Z hlediska správy času a organizace je matice Eisenhower základním a snadno použitelným nástrojem. Jeho kvadranty usnadňují podporu rozhodování o prioritách úkolů. Zjistěte, jaké jsou oblasti aplikace a jak ji efektivně využívat.
Prezentace metody
Mnoho metod, než je použili manažeři, byly nástroji vojenské strategie. To je případ této matice, kterou si představil Dwight David Eisenhower.
Kromě toho, že byl Ike 34. prezidentem USA, byl přezdívkou šampionů všech kategorií z hlediska produktivity. A to v různých oblastech. Jeho tajemství? Nástroj - přesněji matice - umožňující snadno a efektivně stanovit priority podle dvou os: důležitosti a naléhavosti. To vám umožní nakreslit 4 odlišné kvadranty:
- Kvadrant 1 : důležité a naléhavé úkoly,
- Kvadrant 2 : důležité úkoly, ale ne naléhavé,
- Kvadrant 3 : nedůležité, ale naléhavé úkoly,
- Kvadrant 4 : Nedůležité a ne naléhavé úkoly.
Naléhavá volba + / důležitost + je samozřejmě nejvyšší prioritou, pokud jde o léčbu. Úkoly, které nejsou naléhavé ani důležité, nespadají do prioritních cílů. Lze je dokonce opustit, pokud jsou opravdu zbyteční.
Oblasti použití
Tato známá klasifikace je použitelná v mnoha oblastech, v profesním i soukromém životě:
- řízení času,
- organizace jeho práce,
- stanovení priorit,
- rozhodování ,
- delegování na třetí stranu …
Zájmy a limity
Výhodou této metody je zamyslete se nad stanovením priorit svých činností a udělejte krok zpět ve srovnání s tím druhým.
Na první pohled zobrazená jednoduchost je však poněkud klam. Klasifikace úkolů, které mají být prováděny pod těmito 2 osami, je často reduktivní. Subjektivní stránka našeho úsudku navíc může být rychle brzdou, pokud úkoly nemají přesně stanovenou lhůtu nebo pokud jde o určení důležitosti či nikoli akce, která má být provedena.
Tato matice je tedy vstupním bodem pro analýzu, jejímž cílem pro manažera je zejména definovat úkoly, které mají být delegovány. V závislosti na dostupném čase a míře důležitosti akce, která má být provedena, se může rozhodnout o částech, které může svěřit jednomu nebo více spolupracovníkům. Cílem je udržet si kontrolu nad svým vytížením a rozumně využívat jeho přidanou hodnotu.
Jak používat Eisenhowerovu matici?
2 osy - důležitost a naléhavost - umožňují definovat 4 kvadranty, z nichž každý určuje charakter prvků, které obsahuje, podle těchto 2 kritérií.
Důležitost se týká úkolů, které vás posouvají vpřed. Vychází z dopadu posledně jmenovaného na další prvky, ale také z přidané hodnoty, kterou jeho realizace přináší.
Naléhavost se týká úkolů, které vyžadují vaši okamžitou pozornost a vychází z času potřebného k jejich splnění, jakož i z jejich termínů. Někdy je obtížné definovat, zda je položka naléhavá nebo ne, protože často závisí na vnějších faktorech. Navíc je to velmi subjektivní: stupeň naléhavosti se bude u jednotlivých osob lišit v závislosti na tom, jak se o daném úkolu cítí, souvisí s jeho stresovým stavem, jeho dovednostmi, zkušenostmi, způsobem fungování atd.
Pro efektivní naplnění matice je tedy nezbytné být objektivní a vycházet z faktických a konkrétních prvků v možném rozsahu.
Všimněte si toho důležitost převažuje nad naléhavostí.
Kvadrant 1: důležité a naléhavé úkoly
Seznam zde:
- úkoly, které vyžadují super rychlá pozornost a akce - dokonce okamžitě,
- the prvky, které mají dopad na vaše cíle ,
- the položky, které mají přímé důsledky na průběh projektu ,
- A Problém k řešení naléhavě - konflikt, krize atd. -
- the důležité hovory / e -maily, které je třeba rychle vyřídit …
Některé úkoly se nacházejí zde, protože nejsou efektivně naplánovány. To může být případ vytvoření zprávy nebo zprávy, kterou jste průběžně vykazovali - která by byla původně zařazena do kvadrantu 2 nebo 3 v závislosti na případu - a jejíž termín a důležitost vám nedávají jinou možnost, než ji provést od nynějška priorita, pozice v kvadrantu 1.
Kvadrant 2: důležité, ale ne naléhavé úkoly
Tato část se týká důležitých úkolů, u nichž je však stupeň naléhavosti nižší než v kvadrantu 1. Je proto třeba zadat následující:
- mise, které nemají žádné blízké datum splatnosti, ale které mají určitý stupeň důležitosti pro vás, váš tým, vaši firmu atd.
- the prvky k plánování v příštích týdnech,
- chvíle věnované strategické hodinky ,
- ' vypracování akčního plánu , projekt,
- the výcvik , koučování …
Kvadrant 3: nedůležité, ale naléhavé úkoly
Zde jsou „rušivé“ prvky, které vyžadují okamžitou pozornost, ale které nemají skutečný dopad na naši práci, například:
- léčba nějaké telefonní hovory, e -maily, zprávy rozličný,
- the žádost od zaměstnanců / kolegů / poskytovatelů služeb potřebují naléhavé informace, rady, pomocnou ruku,
- the úkoly, které jsou důležité pro ostatní, ale nejsou důležité pro vás a postup vaší práce,
- the položky, které můžete delegovat třetí straně …
Kvadrant 4: úkoly ani důležité, ani naléhavé
Toto poslední pole se týká všech parazitických a zbytečných prvků, které musíte opustit, abyste dosáhli vyšší efektivity:
- špatné návyky neproduktivní,
- rozptýlení brání vám v efektivním pohybu vpřed (procházení internetu, nechtěná oznámení atd.),
- váhání časově náročné a hltající pozitivní energii,
- the přemítání nad tím, co nemáte pod kontrolou …
Stručně řečeno, Eisenhowerova matice rozhodně není dokonalá a v konečném důsledku relativně obtížně použitelná efektivním a relevantním způsobem, ale má zásluhu na implementaci zajímavý krok zpět, pokud jde o řízení naší nejvzácnější komodity: čas a také vědomí našeho stavu stresu a našeho způsobu chápání naléhavosti - někdy docela relativního.
Na tento soubor odkazuje: Řízení času: účinnost, produktivita a vyrovnanost - rozhodování: procesy a nástrahy, kterým je třeba se vyhnout
