Co je to organizační schéma?
Je to informativní a organizační nástroj používaný ve společnostech k určení hierarchických, organizačních a funkčních vazeb, které existují mezi různými profesemi ve vaší struktuře.
Je to fotografie v okamžiku „T“ pozic zastávaných ve vaší organizaci a vztahů, které mezi nimi mohou existovat.
Je to také nástroj pro distribuci úkolů v rámci společnosti.
Utility a role: k čemu to je?
Organizační schéma je především komunikačním nástrojem, který má usnadnit pochopení vztahů a vazeb existujících v rámci společnosti.
Splňuje následující cíle:
- Pochopení fungování organizace společnosti nebo týmu pro nováčka.
- Lepší znalost partnerů, jejich rolí ve společnosti, mezipodnikové odkazy a vztahy podřízenosti které v něm mohou existovat. Díky tomu každý pozná své právoplatné místo v týmu, již neexistují žádné nejasnosti ohledně hierarchických pozic. Toto mapování proto výrazně podporuje efektivitu v podnikání.
- To je také nástroj pro analýzu dysfunkce. Je užitečné, aby členové vedení v případě potřeby opravili stávající organizační problémy.
- On usnadňuje optimalizaci organizace předefinováním úkolů přidělených zaměstnancům. Tento nástroj tedy přispívá ke snížení náklady na vaši mzdu.
- Používá se externě (klienty nebo partnery), je to pro ně prostředek identifikovat fungování společnosti a efektivně rozlišovat partnera na které se obrátit na základě jejich konkrétní potřeby.
Aby byl tento dokument účinný, musí být neustále aktualizován (během vnitřní mobilita , z a Vytváření pracovních míst nebo do příchod nového zaměstnance ve společnosti). Je to živý dokument, který má smysl, pouze pokud je pravidelně aktualizován.
Regulace: co říká zákon?
Neexistuje žádná zákonná povinnost vytvořit takové zastoupení. Jedná se o praktický a velmi doporučovaný dokument, ale v žádném případě povinný.
Jak vytvořit organizační schéma?
Návrh tohoto nástroje prochází několika základními fázemi:
- Vyberte si zaměstnance odpovědného za jeho vývoj. Tato osoba musí mít grafické dovednosti a dostatečnou senioritu, aby porozuměla konkrétnímu fungování společnosti.
- Vytvořte si inventář všech pozic, které tvoří vaši strukturu.
- Určete funkční vazby existující mezi jednotlivými profesemi i jejich podřízenými vztahy.
- Pokračujte grafickým designem této kartografie.
Různé typy stávajících organizačních schémat:
Existují 3 hlavní typy, které představují různé hodnoty fungování společnosti.
Organizační schéma pyramidy
Nejčastěji se používá v podnikání. Svislé čáry určují vztah podřízenosti (nejvyšší úroveň hierarchie je v horní části diagramu). Vodorovné čáry ukazují úlohy na stejné hierarchické úrovni se vztahem peer-to-peer.
Zde je příklad:
Organizační schéma stromu
Odečet je zleva doprava, vlevo je nejvyšší úroveň hierarchie společnosti.
Složený organizační diagram
Mix mezi pyramidou a stromem. Proto se čte současně shora dolů a zleva doprava.
Volba nástroje
K usnadnění návrhu tohoto grafického dokumentu je vám k dispozici několik počítačových nástrojů.
Nejpoužívanějším médiem zůstává sada Microsoft Office, která má výhody:
- pro snadný přístup (Word, Power Point a Excel, přední software v profesionálním světě),
- snadné použití, protože poskytuje přístup k již existujícím diagramům (nazývaným „SmartArts“), které budete muset vyplnit pouze svými interními informacemi (názvy pracovních pozic, jména příslušných zaměstnanců, fotografie, které usnadní čtení a vytvoří živější dokument) ),
- je to také velmi účinný nástroj, který nabízí rozmanité, jasné a snadno interpretovatelné diagramy.
Přidáním fotografie každého zaměstnance je organizační schéma uživatelsky přívětivější a umožňuje vám dát tvář jménům
Výrobní poradenství
Aby byl tento dokument čitelnější a srozumitelnější, měl by být na první pohled jasný a čitelný, proto jej nepřetěžujte informacemi.
Čím je struktura větší, tím bude organizační schéma méně podrobné, aby se omezila obtížnost čtení a riziko ztráty významu.
Také v případě velké společnosti je užitečný globální pohled, ale může být nutné také navrhnout jeden pro každé z oddělení tvořících strukturu, aby se usnadnilo porozumění a čitelnost.
Limity tohoto nástroje
Pokud jde o rozdělení úkolů ve společnosti, není tato hierarchická reprezentace tím nejpřesnějším nástrojem. Všechny úkoly a mise spojené s profesí jsou přesně definovány v popisu práce zaměstnance . Tento nástroj poskytuje pouze globální pohled.
Navzdory své užitečnosti tato reprezentace struktury zůstává pouze diagramem , je to tuhý nástroj a velmi nepružný. Nevyzdvihuje univerzálnost profese a průřezovost misí spojených s každou pozicí.
Ve společnosti v neustálém pohybu, to není dostatečně flexibilní nástroj, který by stačil k vyjádření složitosti organizace od společnosti.
Moderní podniky stále více propojují a zadávají velké množství úkolů a zakázek externím dodavatelům. Vývojový diagram tyto provozní režimy nezvýrazňuje.
Taková fotografie vaší společnosti je v konečném důsledku užitečným, ale ne dostačujícím dokumentem pro úplné porozumění vaší vnitřní organizaci.
Když je dobře udělaný a jasný, přesto zůstává velmi účinným nástrojem pro stanovení celkového fungování struktury, poskytuje celkovou vizi, která usnadňuje porozumění a přivlastnění zaměstnanců, kteří ji integrují, a externích kontaktů
