Organizujte online akce

Vzdálená spolupráce se svými zaměstnanci, zákazníky a různými poskytovateli služeb se může, pokud to kontext vyžaduje, ukázat jako zásadní pro udržení práce nad vodou. Pořádání vzdálené akce, ať už je jakákoli, nelze improvizovat, vyžaduje minimální přípravu a organizaci.

Proč pořádat online akci?

Nouzová situace, materiální povinnost, konkrétní kontext, strategie digitální komunikace s cílem dosáhnout většího počtu vyhlídek, seznámit se s jeho společností / jejími službami, geograficky rozptýlení účastníci jsou všechny prvky, které vedou spíše k organizaci virtuální akce než k fyzický.

Cíle

V závislosti na typu pořádané akce - virtuální setkání, webináře, konferenční hovor… - se cíle budou poněkud lišit. Celkově má ​​organizace online akce za cíl zejména:

• šetří čas a flexibilitu : rychlejší organizace, vyžadující mobilizaci malého týmu a kterou lze v případě potřeby relativně snadno odložit.
• získat viditelnost : komunikujte přímo, aniž byste byli fyzicky na stejném místě, umožněte značnému počtu lidí sledovat konferenci, školení atd.
• posílit vztah mezi společností / týmem a jejími zákazníky, pokud neexistuje žádný fyzický obchod nebo s kontakty rozloženými na celém více či méně rozsáhlém území.
• překonat neschopnost zorganizovat fyzickou událost : když jsou účastníci příliš široce rozptýleni geograficky nebo když výjimečné okolnosti například zcela zakazují skutečné setkání.
• snížit svou uhlíkovou stopu : méně logistiky, letáků, tištěných dokumentů, brožur atd.

Výhody

• Méně časově náročné a organizování méně nákladné než fyzická událost
• Rozšířený cíl / publikum
• Vylepšená interaktivita
• Zvýšená flexibilita
• Optimalizace návratnosti investic

Limity

• Technické možnosti jsou někdy nejisté
• Účastníci musí mít odpovídající vybavení
• Váhání / zneužívání účastníků nového v předmětu, různé chyby …

Různé typy virtuálních událostí

V této oblasti existuje široká škála možností. Který se vyvíjí vysokou rychlostí a nabízí každý den nové nástroje, služby jsou efektivnější než ostatní.

V závislosti na typu plánované online akce a souvisejících cílech bude vhodné místo toho použít ten či onen vzorec. Mezi nejpoužívanějšími akcemi najdeme zejména:

• konferenční hovory : telefonní hovory více než 2 lidem
• webináře : online konference, podcasty
• virtuální veletrhy : interaktivní online výstavy
• dílny : workshopy na konkrétní téma
• Moocs : online kurzy / školení
• chaty : diskuse na konkrétní témata
• vzdálené schůzky : setkání s některými nebo se všemi geograficky rozptýlenými účastníky

Jak zorganizovat virtuální akci?

Zde je stručně vystavena prezentace událostí.

Příprava na akci

Celkově, bez ohledu na typ virtuální události, bude organizace strukturována následovně:

1. Definice cílů : očekávání, očekávané přínosy atd.
2. Plánování : datum, čas, trvání
3. Artikulace / strukturování : způsoby, struktura události, řešené téma, sdílené dokumenty atd.
4. povýšení : pozvánka nebo specializovaná webová stránka / stránka, popis události, vhodná komunikace,
5. Odvolání : několik dní před příslušnou událostí, poté 1 hodinu před, připomenutí odkazů na připojení, identifikátory a případně dokumenty …
6. Zřízení a průběh akce,
7. dík a případné zaslání zprávy, odpovědí na položené otázky, podpůrné dokumenty a shrnutí - někdy celé video - události.
8. Rozbor : co fungovalo, jaké potíže se vyskytly, co se líbilo, co lze zlepšit atd.

Různé virtuální akce

Telefonní schůzka s několika

Konferenční hovory nejsou novinkou. Mnoho lidí je pravidelně používá v podnikání.

1. Určete řešené téma, cíle diskuse a různé body, které je třeba řešit.
2. Vyberte správnou podporu.
3. Definujte datum a čas volání.
4. Vyberte si klidné místo vhodné pro konferenční hovor.
5. Kontaktujte účastníky, poděkujte jim za jejich přítomnost, uveďte téma, které má být prodiskutováno, zvolenou metodiku, případně i cíle výzvy, připomeňte pravidla dobrého průběhu konferenčního hovoru.
6. Vedete diskusi tak, abyste nezasahovali do řeči ostatních (okolní hluk atd. Pokud nemluvíte, doporučujeme použít tlačítko „Ztlumit“, abyste nerušili ostatní hlukem reproduktoru.) příklad).
7. Zavřete hovor poděkováním všem účastníkům.
8. Pošlete přesnou zprávu o diskusích všem účastníkům a případně dotčeným třetím stranám.

Webináře

Webináře jsou skvělými nástroji pro podnikání. Umožňují masivně komunikovat, propagovat odborné znalosti, nový produkt / službu atd.

Všichni účastníci musí být vybaveni odpovídajícím hardwarem a softwarem, aby mohli sledovat konferenci v nabízeném formátu (může být nutný mikrofon, reproduktory, náhlavní souprava, webová kamera) a těžit z dostatečně vysoké rychlosti.

1. Definujte cíle a vyberte téma a prezentaci, která pravděpodobně zaujme cílové publikum.
2. Naplánujte si datum, čas, dobu trvání.
3. Pošlete pozvánku k registraci na webinář.
4. Pošlete upomínku 1 hodinu před online konferencí všem registrovaným a zadejte způsoby připojení.
5. Spusťte webinář: uvítání, prezentace obsahu (animace musí být dostatečně dynamická a interaktivní, aby nikoho neztratila).
6. Povzbuďte účastníky k… účasti (reagujte, řekněte svůj názor, položte jim otázky…).
7. Odpovězte na otázky ve stanovené lhůtě. Pozvěte účastníky s dalšími dotazy, aby jim je poslali e -mailem.
8. Zavřít a poděkovat.
9. Pošlete shrnutí webináře a / nebo odkaz, abyste mohli konferenci sledovat znovu.

Podcasty

Podcast je důležitým prvkem strategie digitální komunikace. Umožňuje společnosti vypořádat se s předmětem souvisejícím s její činností, s cílem zviditelnit se a pracovat na svém image s velkým panelem potenciálních zákazníků.

Podcast může přednést jedna osoba, odborník ve svém oboru a mluvit na toto téma sám, nebo také integrovat různé odborníky shromážděné kolem hostitele.

1. Definujte cíle podcastu a řešené téma
2. Získejte informace o tomto tématu, případně vyhledejte odborníky, kteří by mohli zasáhnout
3. Nakreslete přesný plán a / nebo skript
4. Nahrajte podcast: v případě potřeby spojte různé zúčastněné strany, dbejte na fyzický vzhled a neverbální jazyk
5. Vytvořte podcast (úpravy, prezentační text, nahrávání atd.)
6. Připravte propagaci a distribuujte (e -mail, web, intranet, sociální sítě atd.)

Vzdálená schůzka

To je v mnoha společnostech běžná praxe. Když máme nějaké - ne -li všechny - spolupracovníky pracující na dálku z domova nebo na cestách nebo pravidelně na cestách, jsou zásadní pro to, aby se všichni spojili.

Schůzku lze uskutečnit buď pouze prostřednictvím zvuku, nebo prostřednictvím videa. Fotoaparát však může být pro někoho brzdou: stydlivost, neochota odhalit své osobní prostředí nebo prostě nedostatečné připojení k internetu.

Celkově jsou tato virtuální setkání organizována následovně:

1. Příprava : plánování, definice programu a obsahu, příprava různých potřebných dokumentů, zasílání pozvánek a způsobů atd.
2. Konání schůze : ve videu - s možností pro účastníky, kteří chtějí nahradit svůj obrázek avatarem - nebo pouze ve zvuku. Animaci je třeba zapnout na upstream. Úkolem je udržet pozornost všech od začátku do konce, umožnit každému, aby se vyjádřil a naslouchal druhým, vhodně si vyhradil řečnický čas …
3. Rozbor a sledování : předejte účastníkům zprávu o schůzce, uveďte kladné body a zdokonalte se v procesu vzdálené schůzky.

Dílna

Online workshopy jsou na vzestupu již několik let. Sdružují určitý počet lidí kolem konkrétního tématu. Tam se vyměňují názory, nápady, návrhy a řešení. Když se spolupracovníci týmu ocitnou geograficky rozptýlení, může být vhodné, aby manažer uspořádal online workshop. Aby byly tyto okamžiky vzdálené interakce úspěšné, vyžadují bystrou organizaci.

1. Definujte cíl workshopu (naučit novou dovednost, experimentovat s novým způsobem usnadňování setkání, prohloubit konkrétní téma nebo jakoukoli dovednost …), důvody jeho konání a také cíl, na který bude zaměřen.
2. Určete obsah workshopu, plán prezentace a vyberte účastníky (minimální úroveň dovedností, odvětví činnosti atd.).
3. Definujte průběh workshopu (uvítání, úvod, probraná témata, pravidla interakce, trvání různých fází atd.).
4. Připravte si jakékoli zdroje (analýzy, studie, různá data, kurzy, definice atd.).
5. Vyberte nástroje, které budou sdílet a používat všichni účastníci.
6. Prakticky spojte různé účastníky workshopu.
7. Určete úlohu každého z nich, cíle a úkoly, termíny a metodiky.
8. Workshop dynamicky animujte, abyste udrželi spojení i přes vzdálenost a udrželi pozornost a účast všech členů skupiny.

Mooc

Cílem zde je dát online jeden nebo více kurzů nebo školení, které mohou účastníci / předplatitelé sledovat svým vlastním tempem. Uspořádání takovéto akce vyžaduje určitý čas, stejně jako různé a rozmanité dovednosti.

1. Vytvořte multidisciplinární projektový tým s různými dovednostmi (odborníci v daném předmětu, multimediální designéři, grafici, IT specialisté, marketing atd.
2. Definujte svůj cíl
3. Určete, co je cílem Mooc: učit, informovat
4. Vytvořte hlavní linie obsahu
5. Definujte technologie a nástroje, které budou použity
6. Navrhněte obsah: obsah a formu, zdroje, videa, cvičení, domácí úkoly, různé návody
7. Navrhněte komunikační média: tisk, intranet, sociální sítě, webové stránky, mailing, digitální marketing atd.
8. Otestujte Mooc s malým personálem a opravte všechny chyby a různé poruchy, zkontrolujte, zda všechny dostupné zdroje fungují správně atd.
9. Propagujte Mooc
10. Spusťte Mooc

Na tento soubor odkazuje: Vzdálená schůzka: od plánování po online rozbor.