✅ Jak vypracovat program schůzky

Také, jakmile mluvíme o schůzce, rýmy produktivity s předem připravenou, promyšlenou, napsanou a sdílenou agendou! Aby se předešlo příliš častému syndromu akutní sterilní reunionitidy …

Co je to agenda?

Celkově je tento nástroj pozván k účasti na setkání s dalšími lidmi pečlivě pojmenovanými a prezentovanými na konkrétním místě, datu a čase na konkrétní téma, vše doprovázené krátkým programem oslav.

Příliš často podceňováni, efektivní a dobře formulovaná agenda je klíčem k úspěšnému setkání. Definuje rámec pro diskuse, připraví všechny na to, co bude řečeno, a na konci schůzky nakreslí očekávané cíle. Účastníci si navíc uvědomují hodnotu své přítomnosti, čímž dávají svému poslání ještě větší smysl.

Proč sestavovat plán schůzek?

Vytvoření a sepsání agendy, kterou po dokončení odešlete všem účastníkům naplánované schůzky, pomůže odeslat zprávu, že schůzka bude skutečně produktivní. Nezvete všechny tyto malé lidi pro potěšení, že je uvidíte, nebo pro banální diskuse, které jsou časově náročné a sterilní.

Přestože je obecně vnímán jako jednoduchý obrys podrobně popisující témata, která mají být probrána, dobře formulovaná agenda je mnohem víc než to. Mezi hlavní výhody takového nástroje můžeme upozornit na následující body:

umožňuje účastníkům určit, zda je jejich přítomnost skutečnou nutností (technické informace, které neodůvodňují přítomnost jejího autora, lze například zaslat upstream všem účastníkům e -mailem). Tím se zabrání pocitu - více či méně oprávněného - pro někoho skutečné ztráty času.
nabízí každému příležitost konat dobro připravit schůzku, zejména jeho možné zásahy a / nebo otázky. Každý přichází s plnou znalostí faktů a má jistotu, že vyjde, že v předmětu / projektu dosáhl pokroku.
on naplánovat průběh schůzky, jak z hlediska formy, tak obsahu, čímž se zabrání přetékání, mimo téma atd.
představuje a hlavní podpora facilitátora v jeho roli dirigenta.
on je vynikající barometr pro úspěch nebo ne schůzky z hlediska efektivity a produktivity.

Jak sestavit program schůze?

Konkrétně, jako každý dokument, agenda, kterou budete sdílet se svými spolupracovníky, musí být jasná, přesná, stručná, ale také dostatečně atraktivní, aby se dala přečíst! Zde je pár tipů na jeho přípravu:

dát titul na váš program: od samého začátku budou hosté vědět, o čem bude.
určete typ schůzky : představenstvo, řádné shromáždění, zasedání vedení, měsíční servisní zasedání atd.
přesně si všimněte celkového cíle setkání tak, aby všichni šli stejným a správným směrem.
zadejte umístění a přesné datum a čas (čas zahájení a ukončení) schůzky.
stručně představte účastníky : kdo (kolegové, dodavatelé, právníci atd.), proč (funkce a role každé osoby během tohoto setkání).
citujte chronologicky všechny položky, které budou pokryty během tohoto rozhovoru s každým pro něj vyhrazeným časem. Předtím samozřejmě každého řečníka varujete a požádáte ho o čas, který považuje za nezbytný pro prezentaci svého předmětu. Nejde zde o podrobný popis každého prvku, ale o jeho velmi stručné definování.
stanovte cíl každého bodu adresováno.
domluvit pár přestávek které lze také použít v případě delších debat, než bylo původně plánováno - v rozumné míře!
naplánujte si na konci schůzky více času pro jakékoli dotazy a / nebo organizaci budoucího pohovoru.
ujistěte se, že mluvčí vaši agendu ověří a že během této schůzky nemají o čem diskutovat.
provést korekturu a / nebo provést korekturu svůj program a odešlete jej ve vhodnou dobu (nejméně 1 týden před schůzkou - pozor, některá velmi formální setkání vyžadují zákonnou lhůtu i konkrétní svolávací postup).
dodržujte svůj plán na velký den !

Poznamenat
Pokud mají klíčovou roli někteří hosté mimo vaši společnost a nejsou známí všem účastníkům, naplánujte si čas na začátku zasedání, aby se mohli představit a postarat se o svou účast.

V případě schůzky na poslední chvíli - někdy se to stane, jakmile jsou všichni účastníci shromážděni, obejděte stůl, aby každý rychle přednesl téma, které potřebuje prodiskutovat, a určete čas konce vašeho pohovoru, abyste mohli věci hned zarámovat netopír. Dělejte si poznámky a podávejte zprávy všem účastníkům, aby si každý mohl sledovat, co bylo během této schůzky řečeno.