V podnikání často říkáme: „vytvoříme pracovní skupinu“. Bez ohledu na projekt je vše podmíněno vytvořením pracovního setkání. Podle studie provedené společností Wisembly tráví manažeři 27 dnů v roce na schůzkách. Z tohoto důvodu je důležité, aby tyto pracovní skupiny byly dobře konstruovány s rovnováhou mezi odborností každé osoby v projektu a její rolí v kolektivu.
Co je to pracovní skupina?
Pracovní skupina je setkání několika lidí s cílem navrhnout a provést projekt nebo vyřešit problém.
Cílem je spojit dovednosti a energie tak, aby produkovaly lépe a více, než by udělal každý člověk samostatně. Zájem tu je: mobilizovat sílu kolektivu řešit problémy, detekovat a využívat příležitosti.
Kroky k vytvoření skupiny
Prvním krokem je jasně definovat výzvy projektu. K tomu můžete vytvořit projektový list, který vám umožní následně identifikovat členy vaší pracovní skupiny:
- Popište cíle projektu
- Určete datum zahájení a ukončení projektu
- Popište počáteční kontext a účel
- Rozhodněte o strategii, kterou chcete přijmout
To nás dovede k identifikaci zdrojů: odborníků v každé oblasti činnosti k dosažení požadovaného výstupu. To znamená, jasně definovat, kdo co dělá, aby vyplnil všechna pole projektu.
Ideální je mít v pracovní skupině maximálně pět lidí a lichý počet, aby rozhodnutí, která je třeba učinit, vyhrálo nejvyšší číslo.
Odtud mohou začít jednání pracovní skupiny.
Role v rámci pracovní skupiny
Během tohoto typu schůzky, kdy nejsou definovány role jednotlivých členů, můžeme najít následující situace:
- Skupinový pilot neustále mluví
- Není rozhodnuto
- Schůzka, která měla trvat 1 hodinu, se táhne atd.
Jak zajistíte, aby celá schůzka nebyla zaměřena na jednoho jednotlivce a aby byla rozhodnutí přijímána včas?
Je nezbytné určit přínos každého člena skupiny a podporovat dialog a komunikaci.
Zde je příkladem systém rolí, který lze definovat během schůzky pracovní skupiny (role se liší od rolí odborníků).
Tuto metodu vytvořil Alain CARDON, specialista na týmové koučování, jehož cílem je zlepšit efektivitu schůzek.
Role jsou následující:
- Animátor: obecně pilotní projekt. Facilitátor je přítomen, aby usnadnil průběh schůzky, připravil program, zajistil, aby bylo téma probráno atd.
- Rozhodování: tato osoba je přítomna, aby posunula předmět vpřed. Je tu, aby upozornil v případě, že se neřeší témata dne a nečiní se rozhodnutí.
- Strážce času : Zajistí, aby schůzka skončila včas. Pomáhá při načasování intervencí každého člena skupiny (pokud je doba intervence příliš dlouhá, neváhá zastavit intervenci a posunout schůzku dopředu)
- Písař: umožňuje vám přepsat informace a rozhodnutí přijatá během schůzky a poté upravit zprávu
- Trenér: kouč udělá krok zpět od toho, co se během schůzky stane, a sleduje, jak to probíhá (pokud jsou role dobře splněny, naslouchání mezi spolupracovníky, zapojení všech atd.)
- Logistik: zajišťuje dostupnost vybavení (počítač, zpětný projektor, zasedací místnost atd.). Logistik může být členem mimo pracovní skupinu.
Aby tato metoda fungovala, musí se role pro každou schůzku vyměňovat.
Mít různé osobnosti (komunikační styly)
Existují čtyři styly komunikace:
- Osoba, která vychází z faktů: snadno komunikuje a je strukturovaný. Mluví o výsledcích, výkonu a cílech. Jeho chování je pragmatické, přímé a energické.
- Metodický člověk: uklidňující osobnost přinášející do pracovní skupiny stabilitu a metodu. Mluví o plánování a organizaci. Jeho silné stránky: zajímá se o odkazy příčin a následků
- Osoba zaměřená na člověka: velmi expresivní komunikace, zaměřená na vztah s ostatními. Tento typ člověka má velmi dobré vztahy s lidmi a snadno se vyjadřuje.
- Osoba zaměřená na myšlenky: jsou to kreativní lidé, kteří určitě řeknou vše, co je napadne. Schopnost projektovat nápady a inovovat.
Je zajímavé mít v pracovní skupině všechny čtyři styly komunikace, protože každý přináší klíčové prvky, které posouvají předmět kupředu.
Abyste poznali jeho komunikační styl, jsou k dispozici testy na internetu.
Na závěr lze říci, že každý má důležitou roli v pracovní skupině a má čím přispět ostatním členům týmu.
Pracovní skupina by neměla být zaměňována se skupinou účastníků schůzky (jako např například spuštění projektu ).
