Jak si zorganizovat kancelář v práci?

Pořadí vs nepořádek: každý má svůj vlastní pracovní prostor.

V práci i v každodenním životě se profily liší: stoupenci nepořádku čelí nejlépe uspořádaným. Přestože čtvercové úložiště nemusí být nutně efektivnějším motorem produktivity v práci, pokud dezorganizace u některých lidí podporuje intelektuální stimulaci, pro všechny profesní činnosti platí několik základních zásad, aby se zlepšila.

1. Vakuové třídění pro okamžitou úsporu místa.

Ať už jste kreativní nebo ne, dobře organizovaná vaše kancelář nutně prochází fází třídění. Tříděním identifikujete nadbytečné, abyste se zbavili položek, které zbytečně zahlcují váš pracovní prostor. Abychom ušetřili užitečný prostor … Tento první krok třídění lze provést velmi snadno a rychle položením následujících otázek:

  • Použil jsem nedávno tento dokument / objekt?
  • Funguje tento materiál?

Pokud ne, uložte, opravte nebo zlikvidujte v závislosti na povaze každé položky, která zabírá vaši kancelář.

Upozornění: určité právní nebo účetní dokumenty musí být uchovávány po minimální dobu. Uložte je do vyhrazené kartotéky, kterou uchováváte ve skříni nebo na poličce.

Kromě nezbytného šetření místa umožní řazení „objednanému“ profilu najít čistý pracovní prostor pro jasnější představy. S ohledem na to se ujistěte, že máte vždy v bezprostřední blízkosti svého stolu odpadkový koš.

2. Vyčištění: zajištění důvěryhodnosti v práci.

Organizace vaší kanceláře prochází čistotou. Kroužky hrnku na kávu a drobky ze sendviče nemusí nutně nabízet nejlepší image v pracovním nebo firemním kontextu - a zejména v otevřeném prostoru. Ať už je váš profil jakýkoli, pravidelné čištění pracovního prostoru je proto nezbytné, abyste působili důvěryhodně a netrpěli ponižujícím štítkem.

3. Ukliďte, abyste ušetřili čas.

Nemohou se vám dostat do rukou tento příspěvek, který má zásadní význam, hledat minuty během nezbytného kusu papíru nebo nenajít pero, které funguje: všechny tyto známé nepříjemnosti nemají jedinou nevýhodu v podpoře nervozity v práci . Pomáhají plýtvat časem a produktivitou. Pokud není lepší se zorientovat u stolu plného rozházených papírů a vybavení, je úklid v produktivním pracovním prostředí nezbytný.

Systematicky označujte, řaďte podle data a předmětu a poté vše vložte na své místo. Je také možné uspořádat vaši kancelář podle pracovních zón podle data splatnosti souborů, jejich naléhavosti nebo stavu postupu. Kancelářské vybavení, jako jsou třídiče, držák na tužky, kartotéky, zásuvkové jednotky nebo úložné boxy, je veškeré příslušenství, které vám umožňuje inteligentní třídění pro lepší navigaci.

Poznámka: abyste zajistili optimální a okamžité skladování, vyhněte se otálení! Obdržíte dopis? Ošetřete to hned. Dopili jste kávu? Běž si odložit šálek. Je váš telefon nabitý? Odpojte jej a vložte nabíječku zpět na místo v zásuvce.

4. Rostliny na stole ke snížení stresu při práci.

Protože organizace vaší kanceláře zahrnuje také její rozvržení, proč nevyužít výhody svého pracovního prostoru k navození uvolněné atmosféry? Zelená rostlina, fotografie vašich dětí nebo japonská zahrada mohou pomoci snížit pracovní stres, takže můžete být efektivnější. Studie ukázala, že rostliny kromě zlepšování pohody přispívají k produktivitě (1).

5. Správný jas pro zvýšení jeho odolnosti.

Organizace vaší kanceláře je příležitostí, jak si zajistit užitečné pohodlí. Váš pracovní prostor nedostává vnější světlo? Pracuješ pozdě v noci? Chcete -li omezit únavu při práci, vybavte svůj stůl dostatečně jasnou lampou. Ve stejné perspektivě pohodlí je užitečné koupit si přizpůsobenou kancelářskou židli: vyhnout se bolestem zad a tím zvýšit produktivitu.

6. Uspořádejte kancelář … z počítače!

Protože většinu práce nyní provádí počítač, je nezbytné uspořádat počítačový stůl a poštovní schránku tak, aby odpovídaly vašemu fyzickému pracovnímu prostoru. Uspořádejte své dokumenty do složek a podsložek, vyhazujte koncepty a pravidelně vysypávejte koš, vyberte si tapetu, která podporuje práci bez stresu: tolik pravidel, která je třeba dodržovat, abyste získali profesionální efektivitu!

Poznámka: Abyste se vyhnuli duplikátům a riskovali, že se nebudete orientovat, použijte jeden deník - papírový nebo digitální formát - a seskupte svá připomenutí a připomenutí úkolů na jediné médium.

Pokud nevíte, jak nastavit pracovní prostor, zveme vás, abyste se podívali na metodu 5S. Tato metoda, vypůjčená z celkové kvality, je založena na 5 principech (definovaných v japonštině): Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

Nebo ve francouzštině:

Uklízejte, uklízejte, uklízejte, „udržujte pořádek“ a „buďte přísní“.

Zásady, které se promění v konkrétní akce ke zlepšení vašeho prostředí.

(1) https://www.futura-sciences.com/sante/dossiers/medecine-bien-etre-sante-nature-1491/page/5/

wave wave wave wave wave