Proveďte mapování rizik

Co je mapování rizik?

Kartografie je vizuální reprezentace, která může mít různé podoby: tabulka, vývojový diagram, proces, myšlenková mapa atd.

Usnadňuje porozumění řešenému tématu a přenos informací mezi všemi zúčastněnými stranami.

Riziko v projektu je více či méně pravděpodobná událost, která může způsobit poškození a ovlivnit hladký průběh projektu.

Mapování rizik je tedy nástroj řízení managementu, který umožňuje reprezentovat všechna rizika spojená s projektem a definovat jejich dopady.

Definice rizik

Existují dva typy rizik:

• the endogenní rizika - generováno činností společnosti
• the exogenní rizika - není generováno společností a může ovlivnit projekt

Situace se stává rizikem v okamžiku, kdy má dopad na podnikání.

Výhody návrhu mapy rizik

Mapování rizik zajišťuje udržitelnost projektu. Tato reprezentace umožňuje projektovému manažerovi syntetizovat všechna rizika spojená s projektem a hledat řešení, jak je ovládat.

Toto mapování umožní:

• definovat silné a slabé stránky projektu
• hledat příležitosti a hrozby

V následujících situacích :

• vyhněte se vzniku rizikových faktorů
• omezit efekty

Kontrola rizik projektu tedy umožní předvídat výskyt problémů a anomálií.

Viz také: řízení rizik a rozhodování

Projekt bez mapování rizik

Pokud se neprovádí mapování rizik, mohou být následky škodlivé, dokonce smrtelné:

• Míra selhání v projektu
• Zvýšený přidělený rozpočet
• Rostoucí riziko chyb
• Termín nedodržen
• Neúplné zvážení povinných norem a předpisů
• Atd.

Kdy provést mapování rizik?

Při provádění projektu je nezbytných několik kroků, jako například: vyjádření potřeby, funkční analýza potřeby, plánování projektu, posouzení zátěže, komunikační plán atd.

Mapování rizik je jedním z těchto zásadních kroků. Přesto, aby ho projektový manažer a jeho spolupracovníci mohli pojmout, je důležité, aby byl projekt dobře sestaven proti proudu. Pokud jsou prvky během předběžné studie vynechány, nebudou identifikována všechna rizika.

Stručně řečeno, mapování rizik by mělo být vytvořeno po sestavení projektu, před jeho realizací, poté během přezkoumání projektu.

Jak provést mapování rizik?

Provedení mapy rizik je součástí pětistupňového postupu podle níže uvedeného postupu:

1. Krok 1: Vytvořte pracovní skupinu

   Tento první krok spočívá v nastavení organizace práce k vytvoření mapy rizik. Musí být přítomen projektový manažer a každá osoba, která má technické a / nebo organizační znalosti o projektu.

2. Krok 2: Identifikujte rizika

   Identifikace rizik spočívá v seznamu všech rizik spojených s projektem. Účelem tohoto kroku je prostudovat soubor rizik, scénářů událostí na základě historie a vyjádření odborníků s cílem zvážit extrémní situace.

   Různé typy rizik, kterým můžete čelit:

   • Finanční
   • Techniky
   • Lidé
   • Environmentální
   • Organizační
   • atd.

   Během tohoto kroku je třeba se vyhnout nástrahám:

   • Matoucí rizika a nebezpečí
   • Zaměnit příčinu a následek

3. Krok 3: Analyzujte rizika

   Analýza rizik je vstupem do hodnocení rizik, které umožňuje porozumět povaze rizika s přihlédnutím k příčinám, zdrojům a důsledkům (pozitivním i negativním). Tato část seskupuje potenciální zdroje poškození projektu.

4. Krok 4: Posuďte rizika

   Hodnocení rizika určuje přijatelnost identifikovaných rizikových situací. Toto hodnocení se provádí kombinací několika faktorů:

   • Frekvence: měří pravděpodobnost výskytu škodlivé situace.
   • Závažnost: měří důsledky katastrofy.

   Kombinace frekvence a závažnosti vede ke kritičnosti. Pro každou z nich musí být definována stupnice.

   V této fázi je velmi důležité definovat:

   • přijatelná rizika
   • limit přijetí
   • nepřijatelná rizika

   Cílem je definovat rizikové oblasti:

   • častá rizika charakterizovaná vysokou frekvencí a nízkou závažností
   • vážná rizika s vysokou závažností a nízkou frekvencí
   • nevýznamná rizika, tj. s nízkou frekvencí a závažností
   • vysoká rizika, tj. vysoká frekvence a závažnost
   • střední rizika: frekvence a střední závažnost

   V této fázi je třeba se vyvarovat zejména těchto nástrah:

   • provést subjektivní hodnocení
   • zaměňovat menší riziko a zřejmé řešení
   • nedefinovat přijatelnou prahovou hodnotu rizika

5. Krok 5: Definujte akční plán

   Účelem tohoto posledního kroku je definovat akční plán, který umožní:

   • odstranit rizika
   • snížit rizika

   Jak to udělat ?

   • Vezměte v úvahu rizika, která jsou nad přijatelnou úrovní rizika.
   • Nejprve se zaměřte na vysoká rizika, poté na rizika s vysokou závažností a nakonec s vysokofrekvenčními riziky.
   • Definujte akce, které budou reagovat na hrozby a maximálně využijte příležitosti.

   Pasti, které je třeba se vyhnout: zapomenout na rozpočet svého akčního plánu.

Některé příklady rizik v projektu

Pro ilustraci tohoto mapování rizik uvádíme několik příkladů nejběžnějších rizik v projektu:

• selhání dodavatele
• špatně definovaná potřeba nebo změna zákazníka
• nedostatek technologických hodinek
• zdroj není k dispozici
• subdodavatel nerespektující specifikace
• surovina není na skladě
• atd.