1 - Definice zúčastněných stran projektu
Všichni jsou to lidé a organizace které mají něco společného s projektem. Buď jsou přímo zapojeni do vedení operací, nebo jsou ovlivněni prvotním problémem, volbou nebo implementací řešení. Některé zúčastněné strany mohou uplatňovat vliv na různých úrovních.
Tito klíčoví hráči jsou umístěni interně - na jakékoli úrovni hierarchie společnosti - i externě (dodavatel dotčený novými způsoby zásobování zákazníka atd.).
Například operátor výroby uznávaný jako odborník ve své funkci vyžaduje zvláštní pozornost, aby zohlednil své odborné znalosti, předvídal řízení změn atd.
Podle definice projekt integruje velký počet stejně rozdílných aktérů a jejich vlastních očekávání a potřeb. Je na vás, abyste s těmito profily vytvořili, abyste je uspokojili a nakonec dosáhli cíle, které jste si stanovili .
Kdo jsou zúčastněné strany?
Jak jsme právě viděli, potenciální seznam je velmi velký. Zde jsou klíčové profily:
Vnitřně:
- Sponzor (nebo žadatel nebo dokonce interní klient): je to první, koho se projekt týká
-
Zadavatel projektu : sponzor projektu, projektový manažer.
- Ovlivnění uživatelé, služby : ti, kterých se výstupy přímo týkají (například prodejní síla nového CRM softwaru). Je třeba vzít v úvahu jak vedoucí oddělení, tak zaměstnance. Tito koncoví uživatelé mají v projektu ústřední místo, protože budou přímo využívat službu, novou organizaci nebo produkt vyplývající z projektu.
- Směr : představuje maximální rozhodovací a kontrolní sílu
- Tým projektu : počítaje v to projektový manažer stejně jako ostatní členové týmu
- Příslušné podpůrné služby : účetnictví, logistika, lidské zdroje, IT atd., které poskytují podporu v souvislosti s analýzou a návrhem řešení.
- Akcionáři: čekají na výsledek, výkon posilující jejich dědictví
- Ostatní odborníci : čas od času poskytovat rady (funkční ředitelé atd.)
- Odbory a zástupci zaměstnanců: tito stakeholdeři bedlivě hájí zájmy zaměstnanců.
Navenek:
Rozsah zúčastněných stran, které je třeba vzít v úvahu, není omezen na hranice společnosti …
- Zákazníci: první se týká externě, má přímý dopad, pokud je jejich role při používání produktu nebo služby dodané projektem - nebo nepřímo (například v případě organizačního projektu, jehož cílem je zlepšit kvalita procesu) .
- Dodavatelé : materiál, služba, práce
- veřejná těla : v případě, že váš projekt musí být součástí přesného právního rámce
- Různé uživatelské komunity, fanoušků atd. Prezentujte na sociálních sítích.
- Soukromé organizace: jsou to různé asociace, nevládní organizace …
- Investoři a finanční partneři: mají požadavky na ziskovost a zabezpečení zdrojů.
2 - Proč vám dělají starosti zúčastněné strany vašeho projektu?
Dát ti všechny šance uspět ve vaší práci jako projektový manažer musíte identifikovat všechny zúčastněné strany a také jejich očekávání, obavy a požadavky. Je důležité, abyste je mohli zapojit do svého projektu. A předvídat jejich řízení.
Jakmile je tato práce hotová, analyzujte, jak mohou projekt pozitivně nebo negativně ovlivnit. Někteří herci mají sílu to kdykoli pokazit.
Rozlišujte také lidi, na které se můžete spolehnout, že je přesvědčíte, předáte zprávu, získáte další zdroje … Podpora často rozhodující pro úspěch projektu.
3 - Analýza zúčastněných stran
Jak identifikovat zúčastněné strany?
Doporučujeme vám začít od prvního kruhu: ti, kteří jsou nejvíce zapojeni / ovlivněni, jako jsou sponzoři, koncoví uživatelé atd., Aby je uvedli do seznamu a poté se jich zeptali, koho dalšího může projekt ovlivnit a z jakého důvodu.
Potom pokračujte stejným způsobem s novými kontakty: shromažďujte jejich návrhy a rady.
Jak analyzovat jejich vazby na projekt?
Chcete -li plně porozumět tomu, jak může být ovlivněna každá část, můžete:
- Výměna přímo během pohovoru
- Získejte názor kolegů nebo jiný stakeholder
- Analyzujte projektovou dokumentaci : předprojektová studie, příležitostná studie, studie proveditelnosti, analýza rizik … tím, že pokaždé přemýšlíte, kdo může být ovlivněn nebo má konkrétní očekávání
Plánujte akce
Vaše akce není omezena na identifikaci přítomných sil. Musíš vypracovat skutečný plán správy zúčastněných stran podle jejich profilu.
U některých lze akce očekávat. V zásadě se jedná o komunikační akce: upřesnění cílů a přijaté metody, informování o postupu operací, varování před pravděpodobným rizikem, vzniklými obtížemi atd.
Jakmile budou definovány, zvažte jejich začlenění do komunikačního plánu projektu.
Vytvořte souhrnnou tabulku
Křížovou kontrolou informací můžete v případě potřeby vytvořit přesné profily a přidružit akce:
|
Vnitřní nebo externí | název | funkce | Popis | Dopad nebo očekávání | Akce, která má být provedena |
Poznamenat :
Jaký je rozdíl mezi požadavkem a očekáváním? Požadavek je explicitní, to je to, co projekt produkuje. Například: schopnost zpracovat dvakrát tolik stížností zákazníků se stejným týmem. Očekávání je implikováno. Patří sem přímé nebo nepřímé výhody dodávky. Žadatel může například očekávat, že úroveň stresu jeho týmu klesne, protože mu poskytne nástroje pro rychlejší a snazší řešení stížností zákazníků. Není to požadavek, ale implicitní očekávání.
Průvodce PMBOK ®, doporučuje posoudit dopad a / nebo podporu každé strany pomocí matice moci / zájmu. Tato reprezentace přináší syntetickou vizi zúčastněných stran, které je třeba vzít v úvahu jako prioritu, jakož i typ související akce:
