Správný nástroj pro správné použití … Stejně jako u drátování je důležité být dobře vybaven, abyste se správně vypořádali se vzniklými problémy.
Zde je žebříček nástrojů pro řízení projektů, které se mají použít, podle potřeb, které je třeba pokrýt. Pro každou potřebu nabízíme nástroj nebo úplnější část zabývající se konkrétní potřebou v krabici. Nástroj lze použít k několika účelům.
souhrn
- Nástroje pro rámování: analýza potřeb, cíle, rozpočet, role a odpovědnosti, specifikace
- Nástroje pro návrh: předanalýza, stanovení priorit, úkol, který má být proveden, komunikace, řízení rizik
- Nástroje pro řízení projektů: skupinová práce, řešení problémů, rozhodování, management, implementace řešení
- Plotové nástroje : zpráva o projektu
- Osobní výkonnostní nástroje pro projektového manažera : osobní organizace a komunikace
Nástroje pro rámování projektu
Jaké jsou nástroje k definování potřeby, stanovení priorit, kalibraci projektu?
Vyjádřete potřeby
Zvláštní pozornost si zaslouží vyjádření potřeb, které je nezbytným krokem k tomu, aby nedošlo k omylu.
Rohatá bestie - 3 jednoduché otázky, které kvalifikují potřebu projektu a zajistí, aby všechny zúčastněné strany byly na stejné vlnové délce.
Stanovte cíle projektu
Jakmile jsou potřeby definovány, měly by být stanoveny konkrétní cíle. Ideální je vybudovat systém cílů, aby byly operativnější.
Cílový strom - nástroj pro organizaci a rozdělení různých úrovní cílů. Pomozte porozumět účelům.
Vytvořte si rozpočet
Zásadní krok při definování prostředků k provedení dané mise.
Podívejte se téma „Odhad nákladů na projekt“ .
Definujte role a odpovědnosti
Dobrá organizace se spoléhá na jasnou a přesnou definici toho, kdo co dělá. Stanovené odpovědnosti, jasně definované úkoly a role jsou zárukou efektivity. Každý zná své poslání a oblasti odpovědnosti.
Matice RACI - definovat roli každého z nich v projektovém řízení
Napište specifikaci
Účelem specifikací je formalizovat potřeby, definovat výstupy a sdílet je mezi různými zúčastněnými stranami. Jako reference doprovází postup projektu.
Průvodce psaním + příklad specifikací
Nástroje pro návrh projektu
Jakmile jsou potřeby a cíle vyjasněny a ověřeny, je čas přejít k přípravné fázi projektu.
Proveďte předběžnou analýzu
Před organizováním práce skupiny je nutné provést globální šetření, aby bylo možné identifikovat body, které je třeba řešit, aby bylo dosaženo stanovených cílů.
Analýza mezer - určit akce a úkoly, které je třeba provést, aby se přesunulo ze současné situace do situace budoucí.
Upřednostněte činnosti, které mají být prováděny
Dobré projektové řízení je založeno na stanovení priorit bodů, které je třeba řešit, a úkolů, které je třeba provést. Výhodou je rychlé zaměření na kritické oblasti, místo aby se ztratili při řešení témat, která mají malý dopad na cíle projektu.
- Matice MoSCow - klasifikovat požadavky projektu podle jejich stupně kritičnosti.
- Metoda 20-80 (nebo Pareto) - zvýraznění bodů, které mají největší dopad.
Naplánujte úkoly, které chcete provést
Chcete -li zorganizovat projekt a dodržet termíny, je výhodné jej rozdělit na provozní fáze a umístit je v časovém měřítku. Koordinace je usnadněna. Každý řečník má jasný přehled o nadcházejících aktivitách, které se ho týkají, stejně jako činností ostatních. Projektový manažer udržuje globální vizi všech operací.
- WBS - Work Breakdown Structure - rozdělit projekt na zvládnutelné jednotky (fáze, dílčí projekty, pracovní balíčky atd.).
- PERT naplánovat úkoly.
- The Gantt - koordinujte posloupnost kroků a vizualizujte je podle plánu, milníky pozic.
- Retroplanning - naplánovat etapy počínaje pevně stanoveným termínem.
Organizace komunikace
Je třeba zorganizovat dobrou komunikaci. Koho informovat? V jakém okamžiku? Za jaké informace? Je důležité předem znát cíle každé zúčastněné strany.
Komunikační plán - důležitý nástroj pro ovládání vaší komunikace během fází životního cyklu projektu
Spravujte rizika
Aby se zabránilo nepředvídaným událostem poškozujícím úspěch projektu, je vhodné převzít iniciativu a založit organizaci, která bude v případě potřeby předcházet rizikům a řídit je.
Nástroje :
Řízení rizik projektu - předcházet a předvídat řešení událostí, které mají vliv na úspěch provedené práce.
Nástroje pro spuštění projektu
Aby mohli pokročit v analýze a řešení položených otázek, musí projektoví manažeři ovládat různé nástroje.
Produkovat kolektivní práci
Projektový tým, klíčový uživatel, provozní manažeři … silnou stránkou kolektivu je produkovat práci s vysokou přidanou hodnotou.
Přístup k souboru jednání - objevit nástroje, které pomáhají kolektivně pracovat na předmětech, informovat nebo rozhodovat.
Řešit problémy
Řešení problémů je ústřední činností v projektovém řízení.
Přístup ke složce nástrojů a metod pro řešení problémů - mnoho nástrojů pro analýzu problému, seznam řešení a výběr toho, který chcete použít.
Stimulujte kreativitu
Další důležitý bod: vyjít ze zajetých kolejí a vytvořit kreativní odpověď na problém, zejména vymýšlet inovativní řešení s přidanou hodnotou:
- Brainstorming - klasický „brainstorming“
- Šest klobouků - úplná a účinná metoda
- Reverzní brainstorming - doplňkový přístup k brainstormingu
Rozhodni se
Jak si vybrat mezi různými alternativami? Některé nástroje usnadňují rozhodování. Jejich použití se doporučuje.
Přejděte na téma „Podpora rozhodování“ - při rozhodování v průběhu projektu zaujměte postoj ke konečnému řešení (rozhodovací strom, rozhodovací matice …).
Pilotujte projekt
Je důležité mít projekt pod kontrolou. Řízení je klíčovou činností, která vám umožní soustředit se na cíle a termíny, i když to znamená přezkoumání cesty, kterou jste dosáhli požadovaného výsledku.
- Palubní deska projektu - pro monitorování projektů a podávání zpráv zúčastněným stranám (viz také obecněji, co je to řídicí panel).
- Kontrola projektu : zhodnotit postup fází.
Implementujte řešení
Jakmile byla zvolena řešení, dalším krokem je organizace jejich nasazení.
- Akční plán - organizovat a plánovat implementaci vybraných řešení a zařízení.
- Kolo budoucnosti - řízení změn, důležitá akce pro úspěch projektu.
Nástroje pro uzavření projektu
Vytvořte zprávu o ukončení projektu
Každý projekt je příležitostí k pokroku ve svých postupech a organizaci. Uzavření souboru logicky vede k vytvoření souhrnu.
Zpráva o projektu - zaznamenat výsledky: co fungovalo, co selhalo, oblasti pro zlepšení pro budoucí projekty.
Osobní výkonnostní nástroje pro projektového manažera
Z osobního hlediska má projektový manažer k dispozici řadu nástrojů, které mu pomohou v osobní efektivitě a v komunikaci.
Uspořádejte se
Nástroje a metody vám umožňují být ve své práci efektivnější a efektivnější. Velmi důležitý bod pro projektového manažera, v kontaktu s mnoha partnery a nutnost dohlížet / řídit úkoly tak rozmanité, kolik jich je.
- Mapování mysli : Použití myšlenkových map usnadňuje organizaci nápadů.
- Metoda GTD : globální přístup k efektivní správě vašich úkolů.
- Metoda pomodoro : další metoda osobní produktivity.
Osvědčené postupy pro efektivní komunikaci
Komunikace je nezbytná pro sdílení vašich myšlenek a porozumění myšlenkám ostatních. Dobře zvládnutý, je to impozantní zbraň, jak z každého dostat to nejlepší a přesvědčit. Témata, která je třeba konzultovat:
- - Úspěšné prezentace : zásadní pro efektivní využití vašich myšlenek.
- - Používejte aktivní poslech a vědět, jak klást správné otázky základ pro skutečné slyšení toho, co chce váš partner vyjádřit.
Přečtěte si také: jak si vybrat software pro řízení projektů?
