Jaký je plán zatížení?
« Promiňte, tento měsíc to pro mě bude komplikované » ; « Ne, během tohoto období vám nebudu moci zaručit dostupnost tak a tak, už je na projektu X … ": Který projektový manažer nikdy neslyšel tyto fráze, když žádal zaměstnance nebo manažera, aby pracoval na projektu?"
Stejně jako při sestavování projektového týmu se rychle ocitáme tváří v tvář omezením stálé struktury. Nákladový plán je užitečným nástrojem k překonání těchto obtíží.
Definice
Plán zatížení je podpora popisující alokaci zdrojů po dobu trvání projektu. Jejím cílem jeoptimalizovat rozdělení zdrojů a dovedností podle potřeb a milníků projektů. Obvykle má podobu tabulky, ale stále častěji je integrována do softwaru pro řízení projektů.
Plán pracovní zátěže (někdy nazývaný „chronogram“) je někdy na určitých trzích vyžadován, aby uchazeč mohl prokázat svou schopnost zasáhnout v rámci služby. Kupující pak může sladit plánování odpovědné za obsah nabídky, aby posoudil její realitu a její soulad s očekáváními specifikací.
Proč sestavit plán zatížení?
- Proveďte první odhad rozpočtu
V životě projektu leží jeho koncepce mezi finalizací harmonogramu a přípravou rozpočtu. Konstrukce plánu zatížení umožňuje odečíst zdroje k mobilizaci prvního přistání, a to vynásobením procent zatížení na platy a dobu přidělení.
- Ukažte, že projekt má prostředky ke splnění svých ambicí
Sdělení plánu pracovní zátěže trvalé struktuře poskytuje záruky kontroly nad hierarchií zapojených zaměstnanců a šance na úspěch projektu.
- Spravujte projekt v reálném čase
Aby byl plán zatížení užitečný, musí být spravován: jeho struktura musí být zřejmá z přetížení nebo nadměrných kapacit a umožňovat předvídat nové potřeby podle rozmaru projektu (v případě potřeby použití externích zdrojů).
Limity plánu zatížení
Plán zatížení tvoří užitečná podpora pro řízení projektu, ale neměla by se stát cílem sama o sobě. Pokud plán zatížení není respektován, je to proto, že byl špatně dimenzován nebo protože parametr projektu se změnil nebo nebyl zohledněn.
Projekt je nejprve pilotován s ohledem na cíle (vyjádřené prostřednictvím specifikací projektu a monitorované pomocí řídicího panelu), a nikoli s ohledem na jeho zdroje. Plán pracovní zátěže proto musí být pravidelně kontrolován, aby byla zajištěna jeho soulad s ostatními aspekty.
Dávejte pozor, abyste neupravovali plán pracovní zátěže příliš často nebo bez konzultací se zaměstnanci nebo jejich nadřízenými, což je zdrojem diskreditace.
Provozní rozměr plánu pracovní zátěže navíc závisí na důležitosti, která je projektu přisuzována interně. Pokud projekt trpí nedostatečnou viditelností nebo důvěryhodností v rámci trvalé struktury, zdroje zobrazené v plánu pracovní zátěže jsou vysoce pravděpodobné pouze teoretické a v konečném důsledku znemožní dosažení cílů.
Proto je důležitý dialog s identifikovanými zaměstnanci a jejich hierarchií, aby se podpořila vize projektového manažera z hlediska přidělených zdrojů.
Fáze provádění plánu pracovní zátěže
Předpoklady
- Povaha a doba trvání úkolů : budou identifikováni ve vývojovém diagramu práce a v plánu, připraveném proti proudu.
- Dostupnost zaměstnanců : tato data mohou být shromažďována různými způsoby: od manažerů, od dotyčných lidí přímo nebo prostřednictvím softwaru určeného pro řízení pracovní zátěže zaměstnanců.
Porovnání těchto údajů odhalí určité nesrovnalosti. Například někteří zaměstnanci budou k dispozici pouze 50%, pokud jde o důležité úkoly. Zde by měl být vyjádřen talent projektového manažera, a to přeřazením určitých úkolů nebo jejich časovým vyhlazením - vše, pokud je to možné, po dohodě s dotčenými lidmi. Zejména bude nutné zajistit, aby nebylo ohroženo dosažení kritické cesty.
Strukturování
Plán zatížení lze sestavit ze dvou karet: záložka „plánování“, která bude zahrnovat tento typ tabulky (zde velmi zjednodušené):
Na druhé záložce půjde o chronologické sledování pracovního vytížení každého zaměstnance a jeho porovnání s původně uvedenou dostupností:
V závislosti na potřebách, načasování projektu nebo interních požadavcích můžeme upravit granularitu časového plánu nebo přidat sloupce, abychom odhalili rozpočtovou vizi.
Během fáze provádění
Může to být užitečné zobrazí na vytížení indikátor dokončení úkolů (procento, barevný kód). Toto monitorování musí být prováděno důsledně, aby při používání konzultantů zbytečně „nespálilo“ dostupnost spolupracovníků - což je vzácné - nebo externí zdroje - které jsou drahé.
Plán pracovního vytížení provází projektového manažera až do konce. On je zásadní pro zajištění dodržování triptychu nákladů a termínů a zaručit důvěryhodnost projektu z hlediska jeho realizace.
