Role, která je často přehlížena a někdy svěřena zadavateli, vykonává důležité poslání dohledu a podpory projektového manažera v různých oblastech (liší se podle přijatých společností a organizací).
Definice role sponzorství projektu
- Rámování: vyjasnění potřeb zákazníků, stanovení cílů projektu, výkonových indikátorů, schválení výstupů atd. po konzultaci s dalšími zúčastněnými stranami.
- Zdroje: přímou mobilizací nebo získáním finančních nebo lidských zdrojů (včetně externích zúčastněných stran) nezbytných pro řádné provádění projektu.
- Rozhodnutí: když jsou nutné arbitráže.
- Techniky: poskytováním hloubkových odborných znalostí na podporu projektového manažera na základě jeho znalostí a know-how.
- Relé s řídícím výborem: na podporu pomoci přesvědčit CODIR a dosáhnout důležitých dohod. Všimněte si, že tato role zprostředkovatele funguje v obou směrech. Sponzor také informuje projektového manažera o požadavcích na horní hranici.
- Mezi supervizorem a poradcem, někdy koučem : poskytováním spolehlivých rad (nebo dokonce směrnic) v průběhu projektu a v případě potíží (řešení konfliktů, zpoždění, překročení rozpočtu).
- Animace řídícího výboru: zajistit, aby projekt šel správným směrem požadovaným tempem.
- Interní a externí komunikace: s různými rolemi propagace projektu a vysvětlování v různých fázích zaměstnancům a dalším zúčastněným stranám.
Poznámka: V některých případech je původcem volby týkající se projektového manažera sponzor.
Dobře provedeno, sponzorství projektu je ohromný akcelerátor, který pomáhá projektovému týmu dosáhnout stanovených cílů.
Profil ideálního sponzora projektu
Osvědčený vůdce, je to člověk s pevným základem v organizaci.
Někdy z výkonného výboru nebo řídícího výboru, tento zkušený zaměstnanec zná vnitřní fungování společnosti , jeho fungování, formální / neformální komunikační kanály a rozhodovací procesy pro interní lobbing. Ví o pákách, které je třeba aktivovat, aby bylo dosaženo uspokojení ve stanoveném čase. Je to žena nebo muž vlivu zaujímající pozici na vysoké hierarchické úrovni.
S silné naslouchací schopnosti , sponzor ví, jak se dostat do dosahu projektového manažera, aby slyšel a porozuměl tomu, co mu bylo nahlášeno. Ostřílený facilitátor , poskytuje odborně vyváženou podporu, která pomáhá projektovému týmu v jeho podnikání.
Rizika a limity sponzorství projektu
Efektivita akce sponzora spočívá v rovnováze mezi přílišným intervencionismem a nedostatečným zapojením. Náročné a přesto ústřední cvičení úspěchu této mise.
- S příliš rušivým sponzorem, vedení projektu může být neúčinné, protože jakékoli rozhodování bude muset ověřit sponzor. To zatěžuje procesy a vytváří v projektovém manažerovi pocit frustrace, který je škodlivý pro hladký průběh práce. V tomto typu situace je projektový manažer zbaven manévrovacího prostoru a v extrémních případech zůstává jednoduchým vykonavatelem.
- S neexistující podporou, sponzor nehraje svou roli, pokud to situace vyžaduje, protože byl jmenován. Projektový manažer je ponechán sám na sebe a setkává se s obtížemi v přístupu k potřebným zdrojům, ztrácí spoustu času při komunikaci a vyjednávání se zúčastněnými stranami … I zde je účinnost projektového řízení podkopána.
Kromě toho musí sponzor prokázat určitou neutralitu vůči řídícímu výboru. Je příliš závislý na své hierarchii a nebude schopen ujistit se o dostatečné vzdálenosti, aby mohl objektivně posoudit dobré chování projektu a obhájit uvážlivá rozhodnutí projektového manažera.
Rovnováha v akci, rovnováha ve vztazích autority, sponzorství vyžaduje dovednost a jemnost k vyjádření její plné hodnoty.
Klíče k úspěšnému tandemu sponzor-projektový manažer
Dobře namazané duo je výkonnostní faktor. Jaké jsou klíčové body pro optimální synergii?
- vzájemný vztah důvěry. Všechno začíná franšízou za všech okolností k navázání zdravého vztahu. K tomu je důležitá dobrá komunikace: pravidelná zpětná vazba od projektového manažera s cílem informovat sponzora o životě projektu, transparentní komunikace s ním atd.
- provozní režim definovaný od začátku : pravidla a postupy zavedené proti proudu, aby se předešlo nedorozuměním, nedorozuměním, napětí atd.
- neochvějný závazek sponzora v projektu: jak jsme již viděli dříve, je nezbytné, aby tato podpora byla věnována spolu s projektovým manažerem k provedení svěřené mise. Musí zajistit optimální dostupnost a nasadit veškerou energii potřebnou pro kolektivní úspěch.