Před zahájením projektu zlepšování procesů je nutné porozumět jeho charakteristikám a tomu, jak funguje. SIPOC je velmi zajímavý nástroj poskytující přehled. (Re) zjistěte, jak ji používat.
Co je SIPOC?
Tato zkratka znamená Dodavatel Vstup Vstup Proces Výstup Zákazník (FIPEC ve francouzštině pro dodavatele - vstupy - procesy - výstupy - zákazníci nebo FITEC, „P“ procesu se stává „T“ transformace).
Toto je metoda přítomná v sadě nástrojů 6 sigma (ve fázi „Definovat“ proces zlepšování DMAIC: definice problému ). Ujišťujeme vás, že není nutné být „černým pásem“, abyste věděli, jak ho používat. Zejména proto, že je relevantní pro velký počet projektů ve fázi analýzy a diagnostiky.
Funkce tohoto nástroje
Tento snadno použitelný nástroj, který používá projektový tým, usnadňuje celkové pochopení toho, jak proces funguje pro různé účely:
- připravit mapování
- zdokumentovat proces
- analyzovat poruchu
- určit rozsah projektu a dotčené subjekty
- popsat současnou situaci versus budoucí situaci
- …
Poskytováním odpovědí na otázky jako:
- Jaké jsou vstupní prvky?
- Kdo jsou zúčastněné strany? Dodavatelé a zákazníci?
- Jaké jsou jejich požadavky?
- Jaké jsou různé fáze procesu?
Velmi operativní nástroj
SIPOC je materializován vizuálním dokumentem, jako například:
S DODÁVKY: identifikace interních a externích dodavatelů, dodávání vstupních prvků
Já VSTUPY: seznam vstupů (informace, materiály atd.) krmících proces a transformovaných budoucími aktivitami
P PROCES: popis hlavních činností, kroků, úkolů a operací (bez podrobností), které transformují vstupy na výstupy
Ó VÝSTUPY: seznam výstupů (výsledky, produkce, dokumentace atd.) určených pro zákazníky (nebo pro další navazující procesy)
VS ZÁKAZNÍCI: identifikace interních a externích zákazníků, zprostředkovatelů a konečných zákazníků
Fáze implementace diagramu
Dodržováním logického přístupu je používání SIPOC efektivní a přitom jednoduché.
-
Předpoklad - sestavte tým, který bude na projektu pracovat.
Nástroj se používá formou workshopu pomocí tabule a poznámek Post-It nebo diagramu připraveného k použití vytvořeného v Excelu, PowerPointu atd.
Brainstorming je upřednostňovanou metodou pro identifikaci prvků, které charakterizují organizaci.
Popište postup
Toto je první krok. Nejjednodušší je začít s tímto úhlem: popište 4 až 6 hlavních operací prováděných v rámci studovaného procesu . Tím se dostanete k jádru věci. Doporučuje se opravit počáteční a koncové operace a poté dokončit činnosti spojené mezi 2 konci.
Důležitým bodem je držet se hlavních činností, aniž byste se ztratili v příliš mnoha detailech. Cílem SIPOC je vytvořit syntetický přehled.
Příklady otázek: čeho proces dosahuje? Jaké jsou hlavní činnosti?
Všimněte si východů
Jakmile víte, co proces dělá, popisuje jeho mechaniku, můžete vypsat výstupy.
Otázky: co proces přináší? Jaké informace, služby, dokumenty… můžeme najít na výstupu?
Počítejte zákazníky
Všimněte si externích a interních zákazníků, kteří těží z „výstupů“ předchozího kroku
Otázky: Pro koho jsou výstupní položky určeny? Kdo je bude používat? Kdo na ně čeká?
Identifikujte položky
Udělejte si inventuru vstupů, které podporují proces.
Otázky: čím se proces živí? Co potřebuje k fungování?
Vyhledejte dodavatele
Seznam prodejců, kteří dodávají vstupní položky.
Otázka: kdo poskytuje data, materiály, služby, dokumenty identifikované v předchozí fázi?
Další výhoda tohoto diagramu: každý krok umožňuje uzamknout předchozí a v případě potřeby vyplnit mezery. Například: uvedením seznamu zákazníků si tým může uvědomit, že byl vynechán výlet.
Na tento soubor odkazuje: Správa procesů - organizace společnosti
