K čemu slouží příležitostová studie? Co je to obchodní případ?
Studie příležitostí se provádí před projektem. Ověřuje důvod žádosti (a tedy i díla), kontext, jeho relevanci, očekávané zisky ve vztahu k vynaloženým prostředkům a nákladům.
Odpovídá na otázky: Co? Proč? SZO ? A jak ?
Nesmí být zaměňována s obchodním modelem
Cílem je jít směrem „jít nebo nechodit“ poté, co vyhodnotil, zda se společnosti vyplatí projekt realizovat.
Tuto studii lze použít pro všechny typy oborů: technické, IT, ale také obchodní, marketingové, organizační (digitální transformace) …
Příklad: Je vhodné vytvořit novou obchodní agenturu => pokud ano, zahájení práce, pokud ne => opuštění
U skromného projektu lze obchodní případ shrnout do jednoduché stránky pdf. Vždy je zajímavé zapsat si to podstatné. Myšlenky jsou jasnější, odhalují se nesrovnalosti …
U komplexní práce má formu propracovaného souboru, přičemž zůstává přístupný, efektivní, prodavač!
Proč vypracovat příležitostnou studii?
Tento dokument je pomoc při rozhodování. Syntetizuje všechna data nezbytná k informovanému rozhodnutí.
Pro vedoucího projektu je to také podpora k přesvědčení: demonstrovat jeho relevanci a ziskovost.
Další zajímavost: žadatel má na mysli více či méně jasně důvody projektu. Cvičení sepsání obchodního případu vám umožňuje kontrolovat a sdílet informace se všemi zúčastněnými stranami. Každý má tedy stejnou úroveň informací.
Poznámka: obchodní případ lze použít v kontextu řízení změn k vysvětlení současné situace / budoucí situace.
Kdo píše obchodní případ?
Pokud tato role existuje, je to obvykle sponzor projektu. V opačném případě je tento úkol svěřen jinému žadateli, který má ve společnosti dostatečnou základnu k zahájení práce.
V některých případech může tuto roli převzít také projektový manažer. Zvlášť když je projekt „v nedohlednu“ a je nutné přesvědčit vedení o jeho zásluhách na jeho spuštění.
Žadatel může k podpoře své analýzy využít interní nebo externí odborné znalosti v oblasti lidských zdrojů, financí, technik atd.
Části studie příležitosti
Neexistuje žádný standardní rámec pro obchodní případy. Každé podnikání má své vlastní postupy a návyky. Manažer GO! vám nabízí strukturovaný plán v 8 krocích:
-
Shrnutí
Skládá se ze základních informací. V několika řádcích vysvětluje důvod projektu, očekávané výsledky a zmobilizované zdroje.
Je důležité se o tento úvod dobře starat, protože první dojmy se v rozhodovacím procesu hodně počítají.
-
Prezentace problému nebo příležitosti
Tato část odpovídá na otázku: co?
Podrobně popisuje požadavek: problém, který má být vyřešen, nebo příležitost využít.
Rada: najděte správnou úroveň v hloubce a podrobnostech vysvětlení. Cílem je poskytnout dostatek informací, které přesvědčí své publikum, aniž by je utápělo v nadbytečných a kontraproduktivních detailech.
-
Analýza situace
Tento krok pomáhá pochopit důvod problému nebo vznik příležitosti. Poskytuje další prvky, vnitřní i vnější, týkající se různých oblastí: environmentální, konkurenční, finanční atd.
Chcete -li vidět - nástroj Pestel je ideální pro formalizaci environmentální analýzy. Stejně jako SWOT pro strategické myšlení.
Analýza nabízí podrobnou vizi k pochopení toho, jak jsou fakta, činy … spojeny k vytvoření dané situace.
Například: zvýšená konkurence našich vlajkových produktů a nové, přísnější předpisy v oblasti životního prostředí nás nutí přezkoumat náš sortiment.
Nebo pro příležitost, jak artikulace prvků vytváří příležitost.
Analýza situace také stanoví rozsah projektu.
-
Možnosti a volba řešení
Uveďte možná řešení, jak odpovědět na počáteční problém. Prezentujte vyvoleného a vysvětlete proč. Manažer GO! poradit tento krok, aby zúčastněným stranám ukázal, že byly zváženy hlavní možnosti. Znamení seriózní a komplexní analytické práce.
Kritéria výběru mohou být ekonomická, strategická (sladění se strategií), organizační, obchodní …
Tip: abyste získali větší dopad, představte, jaká by byla budoucnost s implementací zvolené možnosti.
Toto řešení je výchozím bodem projektu.
-
Očekávaný výdělek
Podrobně kvantitativní a kvalitativní přínosy projektu.
Finanční:
- zvýšení marže,
- snižování nákladů,
- zvýšený obrat
- …
Nefinanční:
- maximalizace spokojenosti zákazníků,
- zlepšení kvality,
- posílení konkurenceschopnosti,
- zrychlení procesu,
- rozvoj agility
- …
-
Zavázané náklady a prostředky
Popište zdroje (finanční, lidské, materiální …) nezbytné k provedení projektu. Nejde o to přesně vypsat každou pozici, ale dát řády, které informují o rozhodování.
-
Plánování
Uveďte optimální datum implementace pomocí hlavních milníků (schůzka zahájení atd.). Velmi užitečné informace pro plánování a arbitráž mezi různými projekty v portfoliu.
-
Rizika a omezení
Projekt má vždy prvek rizika. Účelem této části je zhodnotit rizika a jejich dopady.
Rovněž identifikujte omezení vážící se na hladký průběh projektu nebo na výstupech (například: nedostatek interních dovedností, přetížení týmů zapojených do implementace atd.)
Další rady
Aby byl tento dokument účinný, je třeba dodržovat několik klíčových zásad:
- Mělo by to být jasné, stručné a věcné.
- Jeho příjemné a působivé uspořádání přesvědčí.
- Nepoužívejte profesionální žargon. Některé zúčastněné strany nejsou specialisty.
- Nepřeplňujte čísly a dalšími nadbytečnými informacemi. Cílem je poskytnout prvky pro rozhodování a nepředělávat analýzu v jejích detailech.
- Musí to být prodejce s jasnými cíli.