V oblasti IT projektů platí přísloví „ odpadky dovnitř, odpadky ven (GIGO) vyjadřuje skutečnost, že chybná vstupní data budou důsledně poskytovat chybné výsledky. V projektovém řízení je to totéž: je malá šance, že původně špatně navržený projekt povede k výsledkům, které splní očekávání.
souhrn
- Jaké jsou funkční specifikace?
- CCF, k čemu?
- Jak napsat funkční specifikaci?
Jaké jsou funkční specifikace?
Funkční specifikace (CCF) je dokument, který podrobným a strukturovaným způsobem představuje očekávání projektu (služby, produkt) a jeho omezení (technická, manažerská, kontextová). V zásadě je to výstup, který sankcionuje konec fáze zahájení projektu.
CCF je středem výměn mezi vlastníkem projektu (MOA) a dodavatelem nebo poskytovatelem služeb. Jakmile je validován, představuje referenci, která umožňuje zaručit v celém projektu shodu obsahu projektu s původními očekáváními.
CCF, k čemu?
-
Formalizujte potřeby ve shodě s vlastníkem projektu
Vývoj notebooku představuje vyvrcholení fáze definice věcného projektu.
Je výsledkem strukturovaného dialogu mezi vlastníkem projektu a dodavatelem (dodavateli) nebo pomocí pomoci při řízení projektu (AMOA), který umožňuje společné chápání potřeby stanovit ve smyslu sdíleném všemi. CCF proto může vyplývat z dalších procesů, které budou zavedeny proti proudu:
- Studie příležitosti : existuje potřeba?
- Studie proveditelnosti : je můj projekt ekonomicky / technicky životaschopný?
- Funkční analýza potřeby : je zásadní pro vypracování CCF, protože mu poskytne klíčové prvky: hlediska různých stran, kterých se projekt týká (koncoví uživatelé, spřízněné subjekty atd.), trvání produktu a jeho životní cyklus a očekávané výsledky (bez uvedení prostředků k jeho dosažení)
- Analýza hodnoty : přidá k funkční analýze vyhodnocení a priori řešení a jejich náklady za účelem lepšího upřednostnění počátečních potřeb.
-
Nastavte rámec pro dodavatele
Tváří v tvář danému problému bude každý dodavatel v pokušení nabídnout řešení „na klíč“, které nebude řešit konkrétní aspekty vašeho projektu.
CCF by proto měl jasně uvádět funkční specifikace, očekávanou kvalitu, termíny a rozpočet. Dodavatelům by však měl být ponechán dostatečný dýchací prostor, aby mohli těžit ze své schopnosti inovovat a originální nápady.
-
Porovnejte návrhy
Tato dimenze je zásadní v souvislosti s nabídkovým řízením, pokud je CCF součástí trhu. Poté bude možné navrhnout hodnotící kritéria, která budou dodavatelé muset vzít v úvahu, aby navrhli nejkonkurenceschopnější řešení; tato kritéria lze spojit do bodovací tabulky, která bude použita k celkovému hodnocení respondentů.
-
Usnadněte závěrečné hodnocení
Formalizace funkčních potřeb prostřednictvím CCF umožňuje na konci projektu porovnat počáteční očekávání s výsledky získanými objektivně, a nikoli na základě jednoduchých „pocitů“ zaměstnanců nebo finančních ukazatelů. Zejména usnadňuje uzavírání projektů.
Jak napsat funkční specifikaci?
Na formuláři
Aby byly funkční specifikace funkční, musí být:
- Stručný : upřednostňujte krátké věty a jednoduché obraty. Užitečnou metodou může být nastavení počtu znaků nebo slov.
- Jednoduchý : Používejte technické výrazy pouze v případě potřeby, používejte slova bez nejasností nebo úsudku. Musí být jasně prokázán zájem projektu (technický, organizační, finanční).
- Organizovaný : dokument musí být strukturován podle plánu (viz níže) s vyváženými částmi.
Na pozadí
Rámec projektu
Toto je část společná pro všechny projekty, která by měla každému dodavateli umožnit najít základní prvky pro celkovou vizi vyjádřené potřeby. Tato část obsahuje:
- Kontext : proces identifikace potřeby, prostředí produktu / služby (lidé, zařízení, regulace atd.);
- Cíl : jaká úroveň služby se očekává, pro jaké finanční výsledky a jaká kritéria kvality (například cílová míra spokojenosti zákazníků);
- Obvod : dotčené subjekty (interně, externě, kteří uživatelé atd.), geografický rozsah, je -li to relevantní.
Funkční kritéria a hodnocení
Pořadí následujících částí může záviset jednak na struktuře vašeho projektu (počet hlavních funkcí a podfunkcí, vazby mezi nimi), ale také na trhu, na který se hodí, jde-li o výzvu k podávání nabídek se součástmi vyzývajícími na několik obchodů - v takovém případě může být nutné přidělení.
Strukturování CCF se pak ukazuje jako cenný postup k zajištění toho, že různé nabídky budou navzájem srovnatelné a že konečný produkt lze na konci projektu relevantním způsobem vyhodnotit ve srovnání s vyjádřením počáteční potřeby . V každém případě musí váš CCF obsahovat následující tři části:
- Popište potřeby: funkční specifikace
Existuje mnoho metod, jak toto cvičení provádět: rohatá bestie, diagram chobotnice … Ať už si vyberete kterýkoli, jednoduše jde o to, napsat si, co musí konečný produkt „udělat“, aby splnil uvedené potřeby.
To je účel funkčních specifikací: jsou rozděleny do hlavních funkcí (které splňují potřebu), samy jsou rozděleny do dílčích funkcí (akce, které splňují část potřeby). Například pro cestovní komparátor by hlavní funkcí bylo „ porovnat několik nabídek leteckých společností ", A dílčí funkce" zadejte cíl », « zadejte rozvrh », « stanovit cenový limit "Atd.
- Rozpočet a zdroje
U každé hlavní funkce půjde o definování předpokládané mobilizace zdrojů (počet pracovních dnů, rozpočet).
- Termíny a výstupy
Toto má indikovat předpokládané datum dokončení projektu s uvedením:
- meziprodukty, je -li to relevantní,
- termíny validace MOA a případné sankce.
K CCF může být přiložen indikativní harmonogram, pokud již byl formalizován.
K tomu, aby jí všechny zúčastněné strany porozuměly, je nutná určitá formalita. Cíle jsou jasně definovány.
