Projektoví manažeři jsou zvyklí používat Ganttův diagram k organizaci a plánování úkolů, které mají být provedeny. Tento nástroj není složitý na používání a zůstává velmi užitečný i pro malé akce.
Pokud tento přístup neznáte, najdete v této příručce základní body jeho použití a také na samém konci souboru, konkrétní příklad Ganttova diagramu.
Co je to Ganttův diagram a k čemu se používá v projektovém řízení?
Tento nástroj vynalezl Henry Gantt v roce 1910 usnadňuje plánování tím, že zobrazuje úkoly projektu pomocí vodorovných pruhů na grafu.
K jakému použití? Je to velmi jednoduché. Jak jsme viděli v úvodu, usnadňuje organizaci, plánování a monitorování úkolů .
Přesněji řečeno, umožňuje:
- zvládnout posloupnost úkolů, zvláště když jsou určité činnosti prováděny souběžně
- znát termín pro každý klíčový krok
- Nastavením milníků ověřte kroky
- alokovat a spravovat zdroje (lidské, rozpočtové, materiální atd.)
- vizualizujte úkoly, které je třeba provést
- sledovat průběh projektu a řídit jej s ohledem na plánované termíny globálně nebo jednotlivě
- odhadnout dopad zpoždění na datum ukončení a další úkoly
Tento přístup uvolňuje svůj plný potenciál pro komplexní projekty složené z bezpočtu vnořených úkolů. Přesto zůstává stejně zajímavé použít pro jednodušší projekty.
Jak sestavit diagram?
Připravte si data v tabulce pomocí Excelu nebo je zadejte přímo do vyhrazeného softwaru.
Zde jsou kroky, které je třeba dodržovat:
-
Definujte úkoly a milníky projektu
Začněte velkými kroky tím, že je rozdělíte na malé úkoly. Problém je najít správné měřítko. Ani příliš přesný, ani příliš široký. Vyberte milníky: podle výstupů na konci etapy a událostí potvrzujících pokračování nebo ukončení projektu. Viz metoda rozdělení projektu WBS (nebo vývojový diagram úkolů), aby byla tato práce ještě přísnější. Uspořádejte je v chronologickém pořadí.
Odhadněte dobu trvání úkolů
Čas naplánovaný pro každou intervenci je důležitým údajem pro plánování. Vyberte si nejrelevantnější jednotku: hodinu, den, týden atd. V závislosti na projektu a ponechejte stejnou referenci pro celou tabulku.
Identifikujte interakce mezi jednotlivými aktivitami
Některé úkoly lze provádět pouze po skončení nebo začátku jiného (nazývají se „sekvenční úkoly“). Ostatní jsou navíc léčitelné paralelně. Je tedy nutné identifikovat závislosti. Toto je fáze plánování.
4 druhy závislosti
End to end (FF): 2 úkoly musí být splněny současně
End to start (FD): úkol může začít pouze tehdy, když je dokončen předchozí. Toto je standardní režim řetězení.
Začít až do konce (DF): úkol nelze dokončit, dokud nezačne předchozí.
Start to start (DD): úkol lze spustit, pouze pokud byl spuštěn předchozí
Přiřaďte zdroje
Definujte lidské i materiální zdroje přiřazené ke každému úkolu. Tato data jsou užitečná, když je nutné provést přesné monitorování alokace zdrojů. Nebo jen vědět, kdo co dělá.
U složitějších projektů je upstream použití metody PERT zásadní pro seznam úkolů, definování závislostí a zohlednění omezení …
Příklad Gantt
Pro ilustraci metody je zde naplánování různých kroků k vytvoření webové stránky. Záměrně jsme tento proces omezili a nezmínili jsme zdroje, milníky, přičemž cílem bylo, aby byl jednoduchý.
Tabulka s úkoly, jejich trváním a závislostmi
| Kroky | Úkoly | Trvání (ve dnech) | Závislosti |
| Vyberte poskytovatele | A - Definujte rozpočet | 1.5 | |
| B - Rozviňte specifikace | 8 | A (FD) | |
| C - Předvolte poskytovatele | 2 | B (FD) | |
| D - Poraďte se s kandidáty | 15 | C (FD) | |
| E - Zastavte výběr poskytovatele služeb | 2 | D (FD) | |
| Rozviňte web | F - Vytvořte modely webu | 3 | E (FD) |
| G - Rozvíjet funkce | 10 | F (FD) | |
| H - Proveďte grafickou integraci | 8 | H (DD) | |
| I - Otestujte a ověřte web | 2 | G, H (FD) | |
| J - Umístit web online | 1 | Já (FD) | |
| Produkovat obsah | K - Definujte, kdo co píše | 1 | J (FD) |
| L - Vytvořte obsah | 3 | K (FD) | |
| M - Ověřit a zadat obsah na webu | 2 | L, I (FD) | |
| Spusťte web interně | N - Interně prezentovat web | 2 | J (FD) |
Aktivita „Zadat obsah webu“ závisí na 2 úkolech (typ FD). Záznam lze skutečně provést pouze tehdy, když je web validován a je napsán obsah. Krok „Provést grafickou integraci“, pokud jde o něj, začíná současně s „Rozvinutím funkcí“. Integrátoři zjevně potřebují koordinaci s vývojáři. Toto je závislost na typu DD.
Graf se zdroji
Pruhy v červené barvě představují kritickou cestu. Toto jsou klíčové fáze, u nichž má skluz za následek zpoždění projektu.
Software pro vytvoření Ganttova diagramu
Zapomeňte na papír! THE Dnešní nástroje velmi usnadňují práci!
Nápovědu k používání Excelu najdete na internetu. Není to nejjednodušší řešení, ale pokud máte zájem o sadu Office, najdete to, co hledáte.
Existují vyhrazené aplikace (často zdarma), dostupnější, například Gantter pro Google Drive, které vám umožní rychle si vytvořit rozvrh.
Kompletní online řešení, pokročilejší, integrují vytvoření Ganttova nástroje mezi další funkce věnované spolupráci. Například inteligentní list. Místně se na počítači můžete obrátit na bezplatný software, jako je GanttProject.
Tento software je velmi praktický, dokonce nezbytný, k definování závislostí mezi úkoly, provádění simulací, měření dopadů zpoždění atd. několika kliknutími.
Na tento soubor odkazuje: Plánování projektu: metody a nástroje - Rámování projektu - Ganttův diagram
