Indikátory jsou obecně založeny na pojmech:

• náklady,
• kvalitní,
• lhůta,
• výkon,
• rizika.

Zde je několik příkladů opatření:

• stav etap (plánované / dokončené …)
• sledování termínů, milníků (dosaženo, pozdě, projekce …)
• monitorování úkolů (probíhá, nepřiřazeno, procento dokončených úkolů atd.)
• pracovní vytížení na osobu
• monitorování kritických akcí
• celkový / spotřebovaný rozpočet
• spotřebu dalších zdrojů

Jak nastavit řídicí panel projektu?

K provedení tohoto úkolu neexistuje standardní přístup. Nabízíme vám však logickou cestu založenou na osvědčených postupech k dosažení nejoptimálnějšího výsledku.

1. Definujte, kdo a co by měl mít

   Identifikujte a zadejte seznam budoucích příjemců řídicího panelu. Jak je uvedeno výše, každý typický profil očekává konkrétní informace. Určete pro každého jeho cíle a účely, poté informace, které potřebuje, podle jaké frekvence a nakonec příslušné ukazatele.

   Seskupte profily, které mají podobné potřeby, aby definovaly počet různých panelů, které se mají generovat.
   

2. Určení obsahu řídicího panelu

   Pro každou skupinu profilů vytvořte indikátory, které tvoří jejich řídicí panel.

   Indikátor se skládá z:

   • zdroj informací,
   • pravidla řízení (výpočty, periodicita aktualizací atd.),
   • cílových hodnot, minimálních nebo maximálních odchylek.
   
   

   Důležité: nechte řídicí panel ověřit příjemci.

3. Nastavte sběr dat a formátování

   Vyvinout mechanismy pro shromažďování informací: exporty CSV, počítačová rozhraní, ruční zadávání atd.

   Připravte formátování dat a jejich integraci do řídicího panelu.

4. Vytvořte řídicí panel

   Vyberte si ergonomickou prezentaci a přijměte optimální organizaci, aby byly zvýrazněny klíčové ukazatele výkonu.

   Některé tipy :

   • Společný směr čtení je zleva doprava, shora dolů: důležité informace umístěte do horní části vlevo od zprávy.
   • Barvy mají význam: červená představuje naléhavost a nebezpečí, zelená představuje úspěch, zisk. Hrajte s těmito kódy, abyste poskytli větší význam prezentovaným číslům.
   • Symboly: vnášejí větší význam do interpretace čísel (šipky nahoru, dolů atd.).
   
   

   U softwaru pro správu projektů se návrh provádí přímo v aplikaci - Pokud používáte tabulkový procesor (Excel nebo jiný), připravte si standardní model.

5. Vložte do výroby a spusťte vysílání

   Spusťte pravidelné generování hlášení - odešlete řídicí panely příjemcům podle plánované organizace.

Na tento soubor odkazuje: Proč a jak spravovat projekt? - Přístrojová deska