Jak můžete jednoduše představit účel a obsah projektu všem lidem, kterých se to přímo nebo nepřímo týká? Rámcová poznámka je klíčovým nástrojem pro prezentaci projektu v jeho širokých obrysech. Jak to napsat? Co obsahuje?
Co je rámovací poznámka?
Toto je referenční dokument v tomto procesu. Nastiňuje důležité body, které je třeba o projektu vědět. Odpovídá na otázky QQOQCP:
- Otázka - Co : definice projektu, rozsah
- P - Proč : účel projektu, kontext žádosti
- Q - Kdo : dotčené strany, zainteresované strany, projektový manažer, projektový tým, klíčoví uživatelé
- O - Kde : místo (bude upřesněno v případě potřeby)
- Q - Kdy : plánování, klíčová data
- Jakto : metody, zdroje, rozpočet …
Rámcová poznámka se také nazývá zásnubní dopis, souhrnná poznámka nebo dokonce úvodní poznámka.
K čemu je tento dokument?
V životním cyklu projektu leží rámcová poznámka mezi studií příležitostí a návrhem specifikací. Tento dokument je užitečný několika způsoby:
- smlouva mezi klientem (nebo klientem) a projektovým manažerem zodpovědný za práci. Jasně definuje očekávání a reakce.
- pracovní dokument k ověření problémů, obsahu, organizace a výstupů projektu . Jako takový je to dokument, který se vyvíjí s výměnami a novými parametry.
- Úložiště na které se mohou zainteresované strany odkazovat v každé fázi projektu.
Rámcová poznámka je syntetický dokument obsahující všechny základní body týkající se projektu. Specifikace jsou dokumentem, který formalizuje žádost o odeslání týmu, který bude provádět projekt, ať už interní nebo externí. Rámcová poznámka slouží jako základ pro návrh specifikací.
Kdo jsou příjemci?
Seznam je sdílen mezi aktéry, kteří se podílejí na realizaci projektu (vedoucí a členové projektového týmu), a těmi, kteří musí být informováni (řídící výbor, vedení, vedoucí dotčených oddělení atd.).
Jak napsat koncepční poznámku?
Obsah rámcové poznámky se liší v závislosti na povaze projektu, jeho rozsahu, odvětví činnosti atd. Níže šablona pro koncepční poznámku přizpůsobit podle vašich potřeb:
-
definice projektu
Tento první krok představuje povahu projektu. Několik řádků popisuje, co potřebujete vědět.
Příklad otázek, které si musíte položit:
- O čem to je ?
- Co projekt obsahuje?
- Jakou myšlenku rozvíjet?
-
Původ projektu / kontext
Vysvětlení prvků, faktů, situace (ekonomické, environmentální atd.) Atd. které vedly k realizaci tohoto projektu. Tento krok pomáhá pochopit vznik poptávky a její výzvy.
Tato informace přináší jedinečné zbarvení práce, která bude následovat. Dávají smysl poslání týmu a umožňují všem zúčastněným stranám sdílet stejné chápání projektu.
- Co ospravedlňuje tento projekt?
- Proč realizovat tento projekt? Proč je to potřeba?
- Jaký to bude mít dopad?
- Jaký je problém, který je třeba vyřešit?
- Jaké body je třeba zlepšit?
- Jaké prvky spustily požadavek?
- Co charakterizuje situaci?
-
cíle projektu
Jakmile je definován projekt a jeho původ, je vhodné určit, co projekt přinese po dokončení. Je to otázka kvantitativních cílů (finanční zisky, produktivita atd.) I kvalitativních (spokojenost zaměstnanců, image značky atd.). Zatímco znáte důvod, udržujte počet indikátorů.
-
- Co je cílem projektu? Cíle?
- Jaká jsou očekávání?
- Jaké jsou cíle?
- Jaké jsou výstupy (produkty, dokumenty atd.)?
- Jaké jsou ukazatele úspěchu?
-
Rozsah projektu
Projekt má obvykle limity. Je důležité určit, které z nich: co projekt obsahuje nebo zahrnuje - a co nebere v úvahu nebo neřeší. Toto je důležité vysvětlení. Je to příležitost ověřit, že všechny zúčastněné strany skutečně sdílejí stejný rozsah. Tyto informace mají navíc přímý vliv na mobilizované lidské, materiální a finanční zdroje, použité metody a termíny. Je proto nezbytné specifikovat rámec, ve kterém se projekt bude vyvíjet.
- Jaké jsou limity projektu?
- Která oddělení / procesy / funkce / geografická oblast / segment zákazníků / zahrnují nebo vylučují?
- Jaké funkce jsou ovlivněny?
- Jaké jsou priority?
- Jaké jsou další postižené oblasti?
-
Omezení
Mohou nastat vnitřní a vnější omezení a projektový manažer je musí vzít v úvahu. Může to být otázka omezení personálu, zdrojů, načasování, výsledků atd.
-
Herci
Identifikace aktérů umožňuje nejen vědět, kdo co dělá, kdo za co odpovídá, ale také kdo by měl být o čem informován. Všichni dotyční lidé tedy znají úlohu a odpovědnost každého z nich (viz matice RACI). Skvělá pomoc pro efektivní interakce.
- Kdo jsou členové projektového týmu?
- Kdo má na starosti jednotlivé oblasti?
- Kdo se účastní řídících schůzek?
- Kdo jsou další zúčastněné strany?
- Kdo jsou odborníci?
- Kdo jsou klíčoví uživatelé?
- Kdo ověřuje plnění?
-
Naplánovat makro
Včas uvede hlavní etapy implementovaného přístupu (například předběžná studie, podrobná studie, prototypování atd.). Makroplánování má dvojí zájem: stanovit časový horizont a poskytnout pohled na postup operací.
- Jaké jsou milníky a klíčová data?
- Jaké jsou hlavní milníky?
- Jaké jsou hlavní termíny?
- Kdy by měl projekt začít?
- Kdy by to mělo nejpozději skončit?
-
Zdroje
- Lidské zdroje : požadované interní a externí zdroje.
- Hmotné prostředky : stroje, nářadí, zasedací místnosti …
- Finanční zdroje : přesnost rozpočtové obálky přidělené na realizaci projektu. Určete část vyhrazenou pro každou fázi identifikovanou v makroplánování.
-
Sdělení
Uveďte, kdo kdy komunikuje, a také použité prostředky. Podrobnosti budou upřesněny v komunikačním plánu projektu.
-
Rizika
Každý projekt má rizika: velmi (příliš) optimistické termíny, nedostatečné dovednosti, komplikované osobní vztahy mezi určitými zaměstnanci atd.
- Jaká jsou rizika?
- Jaké jsou slabiny? Zranitelnost?
- Jaká jsou omezení?
- Co se stane v případě …?
Pokud jsou tyto informace důležité, lze určit místo, kde bude projekt realizován.
Na tento soubor odkazuje: Rámec projektu
