Shromážděte vyjádření potřeb projektu

Jak formalizovat potřeby zákazníků nebo uživatelů? Co obsahuje list s výrazy potřeb? Přečtěte si o typech informací, které je třeba shromažďovat, a o klíčových otázkách, které je třeba pokládat. Ilustrace na příkladech.

Obdržíte žádost o nový projekt - Dobrý! Nyní půjde o definování a vyjádření potřeb žadatelů, uživatelů nebo zákazníků.

Tento krok je nezbytný k popisu funkcí a omezení nadcházejícího projektu s vašimi týmy nebo žadateli. Cíl je jednoduchý: mít k dispozici průvodce, který vám bude užitečný zejména při tvorbě specifikací.

Buďte však opatrní! Hovoříme zde o vyjádření potřeb. V žádném případě řešení. Ty budou vyvinuty v pozdějších fázích.

Uvedli jsme 7 kroků k vyjádření potřeb. Abychom co nejvíce objasnili naše slova, najdete pod každou částí konkrétní příklad aplikovaný na organizační projekt.

Informace: tato kolekce výrazů potřeb by měla být referenčním dokumentem pro zbytek vašeho projektu. Aby byl přístupný všem, nezapomeňte jej napsat čitelně a používat jednoduchý přirozený jazyk. Zapomeňte na velké věty s komplikovanými technickými slovy. K ilustraci své myšlenky použijte tolik ilustrací, infografik nebo diagramů, kolik můžete. Vizuál je stejně důležitý jako obsah.

1 - Definujte účel projektu

Toto je obecný účel projektu: reorganizace služby, řešení poruchy atd.

Vezměte si příklad organizačního projektu. Cílem může být zlepšení sociálního klimatu.

2 - Připomeňte si kontext

Jedná se o skutečnosti, události nebo jiné prvky související s řešeným problémem: u původu žádosti, které mají vliv na odpovědi, které mají být poskytnuty, atd.

• O čem mluvíme? Udělejte si přehled o tom, co již existuje. Chcete -li to provést, použijte mapu a prezentujte burzy funkčním způsobem.
• Jak? “Nebo„ Co? Kde? Jak moc ? Proč? Prozkoumejte témata, která přispívají k celkovému pochopení problému.

Čím více otázek položíte, tím to bude snazší. Mějte na paměti, že nápady při psaní mohou být jasné, ale v myslích vašich týmů nebo vašeho klienta to může být úplně jiné.

V našem příkladu by otázky mohly znít:

• - Existují vnější události, které vysvětlují zhoršení sociálního klimatu?
• - Dotýká se konkrétní služba? Nebo herci?
• - Jaká je současná situace a jaká řešení již byla implementována?
• …

3 - Nastavte obvod projektu

Je důležité vědět, kde to začíná a kde to končí. Jaké jsou hranice:

• Koho se projekt týká? Kdo je cílové publikum a kdo jsou interní kontakty?
• Které služby vzít v úvahu?
• Měly by být integrovány všechny procesy?

4 - Definujte cíle projektu a potřeby

Nyní, když jste určili obrysy projektu, je načase definovat obsah a jeho rozsah.

• Jaké jsou cíle?(Najít nové vyhlídky? Spustit produkt? Vstoupit na nový trh? …)
• Jaké jsou potřeby uživatelů nebo lidé zapojení do vašeho projektu? Jak bude druhý reagovat na problém? Aby to bylo jednoduché, vytvořte si případy použití nebo cvičné případy. Vžijte se do jejich kůže.
• Kdy by měl být projekt dodán? Jaké jsou klíčové termíny? Tento pojem zpoždění lze také vyjádřit v níže uvedených omezeních.

Příklad:

V rámci našeho organizačního projektu je cílem zlepšit sociální klima

5 - Uveďte očekávané zisky

Nejde o nejsnadnější krok, protože odhad zisku není v závislosti na povaze projektu snadný. Dejte však způsoby, jak je vyhodnotit, nebo prostředky k jejich měření. Jako cílený obrat více funkčních a snadno použitelných informačních systémů …

Příklad: Chcete -li změřit zisky nebo přínosy očekávané z našeho příkladu, můžete: nechat provést interní pohovory, použít údaje, jako je míra fluktuace, procento pracovní neschopnosti, využití interních zdrojů atd.Věnujte co nejvíce kvantifikovaným a konkrétním cílům.

6 - Vyhodnoťte omezení a možná rizika vašich potřeb

Kdo říká, že projekt také říká omezení, dokonce i rizika. To bude mít dopad na vaše prostředí nebo prostředí vašeho zákazníka. Mohou být technické, lidské, regulační, finanční, spojené s trhem a produktem nebo službou.

• Jaké jsou možné brzdy? Odpůrci? Právní? atd.
• Co je to rozpočtová obálka?
• Na kdy? Kdy je klíčová otázka. Abyste z toho neudělali omezení, stanovte si nyní přibližný termín. Při zachování souladu s rozpočtem. Najděte datum zahájení projektu (pomocí retro-plánování), dokonce i předpověď. To lze později změnit. Tím snížíte riziko odchylek plánu.

Příklad: hlavní překážkou v organizačním projektu je často vnitřní váhavost. Pokud aktéři nejsou jasně informováni o nadcházejících cílech, mohou proti projektu vznést námitku a zdržet jej.

7 - přemýšlejte o dopadech

Abyste lépe porozuměli potřebám, je dobré zhodnotit dopady, které budou mít na váš projekt. Může to mít dopad na vaše lidi, procesy, software nebo nástroje. Ale také na komunikaci nebo samotnou organizaci společnosti. Předvídáním potenciálních dopadů omezíte nepříjemná překvapení. Díky tomu bude nasazení řešení jednodušší a přesnější.

Příklad: cíl je jednoduchý, identifikované potřeby. Dopady však zůstávají nejisté. V našem případě mohou mít dopad na zaměstnance: jejich chování, způsob práce, ale také komunikaci mezi sebou navzájem a mezi různými odděleními. Nejlepší způsob, jak změřit tyto dopady, je zmapovat vazby mezi každým aktérem, službou a vaším projektem.

Pochopíte, tento krok je nejen zásadní, ale také velmi zajímavý! Efektivním vyjádřením potřeb již formalizujete funkčnost projektu.

Objevte také „rohatou bestii“, praktický nástroj pro definování potřeb