Co se stalo ? Jak to udělali? Jsou to stejné chyby jako minule … Kdybychom se ohlédli, možná … Tolik otázek, které si můžete položit o důvodech takového kroku. Co konkrétně RETEX obsahuje? Co to znamená ? Kdy poskytnout zpětnou vazbu?
Co je zpětná vazba (Feedback)?
Zpětná vazba (také nazývaná RETEX nebo REX) je přístup zaměřený na detekci a analýzu anomálií, odchylek a jakékoli události, ať už pozitivní nebo negativní, hledáním příčin a sekvencí a čerpáním lekcí.
Pojem „pozitivní“ a „negativní“ je důležitý, protože většinu času uvažujeme o poskytnutí zpětné vazby, když v procesu došlo k anomálii nebo chybě. Zatímco každý projekt nebo osvědčená praxe může podléhat provádění tohoto typu přístupu.
Jaký to má smysl, řekl bys mi? Jednoduše, aby podporovat reprodukci představení , být v procesu prevence rizik a neustálého zlepšování.
Jak již bylo řečeno, zpětná vazba je o ohlédnutí se za obtížnou situací, úspěchem nebo neúspěchem. Může být spojeno s několika situacemi:
- Velký projekt
- Inovativní projekt
- Opakující se projekt
- Potenciálně závažný incident nebo událost
- Anomálie / závada na produktu
- Po projektu.
Co si musíte pamatovat:
Zpětná vazba - RETEX je především metoda, nástroj. A jak název napovídá, umožňuje nám ohlédnout se za situací, kterou jsme zažili my nebo někdo jiný.
Implementujte proces zpětné vazby
V procesu zpětné vazby jsou zásadní tři klíčové kroky:
Nejprve musíte jasně identifikovat předmět, na který chcete poskytnout zpětnou vazbu (viz projektové řízení).
Když tento proces spustíme, čas se krátí. Pokud váš předmět není správně identifikován, může být vaše zpětná vazba nesprávná. Byla by škoda přijít o důležité informace, aby bylo možné provést informativní zpětnou vazbu.
Můžete definovat interní a externí parametry související se situací / událostí, která vás zajímá.
Zde je několik nápadů, které vám pomohou:
- Popis projektu
- Definice cílů projektu
- Termíny projektů
- Rozsah projektu (geografický, regulační, referenční hodnoty atd.)
- Zdroje: členové projektu, odborníci související s projektem a zúčastněné strany (zúčastněné strany)
- Jaký byl kontext v době projektu?
- Výzvy
- Dodávka
Nyní si můžete položit otázku, co v informacích hledám?
Fáze 1: Shromážděte data
Účelem této první fáze je shromáždit všechna nezbytná data pro poskytnutí zpětné vazby.
Pokud je to možné, zaznamenejte první horké výnosy a sbírejte prohlášení / posudky, abyste mohli začít shromažďovat informace.
V případě anomálie nebo vážné události jsou tato data zásadní pro pochopení toho, co se stalo.
Chcete -li zajistit tuto zpětnou vazbu, vytvořte nástroj (nebo metodiku) pro shromažďování nebo zpětnou vazbu: formulář, e -mail, brainstorming atd.
Například v případě anomálie produktu jsou důležité prvky, které je třeba shromáždit:
- Zdroj anomálie: Kdo byl ovlivněn (zákazník? Zaměstnanec?)
- Štítek výrobku
- Analýza použití (včetně rozumně předvídatelného použití produktu)
- Reference výrobku
- Umístění anomálie: geografické a v jakém bodě životního cyklu produktu
- Popis anomálie a její kritičnosti
Fáze 2: Analyzujte data
Analýza dat si klade za cíl charakterizovat informace pro identifikovat faktory generující událost / situaci . Tato analýza může být kvalitativní i kvantitativní.
V případě negativní zpětné vazby musíte:
- Identifikujte odchylky pozorované od požadovaného
- Proveďte kritickou analýzu pomocí nástrojů: 5M, 8D, 5W, strom kořenových příčin, diagram vztahů, všechny nástroje pro podporu rozhodování
- Určete příčiny a dopady, které vedly k těmto odchylkám, ať už pozitivním nebo negativním
V případě pozitivní zpětné vazby musíte:
- Identifikujte, co se stalo
- Analyzujte informace a vyvodte osvědčené postupy
- Lze tyto osvědčené postupy replikovat? (použijte nástroj QQOQCPC)
Fáze 3: Využijte data
Tento poslední krok spočívá v sestavení zprávy, plánu nasazení analyzovaných výsledků, s cílem:
- Definujte paliativní opatření
- Definujte plán nápravných opatření, který má být implementován, ať už technický, organizační nebo lidský
- Definujte preventivní akce a hledejte situace podobné těm, které se provádějí ve zpětné vazbě
Tento plán nasazení pak lze integrovat do plánu prevence rizik a mapování rizik.
A nezapomeňte se podělit o výsledky. Je důležité poučit se ze svých úspěchů a neúspěchů nebo neúspěchů ostatních. To by mohlo být dobrým výchozím bodem při identifikaci hlavních rizik a při provádění analýz rizik. Proto neváhejte, podejte zpětnou vazbu a sdílejte ji.
Chcete -li se poučit z aktuálních nebo minulých aktivit, podívejte se také na metodu Action After Review
