Zpoždění v práci nebo na schůzkách je běžné, nicméně je odpovědností manažera podniknout kroky, aby tento zlozvyk neeskaloval a neskončil podkopáváním efektivity celého týmu.
Pozdní zaměstnanec, kdy reagovat?
Ztracené klíče, dopravní zácpy, problém ve veřejné dopravě, špatné počasí, prodloužený telefonický rozhovor, naléhavost řešení… Všichni jsme se přes veškerou naši dobrou vůli jednoho dne opozdili v kanceláři nebo na nějaké schůzce.
Tváří v tvář zaměstnanci, který jednou nebo dvakrát přijde pozdě, je důležité, aby manažer v těchto chvílích projevil porozumění a minimum lidskosti.
Pokud se však pozdní příjezd stane zvykem, je načase začít jednat. Protože opozdilec může mít určité negativní dopady na tým nebo dokonce na celou společnost:
- dezorganizace,
- snížení efektivity a produktivity,
- zhoršení pracovního prostředí,
- napětí, konflikty v týmu, službě,
- atd.
Jak reagovat?
Když se zpoždění stane pravidelným, dokonce denním, musí manažer zasáhnout, než mu situace zcela uteče a věci se vyhrotí.
-
Mějte jasnou politiku ohledně zpoždění
Prvním krokem je mít jasnou a zavedenou řeč a zásady týkající se zpoždění. Pokud není nikde nic stanoveno, zaměstnanci si mohou dovolit - někdy potěšit - dorazit, kdykoli chtějí. Nebo se alespoň příliš neobávat o přesnost obecně.
Předcházení předčasným průtahům zahrnuje především jít příkladem. Manažer, který chce vidět své zaměstnance včas v práci nebo na schůzce, bude mít čest být sám dochvilný.
Kromě toho musí mít společnost jasnou komunikaci na toto téma:
- zobrazit obecnou pracovní dobu,
- přesně stanovit v pracovní smlouvě zaměstnanců dny a časy začátku a konce dne,
- uvést sankce v případě nedodržení - neoprávněného - těchto časů,
- určit postup, který je třeba dodržet v případě zpoždění,
- případně vysvětlit kontrolu pracovní doby společností.
-
Dejte svému zaměstnanci najevo, že jste si všimli jeho zpoždění
Je důležité, aby manažer dal svým zaměstnancům najevo, že není oklamán a že si všímá jejich zpoždění. V opačném případě by si mohli myslet, že jejich zpoždění zůstává bez povšimnutí nebo jsou akceptováni.
K tomu není nutné zaměstnance upozorňovat na zpoždění, jakmile projde dveřmi. Je lepší být konstruktivnější.
Například pozdravit všechny své zaměstnance ráno je zvyk, který umožňuje vedoucímu prohlídku jeho jednotek - a tím se dozvědět o všech absencích nebo zpožděních - a zaměstnanci si být dokonale vědomi toho, že si jejich manažer je vědom jejich nepřítomnosti.
Dalším tipem je projít kolem stolu pozdního zaměstnance, když dorazí. Nevědomky si tak uvědomí, že si jeho manažer všiml jeho zpoždění a bude poté pozornější.
Na schůzce stačí prostý fakt, že přeruší svůj zásah, dokud se opozdilec neusadí, aby mu ukázal, že jeho chování není vhodné.
Obvykle pouhé informování zaměstnance - jasně nebo jemnějším způsobem - že jste zaznamenali zpoždění, ho vede k tomu, aby v budoucnu věnoval více pozornosti.
-
Seznam a analyzujte zpoždění
Všechna zpoždění nemají ani stejné příčiny, ani stejnou povahu, ani stejné důsledky. Zaměstnanec, který vždy přijde o 5 nebo 10 minut později ráno, ale opouští svou kancelář stejně pozdě - nebo dokonce výrazně více - není věcí státu, pokud není v pozici vyžadující bezchybnou dochvilnost (zákaznický servis, recepce (obchod, atd.).
Zaměstnanec v „osamělé“ pozici si může dovolit čas od času dorazit pozdě, pokud svou práci dělá správně a pravidelně opouští kancelář později, než se očekávalo. Na práci ostatních to nemá žádný vliv. Naopak zaměstnanec pozdě na schůzku nebo mise v úzké spolupráci s různými kolegy si nemůže dovolit pravidelně chodit pozdě. Kolektivní práce by byla značně narušena.
Je proto nezbytné udělat nezbytný krok zpět a objektivně analyzovat uvedená zpoždění, aby bylo možné jednat přiměřeně. Není třeba brát v úvahu ani samotné zpoždění, ale spíše jeho dopady na kolektivní práci, tým, atmosféru atd.
Jakmile bylo rozhodnuto, že zpoždění je skutečně problém, je dobrým zvykem, aby si vedoucí zaznamenal různá zaznamenaná zpoždění. Ten bude představovat konkrétní a nesporný prvek v případě svolání zesnulého zaměstnance. Tento registr navíc v případě opakovaných průtahů, které jsou pro společnost škodlivé, podpoří rozhodnutí o uložení sankcí.
-
Domluvte si rozhovor s recidivistou
Dalším krokem manažera, jakmile budou písemně zaznamenány zpoždění jeho spolupracovníka, je svolat opozdilce tváří v tvář, aby s ním měl vysvětlení a přeformuloval jeho chování. Rozhovor probíhá samozřejmě daleko od očí a uší ostatních zaměstnanců.
V závislosti na pozorovaných zpožděních a jejich důsledcích může být pohovor víceméně formální. Cílem není soudit osobu, ale její chování a jednat buď konstruktivně, aby ho přimělo přijmout vhodnější chování, nebo případně použít sankce stanovené nařízením.
Je lepší, pokud možno a vždy v závislosti na závažnosti následků, snažit se pochopit důvod zpoždění. Zaměstnanec může na okamžik projít těžkými okamžiky ve svém osobním životě, které způsobí tato zpoždění. V tomto případě jde o to, pomoci mu zavést opatření k vyřešení těchto zpoždění. V závislosti na kontextu a příčinách může být těchto akcí více (revize pracovní doby, nastavení dnů práce z domova, úprava rozvrhu zaměstnance atd.).
-
Vytvořte akční plán
Posledním krokem je buď:
- naplánujte společně s opozdilcem příslušná opatření k nápravě tohoto chování a zabránění jeho opakování. Monitorujte a gratulujte k úsilí, zkontrolujte provedené akce nebo sankce, pokud zpoždění přetrvávají.
- uplatnit příslušné sankce: varování atd.
Na tento soubor odkazuje: Být dobrým manažerem: postupy a nástroje - Přeformátování podřízeného - Správa obtížných osobností
