Stále více společností zažívá vzdálenou práci pro některé zaměstnance - někdy pro všechny své zaměstnance. Opuštění modelu tradičního pracovního prostředí nevyhnutelně vyvolává změnu metod řízení, metod a obvyklých postupů.
Řízení virtuálního týmu vyžaduje řadu nástrojů a specifických manažerských postupů.
Rychlá navigace
- Co je virtuální tým?
- 4 dimenze virtuálního týmu
- Klíče ke správě takových týmů
- Praktické tipy pro správu geograficky rozptýlených zaměstnanců
Co je to „virtuální“ tým?
V první řadě je zajímavé si připomenout, co je tým, ať už je virtuální nebo ne. Tým je skupina jednotlivců, kteří pracují společně stejným směrem. Existuje pouze prostřednictvím svých misí, svých projektů a svých společných cílů. Každý se identifikuje jako součást stejné entity. Všichni jednají v zájmu skupiny, pod vedením manažera.
O týmu se říká, že je „virtuální“, když jeho členové nepracují fyzicky na stejném místě a ve stejnou dobu. Jde tedy o spolupráci, ale odděleně. Společně v tom smyslu, že celý tým jde stejným směrem, ke stejnému cíli. Samostatně, protože ne všichni zaměstnanci sdílejí stejnou kancelář, stejné prostředí, stejnou pracovní dobu atd. a ve skutečnosti se nesetkáváme velmi zřídka.
Existuje několik typů takzvaných „virtuálních“ týmů. Může jednat týmy, jejichž členové jsou všichni ve stejné zeměpisné oblasti, ale pracují - pravidelně nebo na plný úvazek - z místa, které není společností. Někteří pracují z domova, jiní jsou příznivci coworkingových center, další cestují po planetě v rámci svých misí a komunikují ze svého současného pracoviště. Někdy tým nemá žádné pevné a trvalé místo setkání.
S příchodem nových technologií, zejména v komunikaci, se zaměstnanci virtuálních týmů učí spolupracovat, a přitom být sami, ke společnému cíli. Čas, prostor a organizace jsou předefinovány. Díky novým způsobům komunikace se posilují vazby mezi různými zaměstnanci stejného týmu.
Skládání a správa virtuálního týmu má samozřejmě výhody, ale také určitá omezení.
Výhody
- Flexibilita pro členy týmu - lepší rovnováha mezi soukromým a profesním životem, organizace pracovní doby, organizace úkolů atd.
- Snížené náklady pro organizaci - infrastruktura, nemovitosti, vybavení, obrat atd.
- Lepší produktivita - méně prostojů, lepší komunikace …
- Zvýšená spokojenost od zaměstnanců …
Limity
- Členství ve skupině a identita obtížně realizovatelné,
- Skupinová soudržnost někdy obtížné vytvořit, složitá instalace důvěry,
- Obtížnost v nábor správných profilů , sestavte správný tým,
- Technologické rozdíly v závislosti na umístění zaměstnanců, potížích s údržbou IT, dodatečných nákladech na služby nastavené podle zeměpisných oblastí atd.
- Kulturní bariéry, pokud existují,
- atd.
4 dimenze virtuálního týmu
Jessica Lipnack a Jeffrey Stamps vytvořili 4 dimenze, které charakterizují virtuální tým:
- Účel týmu : mise k dosažení cíle a dosažení výsledků. To se promítá do závazku každého člena týmu prostřednictvím každodenních úkolů a misí dosáhnout společného cíle. Ten je jasně definován, sdílen a akceptován všemi. Výsledkem jsou konkrétní role, odpovědnosti a poslání pro každého člena týmu. Cíle jsou tedy individuální a vzájemně na sobě závislé.
- Jednotlivci : vůdce / manažer, zaměstnanci, 2 dimenze - interní a externí. Virtuální tým není jen sada technologií, z nichž každá je vyvinutější než ta druhá. Členové takového týmu musí být schopni pracovat na dvou úrovních: interně (nezávisle a s dalšími členy týmu), ale také externě (s partnery mimo tým - dodavateli, zákazníky, různými poskytovateli atd.).
- Odkazy : interakce, mezilidské vztahy prostřednictvím komunikačních prostředků. Členové týmu jsou propojeni prostřednictvím různých nástrojů (e -maily, rychlé zprávy, videokonference atd.), Aby mohli vzájemně komunikovat. Tyto nástroje umožňují vymazat vzdálenost, usnadňují práci a rozhodování. Členové virtuálního týmu tak budují pevné mezilidské vztahy a vytvářejí atmosféru vzájemné důvěry. Základní prvky efektivity a produktivity.
- O dočasnosti : agenda / kalendář, projekty, životní cyklus týmu. Správce virtuálního týmu nebude moci shromažďovat všechny jeho členy současně na stejném místě, jako by to dělal u klasického týmu. Bude se muset vypořádat s agendou a časovým omezením všech. Každý člen bude muset vyvinout potřebné úsilí, aby se co nejlépe přizpůsobil. Ideální je definovat to, jakmile se tým vytvoří, aby se mohl toulat, než zjistí rychlost svého výkonu.
Klíče pro správu virtuálního týmu
Virtuální tým nespravujete tak, jako byste řídili tým „klasický“. Je třeba dodržovat několik pravidel.
Komunikovat efektivně
Komunikace je základem každého vztahu. Při vedení týmu spolupracovníků roztroušených na různých místech je důležité nastavit několik komunikačních nástrojů se specifickými účely:
- sdílet informace formální všichni ostatní členové týmu nebo jen někteří,
- neformálně chatovat s kolegy, jako bychom byli kolem kávovaru nebo za rohem chodby - například přes Slack
- výměna na schůzce ,
- přenášet zásadní prvek celému týmu,
- jít vpřed na projektu ,
- sdělit naléhavou položku přímo správné osobě,
- atd.
Proto je důležité od začátku jasně definovat použití každého z dostupných komunikačních prostředků. Tím se zabrání jakémukoli následnému nedorozumění nebo ztrátě času v organizaci. Navíc přispívá k určitému pocitu sounáležitosti se skupinou. Každý člen týmu ví, který nástroj použít, kdy a za jakým účelem.
Je také důležité, aby všichni členové týmu měli přístup ke všem komunikačním kanálům nastaveným rychle a intuitivně. Každému zaměstnanci musí být nabídnuto adekvátní školení, ať už probíhá na místě nebo prostřednictvím videohovoru nebo jakýmkoli jiným způsobem, který účastníkovi umožní plně a okamžitě převzít vlastnictví dotyčného nástroje.
Varování : je nezbytné zajistit bezpečnost komunikačních prostředků, zejména pokud jde o výměnu důvěrných údajů.
Spravujte projekty
Zejména je vytvořen tým pro provádění projektů.
K tomu je nezbytné investovat do nástrojů pro spolupráci , věnovaný zejména projektovému řízení, umožňující sledovat termíny, sdílet informace, zasílat oznámení a upozornění, sledovat pokroky všech, vydávat týdenní nebo měsíční následnou kontrolu se seznamem všeho, co je třeba udělat, kým a kdy.
Použití takových nástrojů nejen zvyšuje produktivitu, ale také podporuje komunikaci a výměnu mezi různými členy týmu. Ty mohou kdykoli sledovat pokrok svých kolegů, shromažďovat potřebné informace, podávat zprávy o svém vlastním pokroku atd.
Rozsah nástrojů pro řízení projektů je široký. Každý si vybere vzorec, který nejlépe vyhovuje jeho oblasti činnosti, organizaci a potřebám jeho týmu.
Mobilizujte a motivujte vojáky
Aby manažer zapojil a motivoval své zaměstnance rozptýlené v různých geografických lokalitách, musí umožňují maximální flexibilitu, autonomii a svobodu jednání. Tyto týmy jsou zvláště účinné v osvobozených organizacích, charakterizovaných způsobem provozu, který nabízí velkou část vlastní správy a odpovědnosti svým zaměstnancům.
To neznamená, že se musí spokojit se sledováním projektů a jeho spolupracovníků na dálku, aniž by s nimi pravidelně komunikoval. Proto je pro něj zásadní stimulovat skupinovou dynamiku a udržovat určitou emulaci mimo jiné:
- sdílet svou vizi, dát smysl,
- připomenout společné cíle,
- vybudovat silnou firemní / týmovou kulturu,
- uznat a ocenit poskytnutou práci,
- posílit různé komunikační kanály …
Praktické tipy pro každodenní správu virtuálního týmu
Aby byla maximalizována produktivita a úspěch týmu geograficky rozptýlených zaměstnanců, musí manažer používat správné nástroje a používat správné metody řízení, přičemž má určitý počet konkrétních kapacit. Od nástrojů pro spolupráci po klíčové postupy najdete několik nápadů pro správu virtuálního týmu.
Nábor správných lidí
Dejte dohromady správný tým . To, co bude tvořeno spolupracovníky schopnými efektivně pracovat na dálku. Dostatečně autonomní, motivovaní, vynalézaví, s dobrou schopností komunikovat písemně i ústně, umět efektivně hospodařit se svým časem. A hlavně komu mít naprostou důvěru. Myšlenka není taková, že manažer tráví čas náročnou odpovědností, aby se ujistil, že je práce hotová.
Při náboru těchto zaměstnanců musí manažer zejména zajistit jejich schopnost pracovat ve virtuálním týmu: v pohodě s přijatými a zavedenými komunikačními prostředky, vynalézavý tváří v tvář jakýmkoli obtížím nebo problémům, které je třeba vyřešit, ale schopný požádat o pomoc v případě potřeby.
S každým zaměstnancem vytvořte vztah důvěry
Důvěra je základem každého vztahu. To dává smysl, když se manažer a jeho spolupracovníci vídají jen příležitostně.
Je nezbytné, aby manažer vytvořil a udržoval zvláštní spojení s každým členem virtuálního týmu:
- komunikovat individuálně a pravidelně se všemi,
- pravidelně kontaktovat každého zaměstnance, aby provedl inventuru aktuálních projektů a úkolů, ale také aby se více neformálně vyměnil,
- nabízet pravidelné videohovory za účelem humanizace vztahu,
- dávat a žádat o zpětnou vazbu,
- atd.
Vytvořte virtuální týmovou chartu
Vytvořte dokument, který jasně definuje tým a jeho provozní pravidla:
- účel skupiny,
- definice virtuálního týmu ,
- prezentace členů : identita, role, odpovědnosti, kontaktní údaje, místo bydliště atd.
- pravidla provozu : organizace práce, komunikační proces, sdílení informací a proces řízení projektů, plánování formálních a neformálních setkání atd.
- definice cílů : dostupné prostředky, očekávané výsledky, použité ukazatele atd.
Tento dokument může také sloužit jako podpora pro každého nováčka v týmu.
Definujte pracovní procesy, které jsou standardizované i flexibilní
Nástroje, organizace práce, proces, komunikace, vybavení a někdy i nábytek a pracovní prostředí jsou prvky, které mohou být na zaměstnance uvaleny. Na jedné straně usnadnit práci a výměny. Na druhou stranu k podpoře pocitu sounáležitosti se stejnou skupinou.
Standardizace a ponechání dostatečné autonomie a svobody zaměstnancům je zárukou důvěry a konzistence. Na každého se vztahují stejná pravidla.
Tato konzistence manažera vůči všem členům jeho týmu umožňuje lepší efektivitu a vyhýbá se nedorozuměním a dalším demotivujícím faktorům.
Definujte časové intervaly připojení
Zajistěte, aby se mezi pracovní dobou spolupracovníků shodovaly určité časové intervaly, zejména pokud členové týmu pracují z míst s různými časovými pásmy. Manažer může tyto okamžiky využít k organizaci výměn mezi všemi členy skupiny a / nebo ke komunikaci s celým týmem.
Doporučuje se většina zaměstnanců pracuje současně v rozsahu 3 až 4 hodin denně alespoň. I když není nutná žádná konkrétní výměna, tento princip umožňuje definovat určité členství ve stejné skupině. Zaměstnanci se cítí méně izolovaní a mohou v případě potřeby komunikovat.
V případě potřeby navíc umožňuje rychlejší a efektivnější řešení problémů.
Vybudujte si týmovou identitu
Organizujte pravidelné teambuildingové akce, kde budou fyzicky přítomni všichni členové virtuálního týmu. Pokud to z jakýchkoli důvodů není možné, organizujte výzvy nebo zcela neformální videohovory, během nichž se členové týmu mohou lépe poznat. Může být zajímavé naplánovat pravidelné výměny mimo práci.
- Vytvořte identický pracovní prostor pro každého (hardware, software, aplikace atd.),
- Zapojte zaměstnance co nejvíce do definice různých protokolů
Vytvořte si virtuální kávovar
V kanceláři je mnoho příležitostí diskutovat a lépe se seznámit se svými kolegy, navázat pevné pracovní vztahy: pozdravy, přestávky, kávovar, schůzky, oslavy narozenin atd. Když je tým geograficky rozptýlený, je nezbytné vytvořit si příležitosti, abychom udělali totéž bez ohledu na vzdálenost.
Okamžité zasílání zpráv, přístupné kdykoli a všem členům týmu, může umožnit jak neprofesionální, tak profesionální výměny, a přitom zachovat stejný „lehký“ tón, jaký bychom použili, kdybychom sdíleli stejnou kancelář. Zaměstnanci budou moci například oslavit narozeniny nebo jakékoli jiné důležité datum týkající se jejich kolegů, sdílet své plány na víkend nebo dokonce sdílet své zkušenosti / objevy / koníčky.
Podporujte osobní kontakt a mezilidské výměny mezi členy týmu.
Uznat a odměnit odvedenou práci
Abyste si udrželi motivaci a odhodlání, odměňte dobrou práci. Může být vhodné stanovit výzvy, které v případě vítězství přinesou odměnu: provedení určitého počtu projektů, dosažení definovaného obratu, ověření nových dovedností, získání nového know-how atd. Tyto odměny mohou být různého druhu: bonusy, nové povinnosti, pozvánky na konkrétní událost, dárky atd.
Takový přístup umožňuje nejen udržení motivace na vysoké úrovni, ale také umožňuje každému zaměstnanci cítit se součástí skutečného týmu.
- Stanovte si SMART cíle,
- Podporovat roli všech ve skupině,
- Oslavte úspěchy,
- atd.
Na tento soubor odkazuje: Být dobrým manažerem: postupy a nástroje - Jak řídit tým?
