Ať už jste manažer nebo odborník v oboru, s největší pravděpodobností budete muset převzít řízení určitých projektů … Významné výzvy, pokud jde o vaše vlastní odpovědnosti … Nabízí se otázka: jakou metodiku projektového řízení použít k dosažení svých cílů ?
Zde není pochyb o metodě Prince, Scrum, XP, ale o jednoduchém přístupu, použitelném pro jakýkoli typ projektu, jak pro nábor, tak pro organizaci služby.
Metodika, která se točí kolem 4 fází.
Krok 1 - Inicializace: co, proč, jak a kdo?
Toto je první fáze. Znáte cíl. Potřebujete vědět více a …
-
Připomeňme si cíl projektu
Zjistěte, jaký je jeho účel. Pokud je to možné, upřesněte kontext. Tyto informace dávají projektu větší smysl. Všechny zúčastněné strany tak sdílejí stejnou vizi projektu a jeho výzev. Nedorozumění je omezeno.
-
Přesně definujte, k čemu by měl projekt vést
Toto je začátek vašich specifikací. Navrhněte si, abyste popsali, čeho chcete dosáhnout. Zapište si to všechno černobíle.
-
Nastavte časová a nákladová omezení
Prostředky, které máte k dispozici, nejsou nekonečné (v takovém případě bychom tento článek nečetli …). Termíny také rozhodně nejsou. V tuto chvíli je třeba nastavit pravidla hry. Vyznačte obvod svého projektu.
-
Identifikujte zdrojové osoby
Poslední fází tohoto kroku je vytvoření projektového týmu. V závislosti na rozsahu vaší mise nebo velikosti projektu to není nezbytně nutné. Na druhou stranu by bylo překvapivé, kdybyste mohli vést svůj projekt, aniž byste vyžadovali další dovednosti, interní nebo externí. Zdroje, které jsou užitečné z hlediska rady nebo provedení.
Krok 2 - Naplánujte si kroky a akce: kdo co dělá, kdy?
Nyní víte, kam chcete jít. Znáte svá rozpočtová a časová omezení a uvedli jste lidi, které budete potřebovat k mobilizaci. Nyní je čas dát všechna tato data do hudby.
-
Definujte výstupy a rozlište různé fáze
Smyslem není mít u svého plánovacího nástroje jen začátek a konec. Aby byla práce snadná, identifikujte hlavní fáze s mezilehlou produkcí (výstupy). Příklad pro nábor: definice profilu uchazeče (výstup: seznam znalostí, know-how a interpersonálních dovedností ideálního kandidáta), zahájení hledání uchazečů (výstup: seznam kandidátů) atd. Jakmile je tato práce dokončena, zařaďte tyto hlavní akce do plánu (pro nejpokročilejší Gantt) a přiřaďte termíny. Grafické znázornění výrazně usnadňuje monitorování. Můžete také začít od data ukončení a vytvořit reverzní plán.
-
Přidejte hlavní úkoly
Pro každý krok vložte do plánu následné úkoly, které mají být provedeny. Nedefinujte vše podrobně. Zůstaňte na provozní úrovni, která vám pomůže dosáhnout vašich cílů . Pro každý úkol, sdružovat osoby, které mají být mobilizovány . Toto je příležitost informovat se o jejich dostupnosti. Opravdu se důrazně doporučuje nečekat, až bude váš projekt naplánován, aby se zkontrolovala dostupnost osoby. S vědomím, že v každém případě velmi pravděpodobně narazíte na nejistotu při plánování … Mějte na paměti, že se jedná o nástroj pro přípravu, monitorování a dokonce i reorganizaci. Získáte tak plán úkolů, které mají být provedeny, a související zdroje.
Krok 3 - Provést a pilotovat
Na základě vaší počáteční přípravy můžete spustit plánované operace . Každý krok musí vést k definovanému výstupu. Pokud dojde k nepředvídaným událostem, vypořádejte se s nimi s přihlédnutím k následujícím krokům. Cílem je zůstat co nejvíce věrní původnímu plánu. Jak práce postupuje, koordinujte práci zdrojů, usnadňujte schůzky atd. Implementovat organizační úpravy (je velmi vzácné, že na této úrovni není co měnit): školení, řízení změn … V závislosti na případu (a citlivosti) se tyto úpravy provádějí během provádění nebo během porodu. Abyste to měli pod kontrolou, většinu času je tento krok spravován v rámci projektu.
Krok 4 - Dokončete
Tady je konec vaší mise. A některé zásady, které je třeba dodržovat, abyste ji úspěšně zavřeli …
- Ujistěte se, že bylo dosaženo počátečních cílů.
- Dodejte, pokud má být dodáno konečné řešení. To je například případ počítačové aplikace.
- Dokončete probíhající práci „úhledně“ : zajistit, aby byly sepsány zprávy, dokončena dokumentace, informovány osoby o konci projektu atd.
- Udělejte si přehled o tom, co fungovalo a jaké potíže se vyskytly. Toto je velmi užitečné cvičení pro neustálé zlepšování!
