Co je úvodní schůzka? Toto je prostě úvodní schůzka projektu. Start-up, který by neměl být opomíjen, aby byl proces zahájen dobře. Jste projektový manažer? Zde je privilegovaný nástroj, který vás dostane do fáze se zúčastněnými stranami, posílí váš kredit a dodá energii vašemu týmu.
Důvody úvodního setkání: cíle
Proč používat zahajovací schůzky? Řídící výbor , stakeholdeři, projektový tým, klíčoví uživatelé … Proč přivést zúčastněné aktéry ke stolu? Podívejme se na cíle přiřazené těmto schůzkám:
- podporovat vlastnictví projektu všemi protagonisty
- komunikovat o zásadních bodech
- ujistěte se, že jsou všichni v souladu s cíli, prostředky …
- vytvořit pozitivní dynamika kolem projektu
- vy důvěryhodnost stejně jako tým
- zírat pravidla provozu
Před výkopem
Jako každé setkání, klíčem k úspěchu je pečlivá příprava. Nepřehlédněte tento bod.
Další tip: odeslat plán projektu před schůzkou.
Kroky
Jednoduchost a efektivita jsou klíčová slova tohoto typu setkání.
Nejde o to, utopit účastníky pod záplavou nestravitelných informací, ale naopak usnadnit porozumění a dodat důvěru.
Infografika:
Podívejme se, jaké jsou hlavní fáze:
-
Úvod
Představte se a pozvěte účastníky, aby udělali totéž . O to důležitější je, když se někteří navzájem neznají. Co na to říct ? To podstatné: příjmení, jméno, funkce ve společnosti. Jejich role v projektu bude upřesněna později.
Představení programu
Podrobně artikulujte schůzku pomocí přesné agendy . Definujte každý krok a obecný režim provozu: kdy klást otázky atd. Pamatujte, že tento typ setkání se nesmí proměnit v monolog , ale naopak podporovat výměny. Cílem je zapojit všechny v místnosti. Spolupráce je pravidlem.
Připomenutí kontextu projektu a prezentace cílů
Vraťte se ke genezi projektu a jeho cílům. Na jaké problémy reaguje? Ne každý má stejnou úroveň informací o historii a důvodech, které vedly ke spuštění projektu. Abychom však plně porozuměli jeho specifikům, omezením, problémům a plně dodržovali výsledek operací, je zásadní integrovat proč . Stručně řečeno … dejte akci smysl!
Rozmanitost profilů kolem stolu je síla úspěchu, ale také vyžaduje značné komunikační úsilí.
Uveďte celkové cíle a případně je rozdělte podle oblastí. Specifikujte dodávky.
Popis hlavních fází projektu
Podrobnosti o plánu projektu a zejména o provedení ( workshopy, atd.) s daty splatnosti dodávek. Toto je příležitost aby se ujistil, že nic není zapomenuto a že metoda je vhodná pro každého. Toto ověření je důležité. Zabraňuje - nebo alespoň snižuje - následné časové ztráty v důsledku nedorozumění zvoleného přístupu.
Pokud používáte software pro správu projektů, zadejte podrobnosti o tom, kdo bude mít přístup a co bude dělat.
Prezentace týmu: role a odpovědnost.
Udělejte si čas, abyste se měli dobře vysvětlete, kdo co dělá a proč byl každý člověk vybrán . Vysvětlete, jak bude každý pracovat s ostatními, jak funguje tým. Na praktické stránce: vytvořte seznam s kontaktními údaji jednotlivých reproduktorů, které můžete distribuovat (e -mail, telefon atd.). Zdůrazněte důležitost týmové práce, aby byl projekt úspěšný.
Identifikace a řízení rizik
Seznam potenciálních rizik a prezentujte opatření zavedená k jejich řízení (prevence a / nebo léčba, je -li to relevantní). Nezapomeňte na tyto hrozby, které obecně visí nad všemi novými postupy: odolnost vůči změně! Předvídejte je přijetím strukturovaného přístupu za účelem zvládnutí tohoto velmi lidského aspektu.
Prezentace komunikačního plánu
Kdo bude informován? Když ? Jakým způsobem ? Tato část je v projektech často přehlížena. Toto je však a pilíř při přivlastňování předmětů týmy a důležitý nástroj v prevenci odolnosti vůči změnám (viz výše).
Ověření opatření úspěchu
Indikátory jsou velmi důležité vyhodnotit dosažení počátečních cílů. Aby se předešlo případným dalším sporům, je shoda na jejich definici povinná.
Plánování dalších schůzek
Odteď se domluvte se shromážděním na termínech následujících schůzí.
Na tento soubor odkazuje: Rámování projektu - Správa projektu
