Co je to procesní pilot?
Nazývá se také procesní manažer, jedná se o zaměstnance odpovědného za vývoj jednoho nebo více procesů. Je zodpovědný za navrhování procesu, jeho účinnost, sledování jeho výkonu a provádění opatření ke zlepšení.
Jeho každodenní život:
- dokument,
- koordinovat,
- změřit výkon,
- předložit výsledky subjektům s rozhodovací pravomocí,
- řídit projekty ve svém oboru …
Pozice v organizačním schématu
Stejně jako projektový manažer nemá tento manažer obecně žádnou skutečnou hierarchickou moc nad odděleními a spolupracovníky, kteří se účastní procesu, za který je zodpovědný. Je to transverzální manažer se všemi souvisejícími obtížemi.
Podle společností se rozsah odpovědnosti procesního pilota mezi „vlastníkem procesu a“ správcem procesu ”rozchází.
Může být skutečný šéf procesu se strategickými výsadami. V tomto případě je jeho hierarchická pozice blízká managementu.
V jiných organizacích je jeho role omezena na operativní řízení . Poté je připojen k „vlastníkovi procesu“, obchodnímu vedení, členovi řídícího výboru nebo přímo k obecnému vedení pro malou strukturu.
V některých společnostech je tato role svěřena vedoucímu oddělení. To je často případ, kdy úkoly prováděné zaměstnanci představují hlavní část procesu. Toto řešení není optimální v tom smyslu, že pro liniového manažera je obtížné myslet „napříč“ a nikoli obsluhovat. Jeho úkolem je poskytovat dovednosti. Na druhou stranu tento typ profilu může velmi dobře plnit funkci „vlastník procesu“. Jeho úkolem je získat prostředky k dosažení očekávané úrovně výkonu. Provozní část svěřená třetí osobě se 100% podílí na správném fungování procesu.
Je také běžné, že tuto funkci přebírá manažer kvality. Norma ISO 9001 prošla tímto …
Tato profese je relativně nová. Řízení pomocí procesů zahrnujících hluboké zpochybňování systému řízení společností, ty se často snaží co nejlépe začlenit tuto pozici do své organizace, aniž by způsobily revoluci v jejich způsobu fungování. Díky tomu jsou definice zaměstnání, náplň práce a hierarchické pozice stejně různorodé, jak jsou různé.
Uznání obecného managementu, moci a prostředků spojených s funkcí jsou klíčovými prvky úspěchu této pozice.
Jaké jsou jeho poslání?
Jeho primárním cílem je zajistit, aby stanovených cílů (spokojenost zákazníků, kvalita, náklady, termíny atd.) Bylo dosaženo s přidělenými zdroji. K tomu zasahuje na různých úrovních:
Návrh procesu
Existují 3 případy:
- Integrace stávajícího procesu do organizačního systému: vezměte v úvahu neoptimalizovaný proces. Tento krok položí základy pro další optimalizační práce.
- Redesign of existing process: reviewing a whole process for greater efficient and efficiency.
- Vytvoření nového procesu: založení organizace pro nový produkt nebo službu.
Ve všech těchto případech je úkolem pilota:
- Popište účel postupu.
- Formalizujte různé fáze (z existující dokumentace, auditů, rozhovorů atd.).
- Identifikujte aktéry a oddělení příslušné organizace, rozhraní s jinými procesy, vstupy a výstupy.
- Definujte (nebo navrhněte) cíle a ukazatele výkonnosti (kpi).
- Identifikujte rizika.
- Napište související dokumentaci (grafické znázornění procesu, identifikační list atd.).
Může také v závislosti na velikosti struktury a její organizaci zajistit nebo se podílet na vývoji mapování obchodních procesů.
Řízení procesu
Operativní řízení procesu vyžaduje:
- Koordinujte herce.
- Monitorujte aplikaci definovaných postupů.
- Vytvářejte a distribuujte sestavy, řídicí panely.
- Sdělte všechny užitečné prvky zúčastněným týmům.
- Zajistěte plynulost operací.
- Ošetřete dysfunkce.
- Vyřešit konflikty.
- Trénujte nebo dohlížejte na školení herců.
- Správa dokumentace - Vytváří a udržuje veškerou dokumentaci: procesní list, postupy atd. Implementované změny vyžadují pravidelnou aktualizaci příslušných dokumentů.
Zlepšení výkonu
Aby bylo dosaženo stanovených cílů, jeho akce sestávají z:
- Monitorujte a analyzujte výkon - z řídicího panelu, nástroje pro hlášení BPM, analýzy, terénních studií … pilot používá nespočet kpi k monitorování výkonu procesu a odhalování slabých míst.
- Identifikujte a implementujte vylepšení a změny, které je třeba provést. Pilot má klíčovou roli při identifikaci oblastí ke zlepšení, při vývoji a / nebo dohledu nad definicí a prováděním nápravných opatření. Může to být neustálé zlepšování v průběhu času (kaizen) nebo generální oprava části nebo celého procesu.
- Nakrmte mapování rizik (identifikace, stanovení priorit rizik - akční plán pro kontrolu rizik).
- Uspořádejte a proveďte kontrolu procesu.
- Pilotní nebo hlavní audity.
- Podporujte změnu prostřednictvím komunikace a školení týmů, kterých se to týká.
Kompetence procesního pilota
K úspěšnému provedení těchto rozmanitých misí musí mít procesní pilot řadu dovedností.
Mezi technické dovednosti:
- Mít podrobné znalosti o obchodech a fungování organizace.
- Definujte proces a organizaci.
- Určete cíle a kpi (klíčové ukazatele výkonu).
- Navrhněte akční plán.
- Zvládnutí projektového řízení.
- Znát metody a nástroje pro řešení problémů.
- Vědět, jak vést schůzku.
Ohledně osobních dovedností:
- Prokázat velkou mentální hbitost.
- Schopnost komunikovat a přesvědčovat neobvykle.
- Vedení: pilot, který nemá žádnou hierarchickou autoritu, musí být skutečným vůdcem, který bude mobilizovat a spolupracovat s tak rozdílnými aktéry (s někdy odlišnými zájmy).
- Analytické dovednosti: porozumět nad rámec čísel.
