Jako manažer, jednání je umění, kterému nemůžete uniknout . Vedení týmu skutečně vyžaduje více či méně pravidelné výměny s vašimi zaměstnanci. Výměny, které se uskutečňují mimo jiné organizováním a řízením víceméně formálních pracovních setkání. To je základ efektivní manažerské komunikace, pilíř kolektivní inteligence.
Kromě toho jsou diskuse s vašimi různými profesními kontakty, zejména v kontextu projektového řízení, zásadní pro dosažení stanovených cílů a dokončení projektu.
Abyste mohli obchodní schůzku vést efektivně, musíte zvládnout animační techniky a znát různé nástroje K dispozici.
Rychlá navigace
- Příprava na schůzku
- Výběr správného formátu obchodní schůzky
- Vyberte správný styl animace
- Strukturujte schůzku
- Nástroje a metody užitečné pro vedení schůzky
- Různé fáze setkání
Připravte se na pracovní schůzku
Bez ohledu na kontext, ve kterém pracovní schůzku organizujete, je cílem schůzky i pozvaných lidí nezbytná přísná příprava k jejímu úspěchu. Navíc to zajistí zvýšenou účinnost.
Stanovení cílů, výběr účastníků, sestavování užitečných dokumentů … Je důležité zajistit, aby bylo vše připraveno, až přijde čas, a maximalizovat tak individuální a kolektivní produktivitu.
Na velký den lze očekávat některé kontroly na poslední chvíli, zejména s ohledem na dostupné vybavení (správné fungování různých zařízení, která budou použita - zpětný projektor, připojení k internetu atd.).
Pokud máte sklony k trémě a / nebo vám řeč na veřejnosti příliš nevyhovuje, naučte se získat sebevědomí a zkrotit své obavy, aby se proměnily v pozitivní energii.
Budete tak moci v klidu pochopit průběh schůzky.
Vyberte správný formát schůzky
Definujte formát, který chcete pro svou schůzku přijmout. V závislosti na řešeném tématu, očekávaných cílech a kontextu, ve kterém budete tuto schůzku spravovat, jsou možné různé typy schůzek:
- informační schůzka : přenášíte zprávu (y) svému publiku, které je přijímá „pasivním“ způsobem.
- hodnotící schůzka : formální setkání, které se často nachází v kontextu projektového řízení, během kterého se aktivně účastní všichni lidé, kterých se předmět / projekt týká, s cílem vyhodnotit pokrok věcí.
- výměnné setkání : všichni účastníci aktivně diskutují o daném tématu.
- setkání při řešení problémů : cílem je jednoznačně odblokovat situaci, která se zasekla, najít řešení dysfunkce, zvládnout konflikt …
- rozhodovací schůzka : spojujete různé aktéry, abyste schválili rozhodnutí o konkrétním problému.
Vyberte styl animace
Rozhodněte se pro energickou a přizpůsobenou animaci. Pro zvýšení produktivity a efektivity je důležité vytvořit určitou skupinovou dynamiku. Pokud jde o animaci, jsou možné různé polohy, mezi které patří:
- facilitátor : účastníci si volně vyměňují pod diskrétní kontrolou facilitátora.
- koordinátor : protagonisté diskutují o konkrétním tématu, facilitátor strukturuje výměny a debaty.
- směrnice : pro účastníky zbývá málo místa.
Zjistěte více o usnadňování schůzek.
Pokud vaše publikum vykazuje známky vypadnutí, že se někteří účastníci nadměrně hýbou, zívají vrany, jsou neteční, že se zdá, že ostatní stále spí… Reagovat! Dodejte svému setkání energii, než ztratíte pozornost všech!
Uspořádejte pracovní schůzku
Jakmile byl nastaven formát a typ animace, nyní je čas vytvořit architekturu samotné schůzky:
- Jasně definujte předmět i cíle tohoto pracovního setkání
- Seznam lidí, kteří budou muset být přítomni (spolupracovníci, externí mluvčí atd.)
- Nastavte vhodné místo, datum a čas
- Napište program
- Nastavte dobu trvání (dbejte na zachování malé rezervy)
- Pozvěte účastníky zadáním formátu schůzky, role každého z nich a očekávaných cílů
Některé metody a nástroje pro efektivní správu schůzky
Metod a nástrojů je mnoho, jak efektivně vést rozhovor a dosáhnout požadovaných výsledků. Můžeme však uvést několik:
- Pechakucha: pro efektivní prezentaci přesně za 6 minut a 40 sekund,
- 6 klobouků na myšlení: kreativita a efektivita vylepšená zkoumáním 6 způsobů myšlení.
- Ishikawův diagram: účinný při řešení problémů,
- Stand-up: pořádání schůzek pro větší efektivitu,
- Brainstorming nebo jeho opak, reverzní brainstorming: brainstorming je účinná páka pro reflexi v kontextu řešení problémů nebo inovací
Další informace o nástrojích a metodách užitečných pro vedení schůzek.
Uskutečněte obchodní schůzku
Hlavní fáze odborného setkání jsou následující:
Úvod
Od samého začátku schůzky myslete na efektivitu. Je důležité:
- začít včas,
- pozdravit všechny účastníky a poděkovat jim za jejich přítomnost a přesnost,
- obejít stůl, aby se každý mohl v případě potřeby představit,
- připomenout kontext schůzky, program jednání, očekávané cíle,
- připomenout úlohu každého z účastníků a také provozní pravidla, zejména čas vyhrazený na schůzku,
- jmenovat možného zpravodaje.
Fáze výroby
Pak přijde čas na samotnou práci. Jako facilitátor je vaší rolí ujistěte se, že schůzka probíhá hladce a efektivně. Postupujete následovně:
- zahájit debaty,
- zarámujte diskuse a zajistěte, aby subjekty neklouzaly,
- zajistit, aby každý mohl mluvit a aby byly řečnické časy rozděleny spravedlivě,
- předvídat možné konflikty,
- ujistěte se, že se myšlení pohybuje správným směrem a správným tempem.
Další informace o roli vedoucího schůzky.
Závěr
Diskuse ukončíte pomocí shrnutí toho, co bylo řečeno, a připomenutí přijatých rozhodnutí. Tento krok je důležitý, protože umožňuje zamknout provedenou práci, aby bylo možné jednat.
Po schůzce také zajistíte formalizace zprávy ze schůzky zpravodaj na základě informací shromážděných během diskusí a jejich šíření všem účastníkům a dalším zúčastněným stranám.
Zakázat shledání !!
Dobře se připravte na schůzky, připomeňte účastníkům, že je důležité si před dnem D přečíst přiložené dokumenty, stanovit jasné cíle atd. vyhýbá se sterilním schůzkám!
