Komunikace je klíčem k dosažení stanovených cílů. V případě složitosti, podstatných podílů atd. Je vhodné vypracovat projektový komunikační plán. Zde uvádíme šablonu, která vám s tímto cvičením pomůže.
K čemu je plán komunikace projektu?
Dobře komunikovat znamená doručit správné informace správné osobě ve správný čas, ve správném formátu a se správným médiem.
V případě, že je potřeba informovat jen málo lidí, je snadné jim sdělit očekávané prvky. Věci jdou do tuhého, když je mnoho partnerů, roztroušených v několika odděleních, s velmi odlišnými profily. Komunikační plán pak vezme veškerý svůj zájem. Opravdu vám to pomůže zvládnout vaši komunikaci.
Vaše cíle
Rozhodni se co komu a komu sdělit závisí na roli a pozici každého cíle ve vztahu k projektu. Zde je několik příkladů cílů:
- Pomoc s rozhodováním
- Upozornění na potíže
- Informovat o postupu projektu
- Dostat podporu
- Získejte další zdroje
- Ujistěte se, že nic není zapomenuto
- Příprava půdy pro změnu řízení
- …
Kdo jsou příjemci?
Jak jsme řekli, potenciální publikum je heterogenní. Například :
- projektový tým
- sponzor projektu
- řídící výbor
- řídící výbor
- klient projektu (interní nebo externí)
- další zúčastněné strany
Jaké informace by měla obsahovat?
Vaše cíle se mají přiblížit očekávání příjemců: co chtějí vědět? Je důležité identifikovat typ informací, související rozsah a úroveň podrobností, které si každý přeje získat. Není nemluvě o utopení jejích partnerů a spolupracovníků pod horou informací. Na druhou stranu se ujistěte, že jsou splněna očekávání každé strany.
Další parametr, který je třeba vzít v úvahu: fáze, ve které se projekt nachází. V závislosti na stavu postupu se přenášené informace liší. Například plán projektu je sdělen při spuštění, zatímco sledování rozpočtu je sdíleno, jakmile začne fáze provádění.
Typy informací ke komunikaci
Zde je neúplný seznam přenášeného obsahu:
- řídicí panel projektu
- sledování rozpočtu
- monitorování plánování
- sledování plnění
- zpoždění a další potíže
- aktualizovaná rizika
- přijatá rozhodnutí
Ještě jednou, obsah zprávy a jeho forma závisí na cíli a přiřazených cílech . Sponzor bude chtít sledovat výstupy prostřednictvím podrobné tabulky aplikace Excel. Vedoucí služeb brzy ovlivnění změnami souvisejícími s projektem obdrží milý zpravodaj „prodejce“ o postupných pokrokech. Základní informace jsou stejné. Cílem je dosáhnout adheze posledně jmenovaného.
Příprava plánu
Chcete -li napsat dokument, shromážděte informace zodpovězením následujících otázek:
Co ? Vaše cíle
Jaké jsou vaše cíle? Proč chcete komunikovat?
SZO ? Váš cíl
S kým chcete komunikovat? Proč (z vašeho i jejich pohledu)? Jaké informace jim předáte?
Kde? Zdroje
Kam chodíte pro přenos informací?
Jak? “Nebo„ Co? Převodové nástroje
Jaká média použít (papír, počítačový soubor atd.)? Jaké kanály by měly být mobilizovány k jejich komunikaci (e -mailem, na schůzkách, telefonicky atd.)?
Kým ? Manažer komunikace projektu
Kdo je zodpovědný za přípravu a přenos informací? Tato role není přenesena pouze na projektového manažera. Členové týmu, sponzor nebo jiní mohou hovořit v závislosti na publiku a tématu.
Kdy a za kolik? Tempo komunikace
Kdy a jak často? Každý týden ? Každý měsíc ? Po identifikované události? atd.
Volba komunikačních prostředků musí být provedena s ohledem na finanční a lidský rozpočet, který můžete této části věnovat. Toto je samozřejmě parametr, který je třeba vzít v úvahu při přípravě plánu.
Šablona komunikačního plánu projektu
Takový dokument se obecně skládá ze 4 hlavních částí. Úvod, cíle, souhrnná matice ukazující prvky sdělené každému publiku a plán organizovat různé akce kom.
1 - Úvod
Zasazuje tento plán do obecné problematiky projektu i do jeho kontextu. Připomíná specifika díla. Například: více zúčastněných stran, hlavní lidské problémy, velké investice atd. aby čtenář plně porozuměl důležitosti komunikace v tomto procesu.
2 - Komunikační cíle
Podrobné vysvětlení cílů a cílů přiřazených z hlediska informací. Stručně řečeno, co od tohoto plánu očekáváte.
3 - Komunikační matice
Vizualizace: kdo by měl co dostat? Proč? Jak? “Nebo„ Co? Když ? A kým?
| Cílová skupina | Komunikační cíl | Typ informace | Přenosové médium | Období / Frekvence | Odpovědný za com action |
4 - Plán komunikace
Zde je provozní část. Výhodou tohoto nástroje je organizace projektové komunikace plánováním doručení informací k různým cílům. Toto je variace předchozí tabulky tím, že ji v průběhu času uspořádáte.
| Fáze projektu | Datum (nebo milník) | Fotbalová branka | Předávané informace | Přenosové médium | Odpovědný za com action |
| Rámování | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Provedení | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Závěr | xx-xx-20xx |
Na tento soubor odkazuje: Vědět, jak komunikovat, aby se zapojil
