Projektový tým - ustavení a řízení

souhrn

• Co je projektový tým?
• Proč zřídit projektový tým?
• Jak sestavit tým?
• Osvědčené postupy pro vedení projektového týmu

Lidský faktor je základní dimenzí úspěchu projektu: péče o výběr a řízení vašeho projektového týmu je stejně důležitá jako strukturování nebo plánování.

Co je projektový tým?

Stejně jako samotný projekt se projektový tým odlišuje od stálých činností ( služby Kde Pokyny ) svou omezenou životností a příčnou dimenzí. S výjimkou organizací typu komando Kde komando (například aby reagovali na velkou výzvu k podávání nabídek, která vyžaduje několik měsíců práce na plný úvazek), členové projektového týmu budou pocházet z různých oddělení. Projektu se souhlasem nadřízených věnují část svého času.

Tento typ transverzální organizace (v projektovém režimu) znamená, že velmi často projektové týmy nemají „fyzickou“ existenci a sdružují lidi, kteří jsou geograficky vzdálení.

Proč vytvořit projektový tým?

Při absenci přesně definované organizace může projekt rychle zmizet za imperativy trvalé struktury.

• Jak spojit dovednosti zaměstnanců: raison d'être projektového týmu je dosáhnout řešení, která jsou individuálně nedostupná pro trvalé činnosti. Tím se zabrání „práci v silech“ rozdělením služeb do skupin za účelem dosažení společného cíle.
• Více zapojit a motivovat zaměstnance: projekt často nabízí konkrétnější a krátkodobější cíle než opakující se činnosti. Začlenění do projektového týmu podporuje autonomii zaměstnanců ve vztahu k hierarchické struktuře a může být zdrojem individuálního ocenění. Skupina ad-hoc také nabízí možnost snadnějšího svěřování odpovědnosti (převzetí odpovědnosti za část projektu, řízení podskupiny) členům projektového týmu, kteří jsou méně zvyklí mít je v kontextu. Hierarchické řízení.

Jak sestavit tým?

• Projektový manažer

  Volba projektového manažera musí na jedné straně integrovat náročná individuální kritéria: vnitřní vlastnosti (přísnost, zodpovědnost, pokora atd.), Profesní zkušenosti, znalost souboru. Na druhou stranu tato volba naráží na omezení dostupnosti, které nabízí interní organizace nebo trh, pokud se počítá s externím náborem.

  Jakmile bude jmenován, bude muset ukázat rozsah svých manažerských kvalit, aby mohl vybudovat a vést tým, který odpovídá potřebám projektu a je soudržný.

• Vytvořte tým

  Projektový manažer může použít Work Breakdown Structure (WBS), by kombinace aktivit projektu s potřebnými dovednostmi . Na tomto základě pak může studovat dostupnost v rámci trvalé struktury a vybírat profily. Pokud dostupnost neumožňuje uspokojit potřebu v rámci týmu, je pak nutné zvážit nábor v souvislosti s lidskými zdroji nebo zavolat konzultanta.

  Tři body pozornosti:

  - Není nutné systematicky integrovat přispěvatele do projektového týmu, pokud se jejich spolupráce očekává pouze v určitém bodě nebo po velmi omezenou dobu . Vyhnete se tak plýtvání časem při správě a vyjednávání s liniovým managementem.

  - Osobní spříznění jsou sekundárním parametrem v procesu výběru týmu, i když je nelze přehlížet. Přicházejí po dovednostech, které by měly být na prvním místě.

  - technické kvality zaměstnanců . Není to nakonec nejsložitější. Lze je snadno identifikovat pomocí tradičních nástrojů organizace. Kromě toho, pokud by některá dovednost chyběla, je docela možné ji zmobilizovat a posteriori tím, že do ní přivedete někoho interně nebo externího odborníka. Na druhou stranu špatně fungující tým je obtížnější dát dohromady.

• Vštepte týmového ducha

  Tři prvky zajišťují dlouhodobou údržbu jednotného projektového týmu.

  1. Jasná definice „kdo co dělá“ prostřednictvím sdílení dokumentů o rámci projektu: OBS, WBS, specifikace projektu (PMP, PAQ atd.). Projektový manažer proto musí zajistit, aby organizace projektu byla dobře sdílena příslušnými manažery v rámci stálé struktury - jak o povaze odpovědností, tak o pracovní zátěži vyvolané projektem.
  2. Jasná provozní pravidla: frekvence schůzek, použité komunikační kanály, úložiště dokumentů, sdílení informací atd.
  3. Pravidelně stanovené ambiciózní a dosažitelné cíle, které mají pro zaměstnance smysl, aby je časem zapojily.

  Tento systém musí být v průběhu času udržován pomocí vhodných facilitačních technik.

Osvědčené postupy pro vedení projektového týmu

Projektový manažer převezme roli manažera. Je tedy na něm, aby řídil svůj tým stejným způsobem jako vedoucí oddělení: stanovování cílů, zvládání konfliktů, delegování určitých úkolů …

Se všemi interakcemi v rámci projektového týmu mezi jednotlivci, kteří reagují podle svých zkušeností a svých potřeb, dokonce i osobních strategií, je role vůdce zásadní. Skutečně musí zajistit, aby tento malý svět fungoval v dokonalé symbióze v určeném čase. Kvalita vztahů ve skupině je velmi důležitým bodem, ne -li klíčovým, protože nejsložitější na správu je lidská.

Kromě vůdcovských kvalit (uznání skupiny vychází z osobních vlastností vůdce a ne z jeho postavení), vedení týmu vyžaduje přijetí vhodného stylu řízení a používání osvědčených postupů.

• Den za dnem: ergonomický, agilní a sdílený výměnný systém

  Prostředky komunikace a sdílení pracovních dokumentů musí být sdíleny a zvládnuty všemi. Pokud je například vyhrazený způsob sdílení pro výměnu souborů vyhrazený EDM, je vhodnější, aby tam byly uloženy VŠECHNY dokumenty, místo aby část byla uložena na místním serveru a další roztroušena v e -mailech. V případě, že je použit kolaborativní nástroj pro řízení projektů (Teams, Slack, Planzone atd.), Musí být jediným komunikačním kanálem a nesmí být překrýván s ostatními (těmi, které mají trvalé aktivity, nebo jinými, které se týkají jednotlivých iniciativ) ). Čas na diskusi věnovaný nastavení komunikačních nástrojů na začátku projektu může být způsobem, jak se vyhnout duplicitě a ztrátě informací.

• Pravidelně: schůzky (s mírou) za účelem řízení průběhu úkolů

  Ačkoli současné komunikační prostředky umožňují okamžitou výměnu informací, kolektivní výměnné časy, jako jsou schůzky (revize projektů, technické nebo řídící výbory atd.), Jsou zásadní pro vynesení společné vize postupu projektu a nalezení řešení lepších míst. . Dávejte si však pozor, abyste nespadli do „shledání“, kde příliš mnoho organizovaných setkání podkopává produktivitu týmu a ve zkratce jak projekt postupuje.
• the team building

  Ať už má jakýkoli tvar, team building (aktivity nabízené zaměstnancům za účelem objevování jejich kolegů v prostředí mimo konvenční pracovní prostředí: bootcamp, úniková hra, green) atd.) je ideální pro spojování a spojování týmu. Posiluje týmovou soudržnost a vytváří příznivé prostředí pro lepší spolupráci. the team building lze použít v různých bodech projektu: zahájení, opětovné zapojení týmu, oslava úspěchu projektu.

Chcete -li se o tomto tématu dozvědět více, přečtěte si náš článek o řízení projektového týmu