Vyhlašování špatných zpráv, ať už jsou jakékoli, je nebezpečným cvičením pro manažera, který může být velmi nepříjemný, zvláště když musí sdělovat prvky, ke kterým se plně nepřihlásil.
Vedení a špatné zprávy
Manažerská komunikace je umění, které je nezbytné zvládnout, pokud jde o řízení týmu. I když je relativně snadné komunikovat v mírové době a doručovat dobré zprávy, cvičení se může rychle změnit na noční můru, pokud jde o špatné zprávy.
Manažer, někdy uvízlý mezi skálou a těžkým místem, jeho vrcholovým managementem a zaměstnanci, musí hájit zájmy společnosti, ale také zájmy svého týmu. Pokud musí oznámit novinku, kterou plně nepodporuje, může zažívat silný neklid u svých zaměstnanců, i když rozumí základním důvodům (škrty v rozpočtu, propouštění atd.).
Komunikace je nedílnou součástí manažerské pozice. Ve skutečnosti je povinností manažera převzít svou odpovědnost a konstruktivně komunikovat se svým týmem v dobrých i špatných časech. Ty mohou mít různé formy a různé stupně závažnosti:
- rozpočtové škrty
- špatné výsledky
- neověřování projektu
- neprodloužení smlouvy
- sankce za pozdní platbu v rozpočtu projektu
- odmítnutí navýšení, povýšení, převodu, placené dovolené atd.
- Varování
- propuštění
V závislosti na kontextu, osobnosti (osobnostech) vpředu, samotné podstatě zpráv a jejich míře důležitosti zajistí manažer efektivní komunikaci, přičemž bude mít na paměti, že mluví s osobou.
Bude tedy vyžadován poslech, shovívavost, zdravý rozum a empatie!
Jak šíříte špatné zprávy?
Neexistuje žádný zázračný recept, jak takové oznámení učinit a očekávat, že dotyční zaměstnanci budou reagovat, jako by se nic nestalo. V závislosti na kontextu a míře důležitosti zpráv a na tom, zda se to týká jedné osoby nebo celého týmu, bude muset manažer přizpůsobit svůj zásah.
Můžeme však definovat společný rámec pro přípravu a ohlašování špatných zpráv.
Připravte si zprávu a zásah
První věc, kterou musíte udělat před oznámením špatných zpráv jednomu nebo více zaměstnancům, je porozumět všem vstupům a výstupům:
- V jaké souvislosti bylo učiněno rozhodnutí související s touto novinkou?
- Proč? Co je příčinou tohoto rozhodnutí? Jaké byly sázky?
- Kdo rozhodl? Kdo byl konzultován?
- Je to jediné možné rozhodnutí? Jaké byly další možnosti?
Je nezbytné, aby si manažer udělal čas nezbytný k úplnému porozumění zprávám, pokud nepocházejí přímo od něj, aby mohl příslušným a předpokládaným způsobem předávat informace a odpovídat na jakékoli dotazy svého partnera. .
Kromě toho je pro manažera také důležité strukturovat způsob, jakým zprávy před schůzkou oznamuje, a připravit se na různé možné reakce.
Je na místě, aby přemýšlel o nejlepším úhlu přístupu, našel správná slova pro svolání, aby se přiblížil, doručil, vysvětlil a neublížil spolupracovníkům. Bude schopen přemýšlet o slovech vítání k použití. Slova, která budou spolupracovníky informovat od samého začátku rozhovoru o obsahu setkání. Cílem je připravit je na oznámení co nejméně.
Manažer může využít své schopnosti empatie a emoční inteligence. Tím, že se pokusí vžít do situace svého spolupracovníka - o jehož fungování ví, bude pro něj snazší najít správná slova.
Vyberte si správný čas a správné místo
Abyste snížili dopad špatných zpráv, je také důležité vybrat správné místo - neutrální a ze zvědavosti - a kdy ho přerušit. I zde se manažer v závislosti na kontextu, obsahu a počtu zapojených lidí rozhodne pro nejvhodnější řešení.
Je však na místě nečekat. Jakmile je rozhodnutí přijato, je důležité jej rychle sdělit. Čím déle manažer bude šířit špatné zprávy, tím těžší to pro něj bude dělat. Zaměstnanec by o tom navíc neměl slyšet žádným jiným způsobem.
Buďte přímí a přitom diplomatičtí
Způsob, jakým manažer oznámí špatné zprávy, závisí na reakci jeho spolupracovníků. Komunikace - verbální i neverbální - zde nabývá veškeré své důležitosti, protože sebemenší gesto obličeje nebo mikro výraz v rozporu s formulovanými slovy může vést k nedorozumění, nesprávné interpretaci zprávy. Cílem je odstranit jakékoli nejasnosti nebo pochybnosti ohledně obsahu přenášené zprávy.
Vedoucí musí být přímý, jasný, přesný, přičemž musí zůstat diplomatický a znepokojen svým partnerem. Musí být opravdový a upřímný, nesmí to přehánět ani vypadat, že je pokrytec. Špatné zprávy jsou těžko stravitelné. Není třeba přidávat další slova nebo chování, které by vyzváněly falešně. Není třeba mluvit o dešti nebo dobrém počasí nebo se odchýlit od jiného tématu než zpráv.
Zajistěte rovnováhu mezi chladným, bezvýrazným / nepohnutým postojem při doručování špatných zpráv a příliš soucitným postojem.
Vysvětlit
Předávejte zprávy tím, že se vyhnete bití kolem křoví, ale spíše přesným vysvětlením a dodržováním faktů, proč k tomuto rozhodnutí došlo, a také k procesu, který k němu vedl. Poskytněte jasné a přesné prvky.
Je důležité, aby byl dotyčný zaměstnanec ujištěn, že toto rozhodnutí nebylo přijato na lehkou váhu nebo z rozmaru jeho nadřízeného, ale spravedlivě, například podle protokolu přesně definovaného v předpisech společnosti.
Vedoucí tak může svému zaměstnanci vysvětlit důvody této novinky, postup, který následoval, osoby, které toto rozhodování konzultovaly / zapojily.
Manažer může svému spolupracovníkovi vyjádřit své nepohodlí ve vztahu k uvedenému rozhodnutí, pokud nevyplývá plně z jeho strany a že plně nedodržuje proces, ale ponechá si svou kritiku, pokud jde o protokol nebo způsob provedení pro jeho hierarchii. Cílem není nikoho zdiskreditovat vůči ostatním zaměstnancům - probíhajícímu procesu, vedení společnosti nebo dotyčnému zaměstnanci - a převzít jejich odpovědnost jako vedoucí.
Dávejte pozor, abyste nevstoupili do debaty o opodstatněnosti nebo povaze rozhodnutí. Ten byl pohřben a není pochyb o tom, že se k němu vrátíme.
Převzít jejich odpovědnost
Toto je následující bod: vezměte odvahu oběma rukama a přijměte rozhodnutí, ať už jde plně od vás samých nebo ne. Manažer, pokud je to možné, bude raději sdílet špatné zprávy osobně. Vyhne se odesílání e -mailem nebo delegování tohoto delikátního úkolu na třetí stranu.
Stejně tak se neschovávejte za třetí osobu, obviňujte z rozhodnutí ostatní. Manažerská pozice znamená vědět, jak převzít odpovědnost za to, co se děje v jeho týmu, a dělat správná rozhodnutí, ať už jsou pro tým synonymem dobrých nebo špatných zpráv.
Přivítání reakcí / emocí
Jakmile jsou špatné zprávy oznámeny, existuje velká šance, že zaměstnanci budou reagovat tak či onak, s víceméně vehemencí. Je důležité, aby manažer nechal svého partnera (y) slyšet a reagovat, samozřejmě v rozumných mezích.
Manažer bude muset aktivovat své soft-skills, zejména:
- emoční inteligence: přijetí reakce na špatné zprávy. Je naprosto normální reagovat na špatné zprávy, které jste nečekali.
- empatie: umístění na místo svého partnera (partnerů) umožňuje manažerovi lépe porozumět reakcím svých spolupracovníků a lépe je přivítat.
- aktivní naslouchání: plně naslouchat reakcím - verbální i neverbální jazyk - a odpovídat na položené otázky. Zaměstnanci zasažení špatnými zprávami musí / musí být vyslechnuti a vzati v úvahu. Kromě toho může být pro manažera konstruktivní také shromažďování zpětné vazby o jeho způsobu práce.
- shovívavost: nechte zaměstnancům čas na integraci novinek.
Pohyb vpřed
Vysvětlete, co bude výsledkem rozhodnutí:
- etapy po oznámení špatných zpráv - zejména v souvislosti s propuštěním nebo restrukturalizací …
- implementace nových směrnic nebo oznámených alternativ: změna softwaru, úprava postupů atd.
- možnosti dostupné pro dotčeného zaměstnance (zaměstnance) - zejména během výkupu, restrukturalizace, de / relokace atd.
- změny v týmu: provoz, rozdělení úkolů, restrukturalizace, nábor nového zaměstnance, hledání nových dodavatelů, hledání levnějších alternativních řešení atd.
Zůstaňte konstruktivní
Ať už jsou oznámeny jakékoli zprávy, tým bude muset pokračovat vpřed. Je proto nezbytné, aby manažer již sestavil zprávy po špatné zprávě a představil akce / změny po špatných zprávách.
Bez ohledu na to, zda jde o jednoho zaměstnance nebo o celý tým, je důležité zůstat na správné cestě a udržet morálku a efektivitu vojsk a soudržnost v nejlepším.
Na tento soubor odkazuje: Manažerská komunikace - vědět, jak poslat zprávu vašemu týmu
