Vědět, jak svůj projekt uzavřít, za co?
S každým novým projektem „neobjevujte prášek“
To je cíl slavného „REX“ (zpětná vazba od zkušeností), „ponaučení »Nebo zprávy o projektech. Bez ohledu na výsledky projektu je třeba identifikovat a zdůraznit ponaučení (úspěchy nebo chyby), která z projektu vyplynula, a využít je v následujících.
Uzavření projektu, přechod více než konec
Uzavření představuje konec projektu, jehož výsledky budou vyhodnoceny, ale také předání dalšímu projektu nebo trvalým aktivitám v případě, že fáze projektu předchází provozní fázi. Všechny položky vyrobené během závěrečné fáze pak budou představovat cenné zdroje pro budoucnost.
Nástroje
Závěrečná zpráva
Poslední dokument napsaný o projektu shrnuje výzvy projektu, jeho výsledky a procesy, které k těmto výsledkům vedly. Kromě analýzy poměrů (finanční, obchodní, HR) a technické zprávy musí závěrečná zpráva zkoumat odchylky pozorované od původního plánu projektu. Následující otázky by měly umožnit provést metodické posouzení:
- Metoda projektového řízení - přinesla volba medvědí ovoce? (např. Scrum spíše než Prince2)
- Plánování(Typ grafu GANTT) - jaká je průměrná odchylka dokončení úkolu od původního plánu? Byla kritická cesta změněna? Pokud ano, jaké byly příčiny, exogenní nebo chybnou plánovací analýzou?
- Správa úloh - byl WBS vhodný pro řízení projektů? Prošlo během projektu nějakými úpravami (reorganizace, doplňky); bylo to přivlastněno projektovým týmem? Byl průběh projektu dostatečně vybaven (palubní deska)?
- Řízení rizik - byla rizika identifikovaná na začátku projektu řádně identifikována? Byli někteří podceněni nebo podceněni? Jaké finanční důsledky (ustanovení, skluz)?
Kontrolní seznam uzavření projektu
Toto je seznam úkolů a výstupů, které mají být vyrobeny na konci projektu, aby se za dobrých podmínek definitivně potvrdilo ukončení projektu. Obvykle se vyskytuje ve třech oblastech:
- Správa dokumentů -zpráva o ukončení projektu, archivace, návrhy na úpravy referenčního systému projektového řízení atd .;
- Správa smluv - poslední faktury, poslední platby, poslední předložené výstupy, výpis služeb provedených zmocnitelem …;
- Spokojenost zákazníků - seznam požadavků splněných a nesplněných, formální zpětná vazba (formulář zaslaný na konci zadání, CRM) a neformální zpětná vazba od klienta, uvolnění webu nebo prostor, je -li to relevantní atd.
Tento kontrolní seznam je nezbytný, protože umožňuje „fyzické“ uzavření projektu, například archivaci souborů nebo uvolnění vyhrazených prostor, což zaměstnancům umožňuje potvrdit konec projektu a truchlit nad ním.
Řádné uzavření projektu také vysílá signál probíhajícím aktivitám, které mohou případně obsah projektu vrátit zpět do provozní podoby nebo v některých případech obnovit lidské zdroje.
Závěrečná schůzka
Provádí ho projektový manažer v „otevřeném“ režimu, to znamená, že všichni zaměstnanci musí být schopni vyjádřit své pocity a provést vlastní hodnocení projektu (technické, manažerské, metodické).
Je to příležitost k uznání příspěvku všech k výsledkům projektu, bez ohledu na výsledek. Přípravné dokumenty k jednání (shrnutí závěrečné zprávy, prezentace výsledků) a program jednání jsou vytvořeny společně s celým týmem. Nakonec nezbývá než oslavit konec projektu, nejlépe v neformálnějším prostředí.
Osvědčené postupy
Kdy svůj projekt zavřít?
Proces uzavření by měl být proveden krátce před nebo krátce po oficiálním ukončení projektu v závislosti na tom, zda je sankcionován událostí nebo doručením dodávky. Nemělo by zasáhnout příliš brzy, jinak některé výsledky ještě nebudou viditelné.
Rovněž není vhodné uzavírat svůj projekt příliš pozdě, s rizikem, že uplynulý čas způsobí zkreslení vnímání odvedené práce nebo že se znalosti získané spolupracovníky „vypaří“ a nakonec vytvoří pouze zprávu … zalévaný plot.
Jak efektivně komunikovat o uzavření projektu?
Zde bude nutné udělat krok zpět od projektu, abychom z něj mohli čerpat to, co může být užitečné pro určitý typ veřejnosti: interní (zaměstnanci stálých činností) nebo externí (například pro projekty veřejné infrastruktury); na tematické (obchodní) nebo funkční (metodické) úrovni. V závěrečné fázi existují dva hlavní způsoby interní komunikace o projektu:
- Papír nebo digitální média : zpravodaj, brožura, brožura, souhrnná zpráva … Tón komunikace v tomto případě musí být přizpůsoben cílovému publiku.
- Setkání s cílem představit projekt třetím stranám : spolupracovníci, nebo dokonce externí, mohou být pozváni k účasti na prezentačním zasedání projektu, které se zaměří na hlavní body projektu, jako jsou zavedené technické nebo metodické inovace nebo ponaučení, které je třeba si vzít. Název schůzky by měl být přednostně cílený: „Odpověď na výzvu k inovativním projektům: lekce z agilní metody aplikované na veřejný sektor“, nikoli „Zpráva o projektu X“.
