Vzhledem k výzvám je to výnosná investice:
- Rozpočtové úspory: kontrola těchto nákladů usnadňuje identifikaci skluzů a zdůrazňuje významné zdroje úspor.
- Snadné ovládání: snížit administrativní práci a tím zvýšit produktivitu zaměstnanců: ti, kteří mají zprávy o výdajích, které mají být proplaceny, a kontroloři řízení. Dotyční zaměstnanci musí být ve skutečnosti přinejmenším ovlivněni při plnění svých úkolů ve svém hlavním podnikání.
- Spokojenost zaměstnanců: jasná pravidla, identifikované částky atd. vyhněte se jakékoli diskusi, a tedy nespokojenosti lidí. Jakákoli nepřesnost může generovat stížnosti a sterilní diskuse bez přidané hodnoty pro společnost. Rigor je proto povinen jednat preventivně. Zaměstnanci navíc očekávají včasnou náhradu svých profesních výdajů.
Sladit zájmy zaměstnance a společnosti v souladu se zákonem
Když zaměstnanec vynakládá peníze na potřeby své profesní činnosti, musí mu je společnost vrátit v mezích zákonných ustanovení a zásad společnosti. Aby byla zaměstnanci proplacena skutečná částka zálohových částek, musí předložit vyhovující prohlášení spolu s podpůrnými dokumenty.
V této oblasti dochází ke střetu příslušných zájmů zaměstnavatele a zaměstnanců. Zaměstnanec by chtěl „utratit“ co nejvíce za výkazy výdajů: dopřát si restaurace, vybrat si luxusní hotely atd. Zaměstnavatel by chtěl omezit výdaje a ušetřit. Naštěstí zákon upravuje práva a povinnosti stran.
Zaměstnanec může platně požadovat náhradu svých oprávněných a přiměřených profesních výdajů.
Aby byly proplaceny profesionální výdaje, aniž by byly výdaje považovány za dodatečnou odměnu nebo věcnou dávku, 3 podmínky:
- Výdaje vznikají jménem zaměstnavatele v rámci pracovní smlouvy zaměstnance.
- Částka je úměrná stanovenému cílovému rozpočtu.
- Výdaje jsou oprávněné a předloženy ke skutečné úhradě.
Náhrada cestovních a jiných výdajů
V této souvislosti zákon ukládá zaměstnavateli povinnost nahradit zaměstnanci náhradu. Zprávy o výdajích se sestavují zejména pro následující obchodní náklady:
- Stravování: při cestování nebo na pracovišti, kdy se zaměstnanec nemůže vrátit do svého domova v době jídla, mu zaměstnavatel musí nahradit vzniklé částky.
- Náklady na přepravu : ať už používá své osobní vozidlo nebo veřejnou dopravu, zaměstnanec může platně požadovat vrácení části vynaložených částek. Náhrada jízd, které lze provést na kilometrové stupnici uvedené daňovou správou nebo v reálných nákladech.
- Ubytování , když je zaměstnanec na služební cestě nucen spát například v hotelu.
- Náklady na práci z domova, speciální oblečení, dokumentaci …
Zaměstnavatel může regulovat politiku vykazování výdajů, aby se vyhnul zneužívání
Pokud zákon vyžaduje náhradu profesních výdajů na základě zpráv o výdajích, zaměstnavatel má však určitou volnost, aby omezil možné zneužívání a ušetřil na této těžké rozpočtové položce. Zavedení takové politiky umožňuje společnosti stanovit přísný a závazný rámec. Zaměstnavatel může prozkoumat zejména 3 směry:
- Nastavte limit útraty podle druhu výdajů, v rozumné výši.
- Uplatňovat ekonomické praktiky : upřednostňujte veřejnou dopravu před osobními vozidly, vyberte si hotel průměrného postavení atd.
- Omezte náhradu v čase.
Varování :
- - Zaměstnavatel nemůže za žádných okolností odmítnout náhradu oprávněných a přiměřených profesních nákladů.
- - Zásady společnosti musí být v souladu s příslušnou kolektivní smlouvou.
Výkaz výdajů: model a postup
Aby byl zaměstnanec proplacen, musí předložit soupis částek vynaložených na následující model:
- Údaj o datu vydání.
- Popis výdajů, aby byla odůvodněna jeho oprávněnost v rámci profesní sféry.
- Charakter výdajů: jídlo, ubytování, doprava, další …
- Částka zálohovaná zaměstnancem.
Dokument shrnuje všechny výdaje za dané období nebo za cestu. Musí k němu být přiloženy podpůrné dokumenty: účtenka, faktura atd.
Zaměstnavatel může svým zaměstnancům poskytnout šablonu zprávy o výdajích za účelem větší harmonie a snadnější správy.
Jakmile je dokument vyplněn, zaměstnanec jej ve stanovené lhůtě odešle na účetní oddělení společnosti. Je proplacena podle podmínek poskytnutých společností, obvykle do jednoho měsíce.
Jak ušetřit na únavné správě?
Přijímat, ověřovat a proplácet výkazy výdajů je pracný úkol s malou přidanou hodnotou pro společnost. Zaměstnavatel může zvažovat různé systémy, aby zjednodušil správu, často se používají 2 řešení:
- Použití softwarového nástroje k dematerializaci, automatizaci a zrychlení zpracování.
- Volba kompenzace za profesionální výdaje paušálně : zaměstnavatel může upřednostnit fixní náhradu před skutečnou náhradou. Společnost pravidelně vyplácí paušální náhrady, jejichž výše je vypočtena na základě paušální stupnice URSSAF.
Toto řešení paušální kompenzace má také výhody pro zaměstnance: usnadňuje mu práci - již nemusí uchovávat podpůrné dokumenty nebo vyplňovat tabulky v Excelu - a nabídnout mu určitou autonomii v řízení svých profesních výdajů.
