Co je produktivní setkání? Fenomény „shledání“ způsobují, že všichni ztrácíme spoustu času. Buďme tedy efektivní! Jak poznáte „dobré“ setkání? Velmi snadné: každý účastník odchází s pocitem odvedené práce: „Udělali jsme dobrý pokrok“, „Byli jsme produktivní“ atd.
Jaký je tedy recept, aby se toto společné setkání neproměnilo v obyčejnou ztrátu času? Odpověď je třeba hledat při respektování základů: schůzka má konkrétní účel. Musí být řádně připravený a naplánovaný. Cíl musí být během diskusí neustále v nedohlednu. Debaty jsou organizované a konstruktivní. Respektují definované načasování. Nakonec je závěr přesný, pokud jde o přijatá rozhodnutí a opatření, která mají být přijata.
Specifický cíl
O tom není pochyb. Všichni účastníci by měli vědět, proč tam jsou a především to, na co někdy zapomínáme, k čemu by diskuse měla vést. Svázaný akční plán? Noví zájemci o produkt? Identifikace problému? Komunikovat s novou organizací? atd.
Mít na paměti očekávaný výsledek produkce skupiny to umožňuje soustřeďte se na cíl a ze udržovat napětí vedoucí k udržení nastaveného cíle.
Bezkonkurenční příprava
Všechno začíná uvážlivým výběrem dárků. Pokud je účastníků příliš mnoho, diskuse se mohou zablokovat. Na druhou stranu, pokud skupina není dostatečně velká, cíle bude obtížné dosáhnout.
Jakmile bude vytvořen seznam účastníků, nebudeme pozvat spolupracovníky pouhým zasláním agendy. Od přípravy jsou zapojeni všichni protagonisté . Kolik schůzek nikam nevede kvůli nedostatku práce na začátku (nedostatečné informace, neúplné údaje atd.)?
Každý musí přijít dobře připravený, až přijde den, s klíčovými prvky nezbytnými pro zahájení debat a jejich účinnost ! Na diskusi teď není čas na informace!
Produktivní proces
Setkání je definované časem zahájení a časem ukončení. Během této doby jsou organizovány všechny debaty, aby se řešily všechny body předpokládané během přípravy.
Respektování času stráveného v každé fázi je klíčem k úspěchu, i když v některých případech je užitečné umožnit určitou flexibilitu. Důležité je soustřeďte se na priority, abyste se neztratili v detailech .
Dalším bodem je shromáždit úhel pohledu všech přítomných. Zúčastnit se musí každý. Rozumí se, že výměny budou řízeny tak, aby nedocházelo k otravám diskusí. Kritika je přijímána, pokud je konstruktivní a posune skupinu vpřed.
Profesionální závěr
Každé setkání musí být předmětem, a pokud jde o závěr se všemi účastníky, a podávat zprávy o pokroku, rozhodnutích a akcích dát do souvislosti s cílem.
Budou také zmíněny nové body a ty, které nebyly projednány. Nic tedy není ztraceno, vše je zaznamenáno. Tento závěr by měl být s následným písemným shrnutím každého účastníka bezprostředně po schůzce nebo v následujících dnech.
Na tento soubor se odkazuje v: Organizovat a efektivně vést schůzku
