Úspěch projektu závisí na jasné a přesné definici rolí a odpovědností každého aktéra. To je přesně místo, kde přichází RACI Matrix. V tomto praktickém listu se naučíte, jak tento nástroj používat.
Definice RACI
Kdo co dělá Kdo je zodpovědný za tuto část? … Často slyšené otázky, když je projekt již spuštěn!
Tento nástroj poskytuje velmi operativní reakci k vizuálnímu rozložení rolí na první pohled.
Název této matice je zkratka:
- R - Odpovědný - uvědomuje si
- A - Odpovědný - dohlíží a hlásí
- C - Konzultováno - radí
- I - Informováno - je informován
Tohle jsou role spojené s projektem . Později uvidíte, jak je propojit se zúčastněnými stranami.
Někdy se setkáte s podobnou zkratkou, RASCI. S odpovídající roli podpory, doplňkovou roli, která může být důležitá v závislosti na povaze projektu.Kdy použít RACI?
Tato matice snadno umožňuje vědět, kdo jsou účastníci a jak každý člen týmu zasahuje do projektu . Obzvláště relevantní koordinační a komunikační nástroj pro složité projekty, kde je riziko překrývání možné. Někdy je velmi těžké zjistit, kdo je zodpovědný za krok, milník, úkol - kdo musí rozhodnout … Jakákoli arbitráž se pak stává choulostivou.
Všimněte si, že tento nástroj může lze také použít k definování rolí aktérů v procesu nebo činnosti . Velmi praktický a operativní způsob, jak popsat, co lidé v organizaci dělají. Ve skutečnosti to umožňuje zajistit, aby každá aktivita měla manažera.
Nakonec jej lze použít k delegování úkolů. Každý tak zná svůj rozsah činnosti a odpovědnost.
Jak používat RACI?
to je vybudovat pole podvojného vstupu s online aktivitami, úkoly, akcemi, milníky, výstupy atd. a ve sloupci reproduktory. Role a odpovědnosti jsou uvedeny v průsečíku řádků a sloupců.
Malé vysvětlení: zmíněné zúčastněné strany nemusí být nutně fyzické osoby. Tabulka může uvádět entity, jako jsou oddělení, funkce nebo profese.
Poté si stačí všimnout role, kterou hraje každý mluvčí podle činností. Co se vrací vyplnit průsečíky řádků a sloupců jedním nebo více písmeny:
- MINISTER - Pojem „zodpovědný“ je zavádějící. Tito lidé jsou odpovědní za plnění úkolů, pro které jsou jmenováni. Odpovědnost za ně nese A. A. Logicky má každý řádek alespoň jedno R.
- A - Tito členové odpovídají za schvalování a ověřování akcí. Podávají zprávy o svěřeném obvodu. To jsou skuteční zodpovědní lidé. Mají pravomoc nad R. Každá akce musí mít A a pouze jednu.
- C - Obvykle se jedná o odborníky, kteří mají zkušenosti s daným úkolem. Poskytují rady. A může svobodně sledovat nebo ne.
- I - Tito lidé musí být informováni, i když v projektu nehrají přímou roli, protože mohou být ovlivněni tak či onak. Jsou v kopii důležitých bodů a rozhodnutí.
Není neobvyklé, že stejná osoba zastává několik rolí pro stejnou činnost - příklad: A a R. Jedinec je v tomto případě vlastní osobou odpovědnou za svůj úkol.
Jak určit roli každého z nich?Zde je několik příkladů otázek, které si můžete položit:
- R - Kdo má na starosti tento úkol?
- TO - Kdo je tím, kdo rozhoduje? Kdo může rozhodnout, pokud je problém? Kdo ověřuje výstupy?
- VS - Kdo má odborné znalosti v oboru? Kdo může pomoci s cennými radami k dokončení práce?
- D - Koho se aktivita týká? Kdo musí být nutně informován?
Příklad matice RACI
Zde je příklad implementace. Projekt: vývoj webové aplikace pro marketing
| Projektový manažer | Informa. | Trh. | Výcvik | Odbyt | |
| 1 - Vyjádření potřeb | R. | R, A. | Já | VS | |
| 2 - Definice specifikací | R, A. | VS | R. | Já | |
| 3 - Vývoj | NA | R. | Já | ||
| 4 - Příjem žádosti | R. | R, A. | |||
| 5 - Školení uživatelů | R, A. | ||||
| 6 - Výroba | NA | R. | R. | Já |
1 - V této fázi je marketing zodpovědný za vyjádření svých potřeb. Pracuje ve spolupráci s projektovým manažerem a spoléhá také na rady prodejce. O potřebě je informováno školící oddělení.
2 - Za vypracování specifikací odpovídá odpovědnost A tentokrát na projektového manažera. IT vstupuje do smyčky poskytováním rad. Prodejce je informován.
3 - IT je zodpovědný za vývoj aplikace pod vedením projektového manažera. Ten průběžně informuje marketingové oddělení o průběhu etapy.
4 - Přijímání provádějí 2 subjekty; žadatel žádost ověří nebo ne.
5 - školicí služba vstupuje do hry poskytnutím potřebného školení. Tato služba podává zprávu o kvalitě přenosu.
6 - IT uvádí aplikaci do výroby pod dohledem projektového manažera. Marketing poskytuje nejnovější údaje o nastavení. Obchodní zástupce je informován o nasazení řešení.
Není třeba se uchýlit k sofistikovanému softwaru, klasické Word a Excel jsou více než dost na vybudování a používání matice RACI. Tuto funkci je však možné integrovat do softwarových sad pro správu projektů.
