Mít smysl pro organizaci je významným přínosem jak pro vás, tak pro váš tým! Je to také o jedna z měkkých dovedností vysoce oceňovaných společnostmi , protože mimo jiné vyvolává, že jste schopni zvládat priority, stresovat, být vizionářský ohledně svého poslání a že máte určitý smysl pro závazek.
I když je lákavé používat mnoho osvědčených metod zvládání práce, stresu a podobně, je důležité mít na paměti, že trénink těchto přístupů je často časově náročný a má své náklady, nikoli zanedbatelné.
Než se tedy na tato školení uchýlíte, je vhodné si ve svém každodenním životě vytvořit nějaké dobré návyky. Praktiky, které většinou vycházejí ze zdravého rozumu.
Rychlá navigace
- Smysl pro organizaci, soft-skills oceňované společnostmi
- Jak být v kanceláři efektivnější a tedy klidnější?
- Vědět, jak rozpoznat parazitické návyky a organizovat si pracovní prostředí
- Předvídat, předvídat
- Klasifikujte, určujte priority, plánujte
- Získejte pomoc (delegujte a používejte správné nástroje)
Objevit proč je smysl pro organizaci ve společnosti obrovským přínosem a jaké jsou různé páky - některé vycházejí z jednoduchého selského rozumu, jiné jsou méně intuitivní - fungovat tak, aby se zvýšila vaše efektivita v práci! Tipy, které lze uplatnit i ve vašem osobním životě!
Smysl pro organizaci, vyhledávaná dovednost
Být efektivní v práci neznamená tvrdě pracovat 8 nebo 9 hodin - někdy i déle. To může být případ výjimečných událostí nebo projektů, ale pokud je váš každodenní život součástí této šílené rasy o čas, je to sázka na jistotu, že se váš skutečný výkon blíží minimu.
Mít smysl pro organizaci vám umožní nejen pracovat klidněji a efektivněji - optimalizovat své dny, aniž byste vynechali několik přestávek, abyste si dobili baterie a cítili určité uspokojení, ale také aby vás ocenili jak vaši nadřízení, tak vaši zaměstnanci. A kolegové .
Tato schopnost je jednou z „měkkých dovedností“, které společnosti velmi vyhledávají. To je zcela pochopitelné z několika důvodů. Vědět, jak organizovat potenciální zákazníky, mimo jiné:
- mít osvícenou vizi svého poslání (jasně vnímané cíle, smysl pro důsledky svých činů a důsledků svého týmu, zručné řízení dovedností, optimální řízení změn atd.),
- činit účinná rozhodnutí za všech okolností (zejména v dobách napětí nebo konfliktů),
- vědět zvládnout nepředvídatelné ,
- poslouchat ostatní (když máte nos v řídítkách, je těžké nechat prostor ostatním),
- být schopen ponechte prostor kreativitě a inovacím ,
- ukázat odhodlání vůči jeho společnosti,
- spravovat svůj čas - a to vašich zaměstnanců - optimálně (organizovanost umožňuje mimo jiné být k dispozici a pozorný ke svému týmu, když to bude potřeba),
- zvládat stres a jeho emoce,
- vědět, jak odmítnout ,
- atd.
Tipy a triky pro zvýšení efektivity v kanceláři
Kromě dobře známých metod řízení času, stresu a efektivity v práci (Pomodoro, GTD, Eisenhower Matrix atd.), Které je samozřejmě třeba zvládnout, existuje několik dobrých postupů, které lze snadno a rychle implementovat. implementovat za účelem zlepšení své organizace.
Sebepoznání a zdravý životní styl
Účinnost začíná na vynikající znalost toho, jak to funguje, a minimální disciplína Vědět, jak zjistit, co ztrácí čas, vám umožní vyhnout se nástrahám ztracení a tím zvýšit efektivitu.
Nedostatek efektivity - osobní a / nebo profesionální - může mít několik příčin, které je nutné vědět, jak je identifikovat, abychom je neutralizovali:
- rozptýlení různé a rozmanité (chytrý telefon, který neustále vibruje, pípá nebo bliká, pokles koncentrace v důsledku neklidných večerů a / nebo nocí, spousta pozastavených souborů, které stále přibývají, hromadné, nepřečtené e-maily, atd.),
- sklon k otálení ,
- ztracený čas hledáním složku, pero, heslo atd.
- rozptyl v různých úkolech, které je třeba splnit …
Jakmile jsou tyto prvky spatřeny, je čas jednat! Ztlumte telefon nebo jej ztište, aby vás nerušila různá upozornění, když potřebujete například soustředit veškerou pozornost na důležitý soubor. Uspořádejte si také svůj pracovní prostor a zavádějte strategie pro optimalizaci času stráveného v kanceláři (viz následující body) a omezení nežádoucích poruch (zavřené dveře, v případě potřeby označení „nerušit“, včasné přesměrování hovorů k dokončení naléhavého případu, atd.).
Přitom to už není třeba demonstrovat zdravý životní styl má výrazně pozitivní dopad na kvalitu koncentrace, nálady, únavy, odolnosti vůči stresu , atd. Dostatečně spěte, pijte pravidelně (voda!), Účastněte se pravidelné fyzické aktivity, trávte čas se svými blízkými, omezte množství kávy a dalších notoricky známých stimulantů, dobře a dostatečně se najezte atd.
Prostředí příznivé pro práci
Organizovaný a přizpůsobený pracovní prostor, přiměřené a snadno dostupné kancelářské potřeby, dostatek světla, příznivé pracovní prostředí atd. Tady to všechno začíná. Tím zajistíte starejte se o své pracovní prostředí , ať už sdílené s ostatními, izolované nebo dokonce v co-workingovém centru nebo doma …
Předvídat, předvídat
Jakmile bude vaše prostředí optimalizováno a budou vytvořeny správné návyky, dostanete se k jádru věci …
- Naučte se hospodařit se svým časem : vyhýbejte se schůzkám, výletům nebo dokonce energeticky a časově náročným schůzkám s omezenou užitečností, zařiďte si několik přestávek a méně intenzivních okamžiků, během kterých můžete být například snáze vyrušeni nebo si dokonce domluvte pár okamžiků na bilancování a / nebo sbírat / poskytovat zpětnou vazbu od / svým zaměstnancům,
- Předvídat : vizualizujte si a zaznamenávejte úkoly, které je třeba splnit, stejně jako odpovídající termíny a stanovte si priority, pečlivě si připravte pracovní schůzky,
- Plán : určit pro každý úkol čas, který bude přidělen; rozpoznat varovné signály možného napětí nebo nevole v souvislosti s notoricky známou transformací, aby bylo možné jednat rychle a přiměřeně; ponechat prostor pro zpoždění a další možná zrnka písku.
Klasifikujte, určujte priority, plánujte
- Spravujte příchozí a odchozí informace : vyhraďte si denní dobu na správu e -mailů, dopisů atd. a zpracovávat přijaté a / nebo shromážděné informace, v případě potřeby je šířit, sdílet svůj rozvrh, zkrátka … komunikovat se svým týmem a dalšími pracovními partnery!
- Klasifikace: vyhněte se efektivnímu nakládání s několika velkými soubory současně nebo rozdělením na oddíly a postupujte spíše po malých krocích, než abyste procházeli všude (například rozřízněte velký projekt na několik souborů).
- Stanovit prioritu / upřednostnit: zvykněte si definovat (zejména pomocí Paretovy metody), co je naléhavé, co méně naléhavé, co nezávisí na vás nebo co může počkat nebo být delegováno na třetí stranu.
- Plán : v závislosti na různých úkolech, které je třeba splnit, na stupni priority každého z nich, na časovém limitu a na různých požadovaných zdrojích si vytvořte plán (například Ganttův nebo Ishikawův diagram vám může v této fázi velmi pomoci). ).
Delegujte a používejte správné nástroje
Jednou z klíčových dovedností manažera je vědět, jak delegovat a organizovat talenty a zdroje, které má k dispozici, s cílem celkové efektivity a kolektivního úspěchu.
Pokud jde o nástroje, které pomáhají profesionální efektivitě, je jich mnoho. Každý má něco, s různými náklady a pro různé účely.
V tomto článku jsme zmínili několik, ke kterým bychom mohli přidat jiný software (elektronické diáře, plány atd.). Neváhejte se také podívat na naši sekci „Organizace manažera“ a naše různé stránky věnované různým nástrojům a postupům souvisejícím s profesionální efektivitou nebo nám sdělit své vlastní metody!
