Chcete investovat do nástroje pro správu vašich projektů? Jak si vyberete ten správný software pro správu projektů?
Ať už je to na žádost vašeho manažera, osobní volba nebo výstřelek, možná si říkáte, jestli byste pomocí softwaru nezvýšili produktivitu. Řízení projektu může být jednoduchý úkol, který lze snadno a rychle dokončit během dne, a to až do doby, kdy projekt vyžaduje velké investice a dobrou organizaci.
První otázka, kterou si musíte položit před investováním do takového nástroje, je: " Jak si vybereme software pro řízení projektů, který nejlépe vyhovuje našim potřebám? "
Definice potřeb (nebo návrh specifikací)
Funkční analýzu potřeby lze vyvinout za účelem nejlepšího výběru softwaru pro řízení projektů. Musíte definovat užitečnost tohoto nástroje. Mluvíme také o funkci použití.
- Co by měl software pro řízení projektů dělat? - Popište všechny funkce, které očekáváte.
- S jakými omezeními se setkávám? - Rozvíjejte, co vyžaduje aplikace pro řízení projektů.
- - Splní mé potřeby / očekávání? Mým spolupracovníkům? Moji klienti?
- - Mohu jej použít na jednom nebo více počítačích?
- - Mohu (nebo musím) použít offline?
- - Jak mohu data použít?
- - Mohu provést extrakci za účelem sdílení dat se spolupracovníkem, který nemá software?
- atd.
Mohou být vyjádřeny další sekundární potřeby. Stačí je zadat do výstupů vašich specifikací.
Hlavní vlastnosti softwaru pro správu projektů
V závislosti na zvoleném řešení je to možné řídit všechny fáze životního cyklu projektu . Některé dokonce nabízejí možnost správy portfolia projektů.
Identifikace a plánování úkolů
Správa úkolů je centrální funkcí . Když začneme plánovat projekt, první věcí, na kterou se zeptáme, je proveditelnost v průběhu času.
S funkce plánování projektu , je snadné vytvořit kritickou cestu ze seznamu úkolů.
Nástroj pro plánování úkolů také poskytuje rychlý přehled (příklad GANTT diagramu) o aktuálních a nadcházejících aktivitách pro efektivní monitorování projektu.
Některé aplikace usnadňují organizaci úkolů pomocí systému Kanban. Jak lze nalézt v populárním bezplatném softwaru pro správu projektů Trello.
Správa zdrojů
Přidejte k tomu zdroje. Kdo by měl řídit jaký úkol? Je možné přiřadit zdroj k úkolu, který je třeba provést, aby bylo možné identifikovat pracovní zátěž každého z nich.
Správa reportů
Další funkce, po každém setkání, jmenování nebo postupu v projektu, je důrazně doporučeno nebo dokonce zásadní vydat zprávu.
Podle zprávy (Radicati Group, březen 2015) se ve společnostech vymění téměř 122 e -mailů na zaměstnance za den.
Aby se zabránilo tomu, že vaše zpráva zůstane bez povšimnutí v systémech zasílání zpráv vašich spolupracovníků, software pro správu projektů obsahuje stránky (osobní nebo kolaborativní pracovní prostor) pro snadné psaní, sdílení a úpravu těchto sestav. Tím se zabrání neustálé výměně e -mailů s poznámkou „Poslední aktualizace, vezměte prosím na vědomí“ pro příští schůzku.
Už jste se někdy ocitli na setkání s ostatními členy projektu, aniž byste měli stejné informace?
Týmová práce
Software pro řízení projektů také podporuje sdílení dat z intuitivního rozhraní transformací na platformu pro spolupráci: ukládání a sdílení dokumentů týkajících se projektu (správa dokumentů), jak jsme viděli: zpráva dokončena jedním ze spolupracovníků atd.
Abyste byli informováni o průběhu projektu, měli jste data centralizovaná na jednom a stejném místě, komunikovali s ostatními členy týmu a rychle upravovali zprávy a měření.
Hlavní panel a hlášení
Tento typ softwaru dokáže znát výsledky projektu a jeho průběh rychle vydat zprávu ve formátu řídicího panelu . Tento přenos dat vám umožňuje rychle extrahovat klíčové údaje a ukazatele, aniž byste je museli sami konstruovat. Řízení projektů je snazší.
Ale také…
Do softwaru pro řízení projektů jsou integrovány další funkce, jako je rozpočet, sledovatelnost postupu projektu, správa času (aby se zabránilo výkazům v Excelu) a také možnost návratu zkušeností.
Existuje mnoho dalších funkcí, specifických pro každý software pro správu projektů, které lze nakonfigurovat tak, aby poskytovaly kompletní řešení vašich potřeb.
Stávající nabídky
Offline řešení pro řízení projektů
Tento režim, kterému se říká „odpojeno“, ke svému fungování nevyžaduje připojení k internetu.
Software však bude nutné čas od času připojit, aby došlo k synchronizaci dat a jejich aktualizaci.
- Hlavní výhoda: software lze použít v prostředí, kde není síť k dispozici.
- Hlavní nevýhoda: u velkého projektu s velkým počtem interakcí nebudou aktualizace okamžité, což může způsobit chyby.
Software pro správu projektů SaaS
Existuje režim, SaaS „Software jako služba“, ve francouzštině „Software jako služba“.
Příklady řešení SaaS: Wrike, projekt Genius
Jedná se o webové nástroje hostované na serveru mimo společnost.
- Hlavní výhoda: online řešení pro správu projektů umožňují automatické aktualizace dat v reálném čase, se snadným přístupem na všech počítačích a bez nutnosti být ve vnitřní podnikové síti.
- Hlavní nevýhoda: software nelze používat offline.
