Konec diskuzí neznamená konec práce na toto téma. Akční fáze přebírá s cílem provádět určité operační úkoly nebo prohloubit jeden nebo více konkrétních bodů za účelem podávání nových analýz.
Zpráva o schůzce pak slouží jako reference pro pokrok a výstupy vyplývající z uvedeného setkání. Aby se na nic nezapomnělo, je vhodné napsat tuto zprávu bezprostředně po uzavření . Někteří to navrhnou před závěrečnou fází a průběžně to upřesňují. Rovněž, zpráva o schůzce musí být zaslána dotyčným lidem bez prodlení: maximálně do 2 nebo 3 dnů . Nápady jsou v myslích účastníků stále čerstvé.
Pokud jde o formu, přemýšlejte aby to bylo stručné (nepřepisujte každou výměnu …), Průhledná , efektivní . Stejně tak pro snazší čtení musí být zpráva dobře strukturovaný . Používejte oddíly, odstavce s číslováním, odrážky atd.
Ukázka zprávy ze schůzky
Zde jsou hlavní body nalezené v těchto zprávách.
Cíle setkání . Toto je odpověď na otázku: „Proč jste ten den shromáždili ty lidi na tomto místě?“.
Datum schůzky
Seznam přítomných . Pokud máte velkou strukturu, můžete volitelně přidat jejich službu.
Třetí osoby v kopii, kteří se neúčastnili, ale byli zainteresovanými stranami v řešených tématech (příklad: hierarchický nadřízený atd.)
Předměty diskutované , pokaždé:
souhrn diskusí, v případě potřeby neváhejte zmínit dokumenty, upřesnit, kde je najít, nebo je připojit jako přílohu zprávy. Totéž proveďte pro použité prezentace.
závěry a rozhodnutí přijatá tam, kde je to vhodné
akce: zmínka o osobách odpovědných za akce, kteří budou řídit implementaci a zajistí podávání zpráv během budoucího sdružování. Určete, kdy má být akce provedena. Všimněte si, že zpráva pouze písemně uvádí, o čem bylo rozhodnuto během fáze syntézy.
Datum a místo případné další schůzky
Obecné komentáře a hodnocení : efektivita poskytnuté práce, atmosféra, konkrétní problémy související s organizací, oblasti pro zlepšení atd.
Dávejte pozor na nepřidávejte nesdílené osobní poznámky při diskusích. Zpráva musí zůstat věrná produkci skupiny.
Nakonec je vhodné nechte někoho zprávu zkontrolovat jiný aby redaktor před vysíláním zajistil, aby bylo vše jasné a aby se na nic nezapomnělo.
Po zprávě ze schůzky …
Začíná fáze provádění a monitorování akcí …
