Je nezbytné, ať už pro manažera nebo členy jeho týmu, mít jasnou vizi cílů a výzev různých svěřených misí, udržovat klidné pracovní klima a přispívat k osobní efektivitě každého z nich, ale také ke kolektivní efektivitě.
K tomu existuje nástroj impozantní efektivity pro ty, kteří vědí, jak ho používat: zpětná vazba.
Z čeho se skládá zpětná vazba?
Tento anglicismus - který lze přeložit jako „zpětná vazba“ - označuje pokračování, pravidelný bod mezi manažerem a jeho spolupracovníky s ohledem na vynaložené úsilí nebo chování, které je třeba upravit. Může to být také přístup, který probíhá mezi zaměstnanci mezi sebou nebo dokonce mezi různými manažery společnosti. Účelem takového přístupu je neustálé zlepšování.
Tento nástroj je součástí globální komunikační přístup a může mít různé aspekty.
Aby byl navíc účinný a konstruktivní, musí být založeny na přesných, faktických a pozorovatelných prvcích . Jakýkoli úsudek jednotlivce bude muset být zakázán pod pokutou za zneplatnění celého procesu a s devastujícím účinkem na atmosféru a zcela kontraproduktivní.
Cílem je povzbuzujte jednotlivce, aby udržel tempo, zvýšil svůj výkon nebo dokonce napravil určité akce / chování .
Zpětný rozhovor by měl otevřený dialog pokud jde o dotyčné chování a / nebo jednání. V žádném případě to není monolog ze strany toho, kdo to dodává.
Různé typy zpětné vazby
Rozlišujeme různé efekty zpětné vazby v závislosti na akci a / nebo chování, na které se vztahují, a na požadovaném cíli. Ve všech případech, zpětná vazba musí být poskytována s ohledem na osobu, které je určena.
Negativní zpětná vazba
Delikátní, nicméně hlavně používaný manažery, kteří z různých důvodů opouštějí pozitiva (koncepce managementu, skromnost, neobratnost atd.), Si tento typ zpětné vazby, poskytovaný konstruktivním způsobem, klade za cíl zlepšení a postup. Cílem je, aby si každý uvědomil své chyby a slabosti a učil se z nich. Pokud je chyba lidská, je důležité vědět, jak se z její šance poučit.
Viz také „Jak se vypořádat s kritikou“.
Pozitivní zpětná vazba
Často přehlíženo - nesprávně, ale je snazší ho doručit než negativní zpětná vazba, tato pozitivní zpětná vazba na provedenou akci nebo chování je silným motivačním faktorem. Ve skutečnosti to pro zaměstnance spouští pozitivní dynamiku. Upevňuje sebevědomí, stimuluje kreativitu a posiluje soudržnost týmu. Ctnostný kruh, který se rychle šíří do celé společnosti.
Příklady pozitivní zpětné vazby: gratulace, uznání konkrétní dovednosti,
Opravná zpětná vazba
Slouží k přenastavení pracovní osy nebo chování zaměstnance, když se zaměstnanec ubírá špatným směrem, má za cíl být lépe vnímán, konstruktivnější než pouhá negativní zpětná vazba. Jeho účelem je přinést změnu přístupu zaměstnance v konkrétním kontextu .
Má formu konstruktivní kritiky: zlepšení takového nebo takového konkrétního bodu, „odborné“ rady, koučování atd.
Pamatujte: před zpětnou vazbou je důležité udělat krok zpět - pokud není situace vážná a nikoho neohrožuje.
Zájem o proces zpětné vazby
Výhody implementace takového přístupu ve vašem oddělení / společnosti jsou četné:
- Udržujte vztah důvěry se členy svého týmu přirozenou a otevřenou komunikací.
- Ujistěte se, že to všichni pochopili své poslání a jde správným směrem.
- Dejte více smyslu misi každého člověka : díky tomu, že si zaměstnanci uvědomují zákeřnosti a důležitosti a důležitost svého poslání, jsou zodpovědnější, angažovanější a samostatnější. Kolektivní inteligence je tím posílena.
- Rozpoznat práci, dovednosti a talent členové jeho týmu: pravidelným zdůrazňováním kvalit a úspěchů.
- Oříznutí a nabídnout zaměstnanci možnost opravit situaci na probíhajícím souboru, opravit chybu, která zůstala bez povšimnutí atd.
- Umožněte zaměstnanci postupovat , zlepšit jeho přístup k projektu, dané misi atd.
- Odstraňte všechny překážky / potíže od prvních příznaků: komunikujte bez čekání, až to na jakékoli straně degeneruje. Skutečné nepohodlí, které nebylo vzato v úvahu dostatečně brzy, nejenže vyvolává odpor, vztek nebo hořkost mezi protagonisty, ale může mít také katastrofální důsledky pro tým, dokonce i pro společnost … Je proto nezbytné komunikovat co nejdříve..
- Pro manažera je to příležitost zhodnotit jeho styl řízení , proveďte jakékoli opravy a zdokonalte se v praxi svého umění lépe se poznáte …
Nastavte proces zpětné vazby
Tento přístup je součástí globální komunikační strategie v rámci společnosti. Zaměstnanci musí být informováni o existenci této praxe a znát její výhody a nevýhody.
Přístup se zhmotňuje podle pravidelné, rychlé a strukturované rozhovory se zpětnou vazbou. Aby byl konstruktivní a smysluplný, musí být rozhovor proveden do 24 až 48 hodin od uvedeného chování. Kromě toho tento přístup ztrácí svůj význam.
Proveďte úspěšný rozhovor se zpětnou vazbou
Jako každá výměna se připravuje i takové neformální setkání. Je důležité, aby každý z protagonistů byl k dispozici a připravený.
Některé způsoby úspěšné zpětné vazby:
- Vytvořte atmosféru důvěry v týmu / oddělení / společnosti: zaměstnanci se musí cítit respektováni, nasloucháni a zvažováni.
- Vyberte si správný čas poskytnout zpětnou vazbu: i když jsou tato setkání spíše neformální, je důležité naplánovat schůzku v době, kdy jsou 2 protagonisté plně k dispozici.
- Vyberte správné místo a formulář : vyberte si dostatečně tiché místo, aby vás každé 2 minuty nerušilo a / nebo nerozptylovalo, a dejte setkání neformální, ale strukturovaný charakter.
- Vezměte si dostatečný odstup před poskytnutím zpětné vazby: reakce pod vlivem emoce - zvláště negativní - je zřídka relevantní. Kromě toho je vhodnější použít relativně neutrální tón, aby byl zbaven jakýchkoli parazitických emocí a vedl toho druhého, než aby ho soudil.
- Vycházejte ze skutečností, aktů nebo pozorovatelných a měřitelných prvků : úspěšná zpětná vazba je poskytována bez jakéhokoli úsudku o osobě. Manažer dává zpětnou vazbu o akcích svého spolupracovníka a ne o jeho osobnosti, jeho fungování, jeho charakteru atd.
- Projevující empatii : komunikujte s přihlédnutím k fungování a potřebám toho druhého, procvičujte aktivní naslouchání, přeformulování, aby nedošlo k nedorozumění.
- Buďte pravdiví a shovívaví : autenticita, upřímnost a laskavost jsou základními prvky.
Zpětná vazba je silnou pákou pro komunikaci a správu. Objevte SKS-Stop-Keep-Start, jednoduchý a účinný nástroj, který vám v tomto procesu pomůže, nebo dokonce Johariho okno pro lepší poznání sebe sama a jeho způsobu komunikace s ostatními.
