Slova odlétají, spisy zůstávají.
To by mohlo být velmi zjednodušené a stejně zjednodušené shrnutí této sekce! Ještě více to platí v našich stále více virtualizovaných světech. Nesmíme však zaměňovat kvantitu a kvalitu … Efektivní písemná komunikace vyžaduje jemné, lákavé a působivé pero.
Přehánění může zkreslit přenášenou zprávu a někdy dokonce mít opačný účinek, než se očekává. Tím se sníží na nic veškeré úsilí v oblasti komunikace.
Rychlá navigace
- Význam písemné komunikace v podnikání
- Různé písemné komunikační podpory manažera
- Kurýři
- Poznámka
- Zpráva
- Zpráva
- Prezentace
Písemná komunikace operativním a efektivním způsobem vyžaduje minimální přípravu a dobrou znalost některých osvědčených postupů. v této záležitosti: použití správného komunikačního média, duch syntézy, přizpůsobené psaní, pestrá slovní zásoba atd.
Proč je písemná komunikace důležitá?
V rámci své mise bude mít manažer mnoho příležitostí k písemné komunikaci:
- informovat : předávejte různé informace svým zaměstnancům, vaší hierarchii, externím partnerům atd.
- přesvědčit : Požádejte své zaměstnance, aby udělali takový a takový krok, vyvinuli takové a takové úsilí, přesvědčili klienta o výhodě výběru vaší nabídky a ne o konkurenci atd.
- předložit : nový produkt / služba, propagační nabídka atd.
- sbírat informace : se svými zaměstnanci, dodavateli, zákazníky, různými poskytovateli služeb atd.
- vyjednávat : napsat obchodní nabídku, vytvořit cenovou nabídku, vyjednat cenu, když není možné telefonovat z očí do očí atd.
Pokud znalost písemné komunikace není klíčovou dovedností vyžadovanou pro manažerskou pozici, faktem zůstává písemná komunikace je výhodou za takový příspěvek. Pro efektivní přenos informací je důležité vědět, jak psát různí partneři dobře napsané, jasné, čitelné a srozumitelné zprávy.
Velká část chyb, sporů, odmítnutí atd. pocházejí z chybné interpretace vyvolané chybou návrhu. Je proto nezbytné zvládnout písemnou komunikaci tím, že při každém psaní věnujete zvláštní pozornost syntaxi, slovní zásobě a gramatice.
Různé písemné komunikační podpory manažera
Aby mohl manažer komunikovat se svými jednotkami, hierarchií a různými partnery, má několik, více či méně formálních podpor. Každé z těchto médií bude privilegováno podle cíle komunikace, jeho kontextu, jeho víceméně důvěrné, právní povahy atd.
Pošta
Ať už je napsaná na papíře nebo na virtuální, pošta zůstává nejběžnějším komunikačním prostředkem v podnikání, někdy nahrazuje ústní komunikaci.
E-mailem
E -mail nebo e -mail je dnes nejrozšířenějším komunikačním prostředkem, pokud jde o komunikaci. Snadné použití, umožňuje syntetizovat diskusi, připravit schůzku, informovat atd.
Pro zvýšení efektivity by měla být známá některá pravidla:
- vybírejte příjemce moudře : e-mail je adresován přímo a osobně příjemcům. s možnou kopií partnerům, kterých se zpráva také týká. Dávejte pozor, abyste nepřetížili seznam příjemců a příjemců kopírovaných osob. Přijímání informací, které se nás týkají jen vágně, zvyšuje náš stres a snižuje naši efektivitu v práci.
- přesně popište účel e -mailu v předmětu : příjemce by měl být schopen na první pohled vědět, o čem je váš e -mail.
- zachovejte krátký formát pro tělo samotného e -mailu . Dostáváme spoustu e -mailů - které často konzultujeme na našich smartphonech - a ve skutečnosti čteme diagonálně. Je proto nezbytné dostat se rovnou k věci a vyhnout se zdlouhavým e -mailům.
Klasická pošta
Navzdory masivní dematerializaci dokumentů si papírová pošta, více formální než její elektronický protějšek, zachovává důležité místo v profesionálních vztazích na různých úrovních: právní, sociální, finanční, obchodní atd.
Při odesílání papírové pošty je třeba dodržovat některá pravidla:
- jasně identifikovaný odesílatel a příjemce : je to BA-BA komunikace. Dopis je napsán osobou / subjektem a je adresován jinému jasně identifikovanému. Je například moudré, když neznáte jméno osoby odpovědné za konkrétní službu, se kterou chcete komunikovat, předem se informovat, abyste jej osobně oslovili (přesně tuto osobu pojmenovali jejím jménem a případně jeho křestní jméno) e -mail. Ten druhý ho pravděpodobně dostane.
- určené místo a datum : 2 neškodné informace, které se mohou ukázat jako zásadní, zejména v případě sporu.
- objekt : stručně a přesně popisuje důvod pošty.
- Reference možné: v kontextu dopisů týkajících se projektu / probíhající aféry bude snazší se rychle zorientovat.
- zdvořilé vzorce : i když je tendencí vyhladit obvyklé pozdravy do jednoho a téhož výrazu bez ohledu na příjemce a tyto vzorce někdy působí pompézně, faktem zůstává, že by neměly být vynechány!
Poznámka
Slouží ke krátké komunikaci s vašimi spolupracovníky a dalšími členy vašeho oddělení. Musí být zahrnuty následující informace:
- povaha dokumentu : zde SERVISNÍ POZNÁMKA (pokud předáváte informace hierarchickým nadřízeným nebo osobám na hierarchické úrovni shodné s vaší, zaznamenáte pouze „POZNÁMKA“ nebo „MEMO“)
- odesílatel : jméno, křestní jméno, funkce a / nebo oddělení
- příjemce : jméno.s, jméno.s, funkce.s a / nebo oddělení.s
- úplné datum : den měsíc rok
- objekt : důvod vašeho hodnocení
- obsah : podrobné, ale stručné informace, které chcete předat
- podpis : vaše jméno a příjmení
Zpráva
Zpráva o schůzce se používá ke zprávě o tom, co bylo řečeno - a rozhodnuto - na schůzce. Je to referenční podpora pro ostatní operace. On musí být stručné, jasné a věcné a přepište následující informace tak, jak byly předány během uvedeného setkání :
- fotbalová branka schůzky: připomenutí programu,
- datováno schůzky: úplné datum (den, měsíc, rok),
- seznam účastníků : výpis dárků a zmínka o jakýchkoli výmluvách,
- kopie třetích stran : lidé nepřímo ovlivnění diskutovanými tématy (hierarchičtí nadřízení, externí poskytovatelé služeb atd.),
- diskutovaná témata : souhrn diskusí bez přidání osobních nebo subjektivních komentářů,
- závěry a případně přijatá rozhodnutí
- opatření, která je třeba provést se zmínkou o odpovědných osobách a datu skončení platnosti každé z těchto akcí,
- datum a místo případné další schůzky ,
- komentáře a obecná hodnocení.
Chcete -li (znovu) přečíst: vědět, jak si dělat poznámky
Zpráva
Psaní zprávy reaguje na stejné požadavky jako jakákoli jiná operativní písemná komunikace v podnikání: stručnost, jasnost, přesnost, atraktivní, vzdušné uspořádání atd. Cílem zprávy je poskytnout přesnou a operativní odpověď na nastolený problém, s látkou, stejně jako s formou, se bude zacházet více než kdy dříve.
Navíc je rozumné, že zprávy jsou obsahově obecně konzistentníimplementovat souhrn a logicky formulovat psaní. Kapitoly, názvy, titulky atd. budou uvážlivě použity ke zvýšení plynulosti čtení. Je také vhodné připojit jakýkoli dokument, který může pomoci porozumět zprávě nebo odůvodnit určité body v příloze.
Kromě toho je cílem zprávy obecně doporučení nebo názor určitého druhu na konkrétní téma, autor zprávy jde nad rámec skutečností, které odůvodňují jeho závěry .
Prezentace
Písemná prezentace nejčastěji přichází na podporu ústní prezentace. Jedná se tedy o dokument, který bude ponechán vašim partnerům. Rozložení, použití barev, jasnost textů, atraktivita, přesné informace … tolik prvků, které budou vyžadovat zvláštní pozornost.
Pokud se jedná o médium, na které se můžete spolehnout během veřejné intervence a které není určeno ke sdílení, bude rozvržení minimalistické a přitom účinné: hlavní myšlenky syntetizované ve 2–3 slovech napsaných tučně, ilustrovaných několika klíčovými slovy, která slouží jako poznámky, napsané dostatečně velké, aby byly snadno čitelné během vaší ústní prezentace. Můžete také použít různé barvy, abyste se v prezentaci snáze zorientovali - zvláště pokud máte ztrátu paměti.
