Struktury velmi často zůstávají uzavřeny v operacích, ve kterých jsou schůzky organizovány ze zvyku. Otázka jejich užitečnosti a způsobu, jakým jsou vedeny, nejsou zpochybňována, zatímco by bylo možné provést zlepšení.
Přemýšlení o jiném způsobu provozu umožňuje vymanit se z rutiny, dát týmům nový impuls a především získat efektivitu.
V závislosti na vašich tématech a cíli, který si stanovíte, můžete určit techniku animace, která bude nejlépe vyhovovat vašemu problému.
Vizualizujte očekávaný výsledek
Jaký je účel setkání? Co chcete získat na konci tohoto? Otázka se může na první pohled zdát hloupá, ale umožní vám definovat její orientaci. Může to být informovat, přemýšlet o projektu, analyzovat situaci, sestavit akční plán, učinit rozhodnutí, vyřešit konflikt nebo najít dohodu …
Jakmile je tato volba provedena, můžete přemýšlet o nejvhodnější samotné technice animace, která vám usnadní přístup k výsledku. Abychom vám pomohli, níže najdete některé techniky, které vám umožní přidat hodnotu vašim schůzkám.
Chcete-li použít obrázek související s hudbou, rozhodli jste se pro hudební dílo, které se chystáte skládat. Nyní jste dirigentem, který odpovídá za koordinaci vystoupení vašich účastníků. Jsi na řadě !
Základní pravidla, která je třeba dodržovat
Účinnost skupiny je mezi 5 a 10 lidmi. Více než 10 lidí se pravděpodobně rozdělí na podskupiny a pod 5 lidmi může silná osobnost zničit účinnost skupiny. Optimální počet účastníků pro efektivitu je tedy mezi 6 a 9.
Dokud existuje několik členů, jako v rodině, jakákoli instituce, společnost nebo správa musí nejprve stanovit pravidla hry. Nejde o zavedení přísných předpisů, ale o vytvoření atmosféry důvěry stanovením jednoduchých pravidel slušnosti:
- každý se může vyjádřit,
- slovo každého je respektováno,
- všechny komentáře mají být konstruktivní,
- …
Tato pravidla lze upravit podle reakce, která má být poskytnuta.
Různé typy animací
Kulatý stůl
Facilitátor naznačuje účastníkům, kteří studují, než se vystřídají, téma reflexe. Když tour de table skončí, facilitátor syntetizuje různé odrazy na desce.
Tato metoda umožňuje:
- podporovat individuální reflexi,
- zapojit veškerou pomoc,
- získat zpětnou vazbu a pocity od každého účastníka.
Mapa mysli
Místo toho, aby byl rozebrán jako dříve, různé myšlenky jsou organizovány a strukturovány. Spoléháte na to, že skupina vytvoří stromovou strukturu, pomocí různých barev nebo obrázků ilustruje různá slova.
Tato animační technika:
- podporuje zapamatování,
- usnadňuje kreativitu prostřednictvím asociací myšlenek,
- umožňuje strukturovat informace stejným způsobem jako mozek,
- dodává energii skupině a vytváří interaktivitu.
Brainstorming
- Facilitátor představuje téma k zamyšlení na tabuli, které by nemělo být rozděleno na několik otázek.
Účastníci hovoří podle svého uvážení a dávají volný průchod své představivosti. Ostatní přítomní uvedené myšlenky nekomentovali. Regulátor to jednoduše přeformuluje, pokud to považuje za nutné, povzbuzuje publikum, aby promluvilo, a zaznamenává nápady na tabuli a kategorizuje je. - V malých skupinách po dvou nebo třech lidech účastníci reflektují navrhované nápady a klasifikují je podle priorit a sdílet své myšlenky s publikem. A konečně, facilitátor po těchto prezentacích nabízí shrnutí k dosažení řešení.
Brainstorming umožňuje:
- podporovat vznik nových myšlenek bez omezení představivosti,
- realizovat kreativitu,
- podporovat a rozvíjet týmovou práci.
Případová studie
- Facilitátor uvádí konkrétní situaci slouží jako výchozí bod k zamyšlení.
- Každý účastník studuje otázku a poté se vytvoří podskupiny dvou až pěti lidí v následujících situacích :
specifikovat různé aspekty problému,
navrhnout řešení,
uchovat návrh a jasně jej sdělit. - Nakonec, každá podskupina představuje syntézu všem účastníkům, aby identifikovali řešení tím, že je upřednostní.
Případová studie umožňuje:
- hloubkový odraz,
- podporovat týmovou práci,
- vyřešit problém.
Přelom otázky
- Každý účastník na listu uvede situaci týkající se problému technického nebo skupinového managementu.
- Každý předá svůj list svému sousedovi, který nabídne řešení. Prostěradla jsou rozeslána kolem stolu a každý přidává své detaily a komentáře. List by měl být složen s každým průchodem, aby účastníci nebyli ovlivněni předchozími komentáři.
- List se vrátí odesílateli kdo studuje návrhy, vytvořte si názor a prezentujte jej skupině.
Obrat otázky umožňuje:
- čerpat přímou inspiraci z názorů ostatních,
- otevřít se dalším zkušenostem nebo názorům,
- uvědomit si a zamyslet se nad tématy nastolenými skupinou.
Diskuse o smíru
Vezměte si příklad pracovní skupiny, ve které se schůzky konají ve vypjaté atmosféře, kde se mezi zaměstnanci vyvíjejí nepřátelství. Pokud chcete tyto uzly rozvázat, vedete smírčí diskusi.
Další příklad, kdy kolegové denně udržují napjaté profesionální vztahy. Jste si vědomi toho, že to otráví pracovní vztahy mimo tyto osobní spory a sabotuje týmového ducha.
V těchto situacích, manažer se setká s protagonisty a požádá je, aby vyvinuli úsilí o lepší spolupráci.
Místo schůzky s každým kolegou jednotlivě - což v mnoha případech bude zbytečné, nabídněte, že si s vámi promluvíme, aby bylo možné problém definitivně vyřešit, než bude složitější. Vypořádejte se se zlem u kořene a jednejte!
Nejde o uspořádání boxerského zápasu, ve kterém budete počítat body, ale povzbudit je, aby vyložili karty na stůl, „vyprázdnili tašku“ a tím se osvobodili od svých potlačovaných emocí - pro ně destruktivních. sebe i své okolí, ať už soukromé nebo profesionální.
K tomu jim nabídnete konkrétní rámec pro diskusi (každý mluví postupně, žádný úsudek ani kritika …).
Řešení kořene problému znovu obnoví důvěru.
Stejný postup můžete navrhnout před schůzkou, kde je velmi obtížné diskutovat. Díky tomu, že se partneři zbaví frustrace nebo nedorozumění, bude možné diskutovat klidněji.
Vytvořte si vlastní techniku
Pokud se vaše zasedání neomezují na přísný právní nebo institucionální rámec (představenstvo, výbor atd.), Můžete experimentovat s jinou technikou a určit typ facilitace, který nejlépe odpovídá vašim otázkám.
Tyto změny, tyto nové způsoby přístupu k otázkám dodají vašemu týmu, vašemu profesionálnímu doprovodu, vašim schůzkám nový impuls a budou efektivnější.
Promyslete si to tedy před příští schůzkou a vyzkoušejte si to v relaci!
Autor - Eric CRAIPEAU -
Administrativní atašé od roku 2008, v rekonverzi po vojenské kariéře, Eric zastával několik pozic, během nichž byl povolán organizovat a účastnit se mnoha setkání v rámci vedení sociálního dialogu.
Vášeň pro osobní rozvoj a vztahy, které lidé udržují v sociální a profesní oblasti, chce sdílet své zkušenosti a poskytnout některé cesty, které mohou vyživovat myšlení každého.
Sdílí své zkušenosti prostřednictvím knihy, kterou napsal: „Vítězná setkání“.
* K dispozici u našeho partnera Amazon
