Organizujte a pořádejte schůzky na dálku: schůzka ve věku nových techniků.
31. srpna 2021–2022 ministr práce Muriel Pénicaud na tiskové konferenci uvedl (1): 17% zaměstnanců již pracuje efektivně z domova, 2 ze tří zaměstnanců o to usilují. Nemluvě o nezávislých a liberálech, kteří nemají kancelář - volba se řídí zájmem o ekonomiku nebo pohodlí - ani tím spíše , zasedací místnost.
Morálka se vyvíjí a s ní i cesta pro pracující lidi, aby zvážili svou profesionální činnost. Když manažeři opouštějí Paříž, v době, kdy získává hlasy status auto -podnikatele, kdy stále více mladých rodičů jde na 80% a v době, kdy obyvatelstvo cestuje, je kancelářská budova prázdná a vyhlášky Macrona (2) ustanovení ve prospěch práce na dálku. Techničtí hráči se mobilizují, aby nabídli kolaborativní online nástroje, které umožní nezávislým pracovníkům a vedoucím podniků organizovat a provádět vzdálená setkání se svými klienty a zaměstnanci.
Poznámka: Kromě možnosti virtuálních konferencí mezi účastníky, kteří nejsou na stejném místě nebo nemají vyhrazenou místnost, mají nástroje pro online schůzky tu výhodu, že šetří čas.
Virtuální schůzka, pokyny
Plodná vzdálená schůzka je dobře připravená, dobře vedená a dobře shrnutá virtuální schůzka. Virtuální povaha setkání s sebou přináší konkrétní potíže, které je důležité předvídat.
-
Příprava proti proudu
1 čas fáze vzdáleného jednání, jeho plánování : nastavit datum a čas, pozvat účastníky a zaznamenat jejich odpovědi.
Specifická obtíž: když zákazníci nebo spolupracovníci pozvaní k účasti na vzdálené konferenci nejsou všichni ve stejném časovém pásmu, před nastavením času na schůzku pozor na časový rozdíl!
Výhoda online schůzky: konferenci „online“ lze nyní sledovat bez ohledu na polohu osoby. Za těchto podmínek se účastníci vzdálené schůzky snadněji dohodnou na dni a hodině.
Rigorózní příprava dna: jako každá schůzka je klíčová příprava. Zvláště proto, že sezení na dálku je obtížnější vést.
Číst: jak se připravit na schůzku
-
Konání schůze
Konferenční hovor nebo videokonference, rozhodnout se pro konverzaci pouze se zvukem nebo povolit vniknutí do webové kamery ? Toto je hlavní obtíž specifická pro řízení schůzky „online“.
- PROTI možnosti vidět účastníky: pracovníci na dálku, kteří pracují z domova, nechtějí nutně odhalit svou osobní sféru, někteří mohou být dokonce zastrašení. Kamera může být překážkou jejich účasti.
- PRO možnost vidět účastníky: když se hosté chatu nebo konferenčního hovoru nevidí, mají tendenci se častěji přerušovat a přerušovat. Když se účastníci navzájem neznají, nedostatek videa také ztěžuje zjištění, která strana mluví. Absence webové kamery tak může být zdrojem dezorganizace vzdálené schůzky.
Trik: nabídnout vizuální virtuální konferenci s možností pro účastníka, který si nepřeje nahradit svou image avatarem.
Další potíže při pořádání online konference: oživte účast a upoutejte dostatečnou pozornost, abyste zabránili tomu, aby byli zákazníci a zaměstnanci rozptylováni prostředím, ve kterém se nacházejí - doma, na dovolené, na ulici …
V této souvislosti musí být do značné míry mobilizovány vlastnosti vedoucího a organizátora vedoucího vzdáleného setkání. To zahrnuje například nabídnout každému přizpůsobený uvítací a prezentační čas, poskytnout rovný řečnický čas, přenášet vizuální pomůcky v reálném čase, podporovat porozumění a pozornost, klást co nejvíce. Otázky, které povzbudí každého, aby promluvil - a soustředil se -
-
Rozbor a sledování
Post-meeting dává setkání smysl: jde o udržení a písemnou komunikaci shrnutí konference, aby bylo možné na tomto základě jednat, aby byla vzdálená schůzka užitečná.
Trik: použití platformy pro spolupráci nebo jakékoli jiné aplikace s funkcí sdílení může být pro tento účel užitečné. Sdílení názorů a dokumentů je příležitostí pro všechny přítomné na online konferenci cítit se znepokojeni tím, že se přihlásí.
Jak si vybrat nástroj pro spolupráci na dálkové schůzce?
Existuje mnoho inovativních nástrojů propagujících organizované a efektivní setkání na dálku, zde jsou hlavní kritéria, která vám pomohou při výběru:
- Nástroj přizpůsobený specifikům vašich online schůzek. Počet účastníků, možnosti zasílání textových, zvukových a / nebo video zpráv, možnost sdílení a komentování dokumentů současně, online průzkumový systém a funkce vzdáleného hlasování, funkce virtuální tabule, prostor pro spolupráci, řídicí panel a statistiky … každý nástroj pro vzdálené schůzky nabízí odlišné funkce a možnosti. Je důležité se na ně obrátit, aby vybrali vhodné řešení.
- Atraktivní rozhraní a intuitivní provozní režim. Abychom usnadnili vzdálené schůzky, zejména s hosty, kteří nemusí být obeznámeni s digitálními technologiemi, stojí za to vyzkoušet si snadnost používání softwaru SaaS.
- Bezplatná zkušební verze a konkurenceschopná cena. Chcete -li ověřit, zda je platforma vhodná pro zamýšlené použití, může být dobré ji předem zdarma vyzkoušet. Poté porovnejte ceny konkurentů, abyste vybrali nejlepší hodnotu za peníze, a přečtěte si podmínky ukončení!
- Zajímá vás šifrování a zabezpečení dat? Drtivá většina nástrojů pro vzdálené schůzky nabízí bezpečnostní systémy, které zajišťují důvěrnost dat a žádné „úniky“ informací. Pro silnější šifrování se při výběru virtuálního komunikačního nástroje držte tohoto kritéria.
Vedoucí nástroje pro vzdálené schůzky:
Pověst řešení pro online konference je také dobrým kritériem při výběru nejvhodnějšího řešení. K tomu je zde několik editorů, které již byly široce testovány a schváleny:
- WebEx od Cisco (3): funkce videonahrávky se sdílením obrazovky a simultánními anotacemi, systém videokonferencí začíná na 15 EUR měsíčně pro maximálně 8 osob na vzdálenou schůzku. Výhody: sdílení role facilitátora, nahrávání konferencí a tabule.
- GoToMeeting (4): na počítači, tabletu nebo telefonu má software pro videokonference řídicí panel s intuitivním a funkčním rozhraním pro dokonalou organizaci. +: 14denní bezplatná zkušební verze, kterou si můžete sami vyzkoušet.
- Google Hangouts (5): Nástroj pro vzdálené schůzky společnosti Google, který je méně „pro“ než předchozí dvě řešení, se vyznačuje ultra snadným používáním a zábavným aspektem.
- Skype pro firmy (6): Bezplatné online schůzky až pro 10 účastníků, se sdílením obrazovky a rychlými zprávami, se tento osobní nástroj stane vaším profesionálním řešením pro vzdálenou schůzku!
- Tamashare (7): tato „virtuální zasedací místnost“ zdůrazňuje své technologie šifrování a zálohování dat a zajišťuje tak bezpečnou práci a spolupráci.
(1) http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dossier_de_presse_-_conference_de_presse_31082017.pdf
(2) https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2017/9/22/MTRT1724787R/jo
(3) https://www.webex.fr/
(4) https://www.gotomeeting.com/fr-fr
(5) https://hangouts.google.com/
(6) https://www.skype.com/fr/business/
(7) https://www.tamashare.com/
