Co je to administrativní správa?
Pokud jde o obrat, nemáte co získat, přesto je dobré administrativní řízení vaší firmy zásadní pro to, abyste mohli podnikat s naprostým klidem. Administrativní řízení ve společnosti se týká všech nezbytných a povinných formalit a úkolů, aby byly v souladu se zákonem a s vašimi strategickými cíli.
Pokrývá následující oblasti:
- Odpovědnost : úprava a zasílání nabídek a faktur, upomínky zákazníků dlužníků, platby faktur, pravidelný obrat a přiznání k DPH, platby sociálních příspěvků, schvalování a podávání ročních účtů, platba daně atd.
- Lidské zdroje : najímání a ukončení smluv, výplatní pásky a sociální poplatky, rozvrh dovolených, výměny v případě absence, vedení sporů a pracovních sporů, sledování povinného školení …
- Nákupy a prodeje : objednávky dodavatele, správa zásob, poprodejní servis atd.
3 cíle:
Dobrá správa vaší administrativní práce omezuje vaše rizika a má 3 hlavní cíle.
Neztrácejte zbytečně peníze
Prodej vašich produktů nebo služeb je srdcem vaší firmy. Jsou to vaše tržby, které vyděláváte - vydělávejte a rostete. Škoda zbytečně prohrát … Špatná administrativní správa je zdrojem finančních ztrát.
Ilustrace: dobré monitorování pohledávek vašich zákazníků omezuje riziko nezaplacení dluhů; Dodržování zákonných lhůt v souvislosti s vašimi daňovými a sociálními povinnostmi umožňuje vyhnout se pozdním sankcím.
Udržujte svou produktivitu
Chcete -li získat výkon, musíte být provozně efektivní. Dobrá organizace ve vaší společnosti je pro tento účel nezbytná a vaše administrativní správa s tím má mnoho společného … S dobrou administrativní organizací společnost zajišťuje, aby byly zachovány dokumenty a soubory nezbytné pro její činnost. Žádné riziko ztráty nebo zničení, vaše produktivita je zachována.
Získejte klid
Když se hromadí administrativa, mysl podnikatele se zakalí. Osvoboďte svou mysl tím, že se zbavíte administrativních starostí, abyste mohli pokročit klidněji a efektivněji.
Ilustrace: včasné placení účtů předchází nepříjemným upomínkám od vašich věřitelů (dodavatelů nebo veřejné správy); dobře spravovat své zaměstnance vám umožňuje omezit opravné prostředky a postupy; plynulý chod pošty vám zabrání hromadit se na vašem stole.
3 výzvy:
Chcete -li optimalizovat správu správy vaší firmy, musíte sladit 3 problémy:
- Udělat rychle : Reagujte a vypořádejte se s administrativní prací, aniž byste ztráceli čas - své časové úspory budete věnovat úkolům s vyšší přidanou hodnotou.
- Spolehlivě spravujte : rychlost se nerovná spěchu … Nedělejte chybu příliš rychle, následky jsou nepříjemné - musíte to udělat znovu, zaplatíte pokuty …
- Omezit náklady : protože administrativní správa vám přímo nešetří peníze, zkuste snížit náklady alespoň.
Outsourcing nebo interní správa: rovnováha nákladů v sázce
Administrativa je mazlíčkem mnoha vedoucích pracovníků. Soustředíte se na své hlavní podnikání, chybí vám čas a zájem o tyto skličující a časově náročné úkoly. Dobrá zpráva, řešení - některá inovativní - existují za účelem optimalizace (to znamená zrychlení a spolehlivosti) administrativního řízení vaší firmy!
2 alternativy : outsourcovat (částečně nebo zcela) s poskytovateli služeb, případně dematerializovaným způsobem, za odměnu; udržovat kontrolu interně pomocí softwarových nástrojů ad hoc , s časem a odborností.
Outsourcovaná správa: rozsah delegování a výběr poskytovatelů služeb
Nejprve je dobré si pamatovat neznámou pravdu: žádný zákon neukládá společnosti povinnost mít autorizovaného účetního. Společnost však v praxi v závislosti na svém právním postavení podléhá dodržování účetních, sociálních a daňových povinností.
Při absenci odborných znalostí (a / nebo času) je autorizovaný účetní cenným spojencem při jejich dodržování. Pokud jde například o sestavení rozvahy nebo daňového balíčku, pro laika je obtížné se s tím vypořádat. Výhoda autorizovaného účetního: prostřednictvím zakázkového dopisu mu svěříte celou řadu administrativních úkolů s ohledem na vaše potřeby.
Příklad: účetní se může postarat o určité úkoly v účetnictví, ale také v záležitostech HR - zejména výplatní pásky.
Další poskytovatel služeb vás může zbavit administrativní práce, pokud jde o lidské zdroje: náborová společnost najde a udržuje nejlepší kandidáty a poté podporuje jejich integraci do vaší společnosti.
Role tohoto poskytovatele služeb je omezená. Jakmile bude nový zaměstnanec ve funkci, zodpovídáte za právní a účetní formality .
Advokát vám může ad hoc pomoci v různých administrativních záležitostech: zejména ve strategických radách nebo při řešení soudních sporů.
Poznamenat : někteří externí poskytovatelé služeb se specializují na vzdálenou nebo místní administrativní pomoc. Rozsah svého poslání určujete u poskytovatele služeb v závislosti na vašem rozpočtu.
Interní administrativní správa: základní nástroje
Kromě misí, které lze delegovat, zůstává za další interní administrativní odpovědnost společnosti interně. Někteří manažeři najímají speciálně pro toto, jiní se rozhodnou řídit sami - hlavně aby udrželi nízké náklady.
Poznamenat : mikropodnikatel, s výhradou snížených administrativních povinností, se zřídka uchýlí k externímu poskytovateli služeb. Vedoucí TPE má rovněž tendenci nevytvářet oddělení určené pro administrativu.
Chcete-li optimalizovat správu správy vaší společnosti za nižší náklady, využijte výhod vyhrazených platforem typu SaaS:
- software pro vymáhání pohledávek zautomatizuje vaše připomenutí,
- řešení pro fakturaci, které ušetří čas při úpravách faktur,
- nástroj pro správu mezd a HR,
- ERP pro centralizaci dat a efektivní správu celkové správy správy.
