Musíte sdělovat informace celému svému týmu, řešit problém, realizovat projekt nebo sledovat jeho postup přesně a efektivně, inovovat nalezením rušivého produktu / služby, který umožní vyniknout vaší službě nebo vaší společnosti?
Nelze ignorovat minimum výměn mezi různými protagonisty v rámci samotného projektu nebo kolem něj: členové vašeho týmu, odborníci, dodavatelé, investoři atd. Bez komunikace různých a rozmanitých prvků váš projekt nespatří světlo světa.
Pokud tedy chcete uskutečnit své poslání a dosáhnout svých cílů, budete muset zorganizovat a provést jedno - nebo dokonce několik - vhodné a efektivní setkání.
Proč organizovat firemní schůzky?
Pokud slovo „shledání“ - někdy akutní - nikomu neunikne a bude z něj mrazit, faktem zůstává, že setkání kolegů, členů stejného týmu, odborníků, různých partnerů atd. jsou nezbytné pro hladký průběh a úspěch jakékoli akce.
Bez minimální koordinace a diskuse by mnoho projektů jednoduše nikdy neuspělo.
Setkání tak mají své opodstatnění. Jsou -li předem dobře připraveni a dovedně provedeni, mají mnoho výkonnostních pák, individuálních i kolektivních.
Před plánováním schůzky je důležité zvážit, zda je schůzka skutečně užitečná.
Různé formáty schůzek
Existuje tolik typů schůzek, kolik je důvodů pro jejich uspořádání. Během těchto setkání mohou informace obíhat horizontálně, příčně, sestupně nebo vzestupně, vždy podle cíle definovaného organizátorem.
Informační schůzky
Toto je pravděpodobně nejběžnější typ seznamování - ale také nejhůře vedený. Během těchto setkání facilitátor poskytuje informace relativně strukturovaným způsobem účastníkům, kteří mají „pasivní“ postoj. Informace zde kolují způsobem shora dolů.
Fotbalová branka
Odeslat zprávu - více či méně podrobné - všem, kterých se to týká - a teoreticky přítomné na uvedeném zasedání.
Několik situačních příkladů
- jmenování nového manažera,
- příchod nového zaměstnance do týmu,
- konference,
- reorganizace oddělení,
- připomenutí bezpečnostních pokynů,
- výkup jiným subjektem,
- výcvik,
- stanovení cílů,
- pracovní schůzka
- atd.
Formát animace
Animace je direktivní : moderátor, publikum.
Některé přístupy k animaci
Klasická prezentace v PowerPointu; pro větší efektivitu a když je čas omezen: Pitch, Pechakucha, krátké setkání
Zkontrolovat schůzky
Tato setkání jsou velmi formální, ale spíše formální, ale nezbytná pro úspěch jakéhokoli projektu. Ony dát dohromady všechny lidi zapojené do konkrétního projektu : sponzor, projektový manažer, tým, partneři, sponzor atd.
Důvod setkání
Sloučit všechny aktéry projektu za účelem ověření různých výstupů a zhodnotit projekt velmi formálním způsobem se všemi zúčastněnými aktéry . Účastníci během těchto setkání ve skutečnosti sledují různé fáze projektu, ověřují svůj postup, opravují trajektorii provedením nezbytných změn, pokud je to nutné atd.
Nějaké souvislosti
- revize projektu,
- kontrola výroby,
- řídící výbor,
- recenze sprintu,
- atd.
Jak animovat?
the protokol těchto recenzí je relativně formátovaný . Zde je nezbytné jej dodržovat, aby byl zajištěn úspěch projektu.
Preferované metody : Ganttův diagram, Paretův diagram, RACI
Výměnné schůzky
Protagonisté diskutují o konkrétním tématu (tématech) . Stejně jako debata může každý účastník dát svůj názor, klást otázky, navrhovat nové cesty práce atd. Postoj každého z protagonistů je tedy „participativní“. Facilitátor bude mít spíše roli „facilitátora“.
Cíl výměny
Společně provádějte práce na konkrétním tématu tak, aby se pohyboval rychleji a efektivněji.
Příklady výměn
- servisní atmosféra,
- pokrok každého z jejich části projektu,
- inovace,
- atd.
Preferovaný druh zábavy
Stand-up meeting, kick-off meeting for the launch of a project, workshop, team briefing (for example to bilance of the week)
Několik užitečných nástrojů : reverzní plánování, SCAMPER, Brainstorming nebo jeho opak, reverzní brainstorming …
Setkání při řešení problémů
Účastníci se setkávají v rámci dysfunkce, konkrétního problému, blíže nespecifikované události, která brání dobrému pokroku projektu, aby se situace pozitivně vyvíjela.
Fotbalová branka
Odblokujte situaci, vyřešte problém, najděte řešení problému, zvládněte konflikt atd.
Došlo k formátu animace
Postoj facilitátora je zde polo-směrný .
Některé metodiky použít : Brainstorming nebo jeho opak, reverzní brainstorming, metoda 5 proč, Ishikawův diagram, Gap analýza, CATWOE, 6 klobouků odrazu, QQOQCP, tiché setkání atd.
Rozhodovací schůzky
Jak naznačuje jejich název, podstata těchto setkání je zde velmi jasná a velmi často strategicky zásadní: jedná se o rozhodnutí o dané situaci. Účastníci tak společně přemýšlejí o nejlepší možné možnosti.
Účel
Rozhodněte se s cílem odblokovat situaci, ať je jakákoli, a restartujte projekt správným směrem nebo mu dejte novou, příznivější orientaci.
Situační příklady
- výběr (dodavatel, technologie atd.),
- nábor: výběr úspěšného kandidáta,
- strategická orientace,
- atd.
Různé postupy : CATWOE, rozhodovací matice, rozhodovací strom, Pareto
