Slovo „retro-plánování“ se ve firmách běžně používá, ale co to přesně je? Jaké jsou rozdíly mezi plánováním a zpětným plánováním? Jak sestavit rozvrh od termínu?
Co je retro-plánování?
Na rozdíl od klasického plánu, který je vytvořen od data zahájení projektu, zpětné plánování pro jeho část, je vyvíjen od data ukončení projektu . Jedná se o metodu reverzního plánování. Mechanika zůstává stejná, konkrétně umístění milníků a úkolů v kalendáři. Sestava je však odlišná, i když je výsledek zobrazený na Ganttově diagramu podobný.
Ve skutečnosti je tato praxe v souladu s životním cyklem projektu, kde je konečný výstup obecně spojen s termínem.
Metoda zpětného plánování je široce používána pro akce - například: organizování vaší účasti na veletrhu. Poslední datum je od přírody neměnné.
Zájem o zpětné plánování
Tento účinný nástroj má mnoho výhod, jako například:
- Uspořádejte projekt s omezením a dodržujte pevné datum dodání.
- Zkontrolujte jeho proveditelnost ve stanoveném čase.
- Pro každý krok stanovte rozpočet z hlediska času.
- Určete zdroje potřebné ke splnění termínů.
- Zjistěte, kdy má být projekt zahájen nejpozději (termín).
Jak vybudovat zpětné plánování?
Jeho implementace je jednoduchá a logická. Obsahuje 2 fáze: přípravu obsahu a vlastní tvorbu rozvrhu.
-
Připravte obsah projektu k plánování
-
Seznam úkolů projektu
Definujte práci, kterou je třeba provést pro dokončení projektu. Infinitivní slovesa použijte k popisu akcí, například: „Budujte tým“. Můžete začít od celkových cílů projektu, rozdělit je na dílčí cíle a poté na úkoly.
Poznámka: nástrojem k provedení této práce je WBS. Umožňuje zobrazit projekt ve formě stromové struktury úkolů, které mají být provedeny.
Je vhodné identifikovat každý úkol podle písmene nebo jiného kódu. V této fázi je také nutné definovat přidružené manažery a potřebné zdroje.
-
Odhadněte dobu trvání úkolů
Tento krok je důležitý, ale často zůstává nejistý. Se zkušenostmi se odhad zpřesňuje. Faktem zůstává, že je nutné posoudit dobu trvání každého úkolu z hlediska dnů, týdnů, měsíců.
-
Naplánujte si úkoly
Začněte jejich seřazením v chronologickém pořadí. Většina úkolů je sekvenční: jeden nemůže začít, dokud není dokončen další. Subdodavatel například nemůže zahájit svou práci, dokud nebudou dokončeny specifikace. Je proto důležité tyto závislosti jasně identifikovat, aby bylo možné úkoly v plánu umístit vůči sobě navzájem. Správná synchronizace prvků je klíčovým prvkem při dosahování cílů.
Ideální je použít nástroj PERT, který nabízí kompletní metodu k definování závislostí a identifikaci kritické cesty (nejdelší kroky, které určují maximální dobu trvání projektu).
-
-
Vybudujte retro plánování
Na rozdíl od zvyku začít plánovat s první prací, která má být provedena, začněte určením data dodání projektu. Pak předchozí krok, pak ten předchozí atd. Můžete se dostat do situace, kdy nebudete moci umístit první úkoly, které chcete splnit. Poté bude nutné přistoupit k arbitráži, aby byly dodrženy termíny. To je celý smysl tohoto omezeného plánování: definování správných prostředků a správné metody k dosažení konečného výsledku.
Dávejte pozor, abyste měli jistotu, že budete čelit možným nebezpečím, aniž byste se dostali do červených čísel!
Běžnou praxí je nastavit začátek úkolů na základě cílového data. Ilustrace na příkladu zpětného plánování organizace výroční schůze:
- - Rezervujte si pokoj 20 dní před schůzkou
- - Objednávejte jídlo 15 dní předem
- - Pošlete pozvánky 10 dní předem
- - Potvrďte agendu 7 dní předem
- -atd.
Plánování lze obohatit přidáním „nejpozději“.
- - Rezervujte si pokoj nejpozději 20 dní předem
Příklad jednoduchého reverzního plánování pro marketingový projekt
Vezměte si příklad přípravy na účast na veletrhu (velmi zjednodušeném) s termíny nejpozději
| Úkoly |
D - 10 měsíců |
D - 7 měsíců |
D - 2 měsíce |
D - 3 týdny |
D - 2 týdny |
Den D | Odpovědný |
| Zarezervujte si hřiště | Alain | ||||||
| Navrhněte stojan | Sylvie | ||||||
| Připravte si komerční nástroje (brožury atd.) | Sylvie | ||||||
| Zahajte komunikaci o naší účasti na výstavě (zasílání e -mailů, vkládání na webové stránky, sociální sítě atd.) | Sylvie | ||||||
| Organizujte a vycvičte tým, který povede stánek | Alain | ||||||
| Zobrazit den |
Další pohled, propracovanější pomocí Ganttova diagramu
Použití softwaru pro správu projektů a Excelu
Některý software vám to umožňuje usnadnit organizaci termínů : po zadání sady úkolů, jejich trvání a závislostí stačí nastavit datum dodání a tyto nástroje automaticky vypočítají datum zahájení projektu, datum zahájení a ukončení každého úkolu.
Tyto funkce jsou velmi zajímavé, když je nutné provést úpravy (z hlediska metod, zdrojů atd.) A sledovat dopady.
Na internetu je také mnoho nástrojů Excel připravených k použití k sestavení plánu.
Na tento soubor odkazuje: Plánování projektu: metody a nástroje
