Týmový briefing: uspějte na svých krátkých poradách

Briefing meeting je velmi zajímavý nástroj, jak být svým zaměstnancům co nejblíže. Má to dvojí výhodu: umožňuje vám okamžitě sdělit důležitá fakta a ještě více zapojit svůj tým. Po podrobnější návratnosti zájmu o tento nástroj vám navrhneme zaměření na osvědčené postupy v této záležitosti. Cíl: že můžete konkrétně použít brief ve svém managementu.

Co je to týmový briefing?

Jedná se o přímý způsob komunikace se všemi vašimi zaměstnanci, podobný mini setkání. Vyznačuje se neformální stránkou kde výměna je prioritou . Každý se může vyjádřit k tématu, které spouštíte, klást otázky …

Pokud jde o způsoby, účastníci stojí stejně dobře jako ve stoje. Možná jste už slyšeli o technice setkání ve stoje. Obvykle se to dělá pro týmové porady!

Proč používat tento nástroj?

Celkově tento nástroj pro správu používáte buď opakovaně a organizovaně - ex. každé pondělí pro zhodnocení nadcházejícího a minulého týdne - buď ad hoc když vyvstane potřeba informací (sdělení vedení, které má sdělit, nepředvídaná událost atd.).

V případě plánovaných schůzek členové týmu mají obvykle možnost požádat o přidání témat na pořadu dne.

Zájem o briefingová setkání

Nyní se podívejme na hlavní výhody:

  • předat zprávu okamžitým shromažďováním zpětné vazby od týmu,
  • předvídat dysfunkce nebo najít rychlá řešení,
  • zapojit lidi v kolektivním úspěchu a rozvíjet jejich pocit sounáležitosti,
  • naplnit firemní kulturu sdílením vize, misí,
  • sbírat nápady a návrhy od vašich zaměstnanců,
  • předvídat zvěsti ujímat se vedení prostřednictvím jasné a jednoznačné komunikace,
  • umožnit každému znát roli ostatních v týmu,
  • usnadnit koordinaci týmu ,
  • efektivně informovat o průběhu úkolů každého a dosažení společných cílů,
  • znovu mobilizovat vojska ,

ale také posílit váš vůdčí obraz !

Stručně řečeno je výkonný nástroj pro správu, který vás přiblíží vašim zaměstnancům . Je to dokonce zásadní při vaší činnosti manažera.

Jak vést týmový brief

Frekvence

Pokud je váš brief naplánován, může se konat každý týden . Někteří manažeři organizují jeden denně. Měří se podle problémů, týmu, kontextu atd. Rychlost a pragmatičnost tohoto setkání prosazuje časté používání.

V případě výjimečné komunikace vám nic nebrání vyvolat mini schůzku mezi 2 naplánovanými briefy.

Doba trvání

Stručný je podle definice krátký. Nechte působit maximálně 30 minut.

Dávejte pozor, aby z toho nebylo „klasické“ setkání s nekonečnými debatami.

Místo

Je velmi běžné držet tuto výměnu v pracovním prostoru vašich spolupracovníků. Tato praxe má výhody i nevýhody. Jednou z výhod je posílit rychlou, neformální stránku bez „schůzky“ . Na druhou stranu, rizikem není plně upoutat pozornost všech protože posledně jmenovaní, protože jsou blízko svých pracovních stanic, se nemusí úplně odpojit. Vidět tedy podle konfigurace prostor.

V některých případech to odlehlé místo poblíž pracovních stanic dělá velmi dobře.

V případě, že zaměstnanci zůstanou na místě, trvají na zastavení jejich činnosti , aktivovat přesměrování hovorů atd. Zkrátka udělejte vše pro to, abyste nebyli rušeni.

Udržujte schůzky ve stoje má mnoho výhod: vyhnout se trávení času nad detaily, což vám umožní odříznout se od své činnosti přijetím jiné polohy, než sedět před počítačem.

Počet zúčastněných

Pro usnadnění výměny nepřekračujte deset účastníků. Pokud řídíte velký tým, mějte několik briefů (podle oddělení, podle projektu atd.) podle nejrelevantnějšího seskupení podle řešených témat a problémů.

Příprava

Rychlý bod neznamená nedostatek přípravy. Předvídejte dotazy, shromažďujte důležitá data atd. pro aby byl briefing co nejefektivnější a posílit svou image profesionálního manažera.

Osvědčené postupy pro úspěšný briefing

  • Předem oznámte probraná témata, cíle a také to, co od každého očekáváte . Při hledání rychlé efektivity musíte okamžitě upoutat pozornost publika. Použijte reklamu nebo šokující frázi typu: „Odvedli jste mimořádnou práci“, „Obrací se k nám obrovská příležitost“, …
  • Seznam rychle ústně, na tabuli nebo předváděcím sešitu (viz soubor metod o použití předváděcího sešitu), předměty, kterým se chcete věnovat
  • Zadejte maximální dobu trvání
  • Pozvěte své zaměstnance, aby se vyjádřili a získali zpětnou vazbu , nemonopolizujte podlahu. Dávejte pozor, abyste během briefu neotevřeli nekonečnou debatu, která je v rozporu s jejím účelem. Shromážděte informace a naplánujte si speciální schůzku k vyřešení problému.
  • Ukažte skutečnou ochotu naslouchat a nepředstírat . Nebudete své členy týmu dlouho oklamat, aby věřili, že dáváte pozor na to, co říkají. Konkrétně, pokud se neberou v úvahu žádné návrhy nebo eskalace problému, budou další slipy sterilní. Po zohlednění poznámek naopak zhodnoťte pokrok.

Na tento soubor odkazuje: Nástroje pro správu

wave wave wave wave wave