Aby bylo setkání produktivní - bez ohledu na to, jak je obsahově pečlivě připraveno, je nezbytné, aby se konalo v době, která nejvíce přispívá k myšlení, koncentraci a efektivitě účastníků.
Proč zvolit správný čas pro vaše schůzky?
Obecně řečeno, lidé nemají rádi schůzky jakéhokoli druhu. O to více to platí ve společnostech nebo odděleních trpících akutní záněty dutin. Schůzky na sebe navazují a podobají se, aniž by pro někoho skutečně vedly k něčemu konkrétnímu.
Pokud se ale tyto pracovní schůzky opakují den za dnem, někdy se zdají být produktivnější, méně pracné. Kromě přípravy, která musí být pečlivá, se zdá, že na jejich účinnosti hraje roli i den a čas, kdy se tato setkání konají.
Volba správného dne a správného času na schůzku by proto měla významný dopad na efektivitu poskytované práce. Některé dny a časy skutečně přispějí k reflexi, soustředění … a tedy i k produktivitě týmu!
Výběr správného času na pracovní schůzku by tedy umožnil:
- maximalizovat pozornost a koncentraci účastníků,
- šetří čas i energii,
- podporovat efektivní práci,
- více zapojit účastníky,
- zlepšit image setkání mezi svými zaměstnanci.
V kterou denní dobu uspořádat schůzku?
Celkově jsou odpoledne méně produktivní setkání. Kromě fáze trávení, která není vhodná pro koncentraci a reflexi, jak den pokračuje, se někteří účastníci budou muset vypořádat s nepředvídanými událostmi, dokončit soubor atd. Stále mohou toužit ukončit uvedené setkání a méně se zapojit do reflexe, nebo jakmile začne, udělejte vše pro to, aby skončilo co nejdříve. To nevyhnutelně podkopává efektivitu práce a někdy může vést ke špatným rozhodnutím.
Pokud schůzi nelze uspořádat v jiný čas než odpoledne a zvolit si odpolední čas, zdá se být přijatelné 15:00.
Chvíle, kterým je třeba se vyhnout
- Pondělí a pátek : Pokud jsou pondělní rána často větrem do plachet, aby zahájili týden správnou nohou a stanovili si týdenní cíle, nejsou tou nejlepší volbou, pokud jde o plánování schůzek. Zaměstnanci mohou mít v pondělí o víkendu stále svou mysl a nebudou se plně soustředit na toto téma. Totéž pro pátky, kdy zaměstnanci již budou přemýšlet o tom, že se jejich víkend rychle blíží, nebo o všem, co musí dokončit před odjezdem … Jejich mysl není schůzce příliš otevřená.
- první věc ráno : to vyžaduje, aby se facilitátor dostal dobře proti proudu, aby připravil místnost a vybavení. Pokud vše nejde podle plánu, může to být vektor stresu a / nebo napětí. Mezi účastníky mohou být také opozdilci, kteří narušují plynulý tok odrazů. Schopnost účastníků soustředit se navíc nebude v první hodině dne na maximu.
- brzy odpoledne : po jídle vyvolává určitou ospalost spojenou s obdobím trávení. Energetická hladina není optimální, odraz by velmi utrpěl.
- na konci dne : Účastníci mají větší obavy z toho, kdy odejdou z práce, než z toho, co si mají na schůzce myslet. Navíc v den, kdy již byl podíl na nepředvídaných událostech a případech - více či méně těžkých - na řešení, začíná být cítit fyzická a duševní únava a duchové nebudou v nejlepším.
- v době oběda : pokud opravdu nenabídnete rychlé jídlo, ale dostatečně velké a naplánujete ho před skutečnými diskusemi - což by se nemělo protahovat, protože trávení by mohlo být kontraproduktivní, obědová schůzka znamená, že mnoho zaměstnanců jí současně s prací. Což může některým vadit.
Také je třeba se vyvarovat v závislosti na činnosti společnosti a fungování týmu: schůzky v rozhodujících časech - střídání zaměstnání, dny, kdy někteří zaměstnanci pracují na dálku atd.
Nejlepší časy pro produktivní setkání
Pokud jsou pro pracovní schůzky upřednostňovány úterý nebo čtvrtek, měl by být ideální rozvrh definován podle kontextu a očekávání.
- ráno : ideální pro začátek schůzky mezi 9. a 10. hodinou, aby už byli všichni v práci dobře ukotveni, s maximální energií, ale ještě nezničeni hladem. Pokud má schůzka trvat déle než hodinu, naplánujte si přestávku - kávu nebo čerstvý vzduch - abyste znovu nabudili skupinu a udrželi si soustředění.
- Úterý uprostřed odpoledne : Zdá se, že úterní odpoledne ani příliš brzy, ani příliš pozdě (kolem 15:00) je vhodný čas na schůzky. Týden je již v plném proudu, ale ještě není tak zaneprázdněn, aby podkopal energii a schopnost myslet a soustředit se. Trávení je obecně v plném proudu a energetická úroveň každého člověka je stále relativně vysoká.
- na vzdálených schůzkách : čas zvolený po vzájemné dohodě mezi všemi účastníky, zvláště když jsou geograficky rozptýleni a nejsou všichni ve stejné časové zóně.
Může být vhodné, aby se citlivé, důvěrné nebo schůzky vrcholového vedení rozhodly pro pozdější rozvrh v době, kdy drtivá většina zaměstnanců již svůj post opustila. Dávejte si však pozor, abyste tyto pozdní schůzky neobnovovali příliš často, každý má právo na své soukromí a na odpojení.
Na tento soubor se odkazuje v: Organizovat a efektivně vést schůzku
