Tiché schůzky: Ticho a produktivita na schůzkách

Přicházejí přímo z USA a jsou již testovány některými velkými vůdci (zejména Jeffem Bezosem, generálním ředitelem společnosti Amazon nebo dokonce, tiché schůzky - nebo tiché schůzky ve francouzštině - jsou diskrétní. Byly by však produktivnější než tradiční schůzky.

Steven G. Rogelberg, významný americký profesor managementu - rovněž konzultant pro velké skupiny, skutečně provedl analýzu účinnosti setkání a fenoménu opětovného shledání. Zjistil to workshopy, kde bylo mluvení zcela zakázáno nebo jen na určitou dobu, byly produktivnější.

Poté dostal nápad nahradit hlučné orální bainstormings, kde jsou účastníci někdy nuceni hlasitě mluvit, aby je slyšeli, „brainwritingy“. Cílem je, aby si každý místo mluvení anonymně zapsal své nápady a myšlenky na papír. Facilitátor pak může papíry buď náhodně distribuovat skupině, nebo je vystavit, aby si je každý mohl přečíst a případně doplnit.

Co je to „tichá schůzka“?

Schůzku lze uspořádat virtuálně nebo fyzicky. Cílem takové relace je umožnit všem účastníkům přečtěte si podrobný obsah schůzky, promyslete ji jednotlivě Za prvé, v případě potřeby vyjádřit své myšlenky a jiné nápady, poznámky atd. písemně jak a kdy anonymně než se dá všechno dohromady.

Mluvení může být zcela zakázáno nebo také pouze na dobu předem definovanou, během níž může každý účastník buď písemně přemýšlet o nastoleném problému, nebo vzít na vědomí dokument distribuovaný zprostředkovatelem a poskytnout svůj názor. Kompletní atd. .

Jednou z možností je stanovit na začátku každé schůzky chvilku ticha, během níž si každý účastník najde čas na (opětovné) přečtení programu, problému, který má být projednán, a cíle uvedeného setkání. Poté, až poté, otevřete slovo a výměny. To umožňuje facilitátorovi ujistit se, že každý je obeznámen s předmětem, který má být zpracován, a že reflexe bude plodná.

Výhody a omezení

Pokud jsou tato tichá setkání stále relativně vzácná, faktem zůstává, že nabízejí značný počet výhod, když víte, jak je vést.

Silné body

  • Dalo by to vzniknout větší efektivita myšlení a vytvářejí pro účastníky méně stresu s atmosférou vedoucí ke koncentraci.
  • Písemná stránka setkání vyvolává a lepší příprava programu jednání, různých témat k projednání a cílů .
  • Anonymita anotací uděluje a demokratičtější aspekt výměn a nabízí každému příležitost vyjádřit se a / nebo být vyslechnut beze strachu vypadat směšně nebo soudně.
  • The nápady jsou kreativnější, promyšlenější a lepší kvality než při ústních debatách.
  • The účastníci mají čas vstřebat informace dodáno jim,
  • The méně zbytečné nebo neplodné diskuse ,
  • Ti, kteří chybí, mají přesný a podrobný záznam o schůzce.

Nevýhody

  • Příprava tiché schůzky však vyžaduje více času. než klasické setkání.
  • Tyto tiché relace jsou není příliš vhodný pro dlouhé workshopy .

Jak zorganizovat tichou schůzku?

Tato setkání mohou být zcela tichá - vše probíhá písemně - nebo jen částečně - začínají tichým čtením problému, který je třeba řešit, a poté jsou otevřena ústním debatám.

Mohou mít různé formy:

  • Setkání, kde jsou všichni fyzicky přítomni ve stejné místnosti, během níž se celé zasedání nebo jeho část koná v tichosti.
  • Vzdálená setkání pro které každý účastník písemně komunikuje s ostatními prostřednictvím softwaru, jako je skype (tento typ setkání se pak nazývá „tichý skype“). Informace jsou tedy přenášeny písemně, přičemž každý sleduje, co bylo řečeno.

Víc než kdy jindy je role facilitátora / facilitátora v tomto typu setkání zásadní. Je proto důležité připravit se efektivně.

  1. Příprava

    • Napište podrobný program, který zašlete zájemcům a který obsahuje:
      • hodinově, uspořádání schůzky (virtuální, fyzická - v takovém případě určete přesné místo schůzky).
      • účastníků - identita, pozice atd. Uveďte jméno facilitátora.
      • typ schůzky : upřesněte průběh této tiché schůzky - obvykle 30 minut tichého čtení, po kterém následuje písemná nebo ústní debata, jejíž délku musíte také definovat (proměnná v závislosti na předmětu schůzky a problémech). Pokud je třeba zvážit několik důležitých položek, neváhejte rozdělit schůzku na několik schůzek po sobě.
      • položky, o kterých se bude diskutovat.
      • fotbalová branka detaily schůzky
    • Připravte - nebo si připravte - dokumenty, které se budou číst v tichosti:
      • Ke každé obsažené položce napište jeden dokument, včetně všech důležitých informací potřebných k diskusi.
      • buďte jasní a konkrétní, používejte věty, nejen klíčová slova. Cílem je zahájit dialog.
      • zahrňte co nejvíce informací, abyste nemuseli hledat informace jinde.
  2. Vedení tichého jednání

    • Rychle si vzpomeňte na průběh pracovní relace zejména uvedením času přiděleného různým fázím schůzky.
    • Začít s požadovat tiché čtení distribuovaných dokumentů .
    • Ujasněte si, že před komentováním nebo pokládáním otázek se doporučuje přečíst si dokumenty až do konce.
    • Každý z účastníků anotuje dokumenty jeho komentáře, názory atd.
    • Během této doby čtení a písemných komentářů již může facilitátor - vy nebo jiná předem určená osoba - určit položky, které budou vyžadovat ústní diskusi - protichůdné názory nebo zdroje nedorozumění a / nebo konfliktů atd.
    • Uveďte konec doby ticha .
    • Proveďte diskuse na základě prvků, které jste zaznamenali v písemných komentářích.
  3. Ukončení zasedání

    Před přerušením schůzky určíte, jaké akce budou provedeny, do jakého termínu, kým a případně stanovíte novou tichou schůzku.

wave wave wave wave wave