V éře akutního shledání je zásadní hrát na kartu originality a zároveň usilovat o maximální produktivitu. Agilní metody přinesly revoluci ve světě podnikání, přičemž styly příčné správy umožňují každému vyjádřit to svobodněji v souboru.
Pokud v kuloárech společností ve Francii nyní vzkvétají „stand-up meetingy“, „denní skrumáže“, „sprinty“ …, faktem zůstává, že každé z těchto setkání má-pod rouškou docela zábavného anglosaského jména - má specifický rituál a účel.
„Stand-up meeting“, princip
Doslovně přeloženo jako „stálé setkání“ ve francouzštině, koncept tohoto typu setkání je velmi jednoduchý: účastníci stojí v kruhu, aby si usnadnili výměnu a účinnost rozhovoru . Ani židle, ani stůl, účastníci si vyměňují tváří v tvář, každý bez rozdílu polohy velmi neformálním způsobem. Výměna probíhá mezi všemi a ne za pozornost jednoho a téhož účastníka.
Obecně platí, že časový úsek přidělený „Stand-up“ je relativně krátký: počítejte jeden minimálně 5 minut a maximálně 15 . Žádný jmenovaný facilitátor - relaci ve skutečnosti nikdo nevede, pouze manažer relace je zodpovědný za zajištění toho, aby byl dodržen rámec schůzky (zejména kontrola, aby relace nesklouzla do příliš mnoha podrobností) a načasování. Vždy to může být vždy stejná osoba nebo každý člen skupiny.
Výměny probíhají vždy, když někdo zasáhne. Je možné použít předmět - svým způsobem svědek - přecházející od jednoho účastníka k druhému ke strukturování výměn a respektování slova každého člověka: před tím může mluvit jen ten, kdo má svědka v ruce. jeho kolegové.
Zeď nebo předváděcí sešit lze použít k „psaní poznámek“ pomocí poznámek typu post-it, které jsou umístěny a posouvány podle postupu na něm napsaného úkolu.
Tento styl schůzek není vhodný pro žádný typ schůzky. Je těžké si představit strategické setkání velkého významu, které by se konalo během několika minut a stálo uprostřed chodby! Stand-up meetingy by proto měly být udržovány například u drobných denních věcí.
Proč stálá schůze?
Cíle
Účel těchto rozhovorů je jednoduchý. to je rychle a efektivně zhodnotit aktuální problémy . Například :
- provést obecné posouzení mise každého člověka: to, co bylo provedeno, je naplánováno na stejný den, ještě zbývá splnit.
- reagovat na problém : konkrétní potíže, s nimiž se projekt setkává (celá skupina přemýšlí společně, aby našla řešení).
- vyměňovat si užitečné informace : prvek, který chybí jednomu z protagonistů, lze zde snadno získat vyslýcháním skupiny, nebo může projektový manažer během těchto setkání předat celému svému týmu nejnovější výměny informací - například strategické nebo rozvojové -, které měl s klient.
- povzbudit skupinu : posílit soudržnost a týmového ducha, posílit kolektivní a osobní motivaci.
- připomenout cíle projektu: zachovat celkovou vizi projektu a cíl, kterého má být dosaženo.
Výhody
Pokud stand-upy nemají být generalizovány, mají přesto určité výhody a umožňují zejména:
- omezit dobu výměny : poloha vestoje přirozeně vyvolává stručné zásahy. Účastníci obvykle jdou přímo k věci, protože nemají touhu tuto pozici příliš prodlužovat, kde všichni zůstávají utábořeni na nohou, což se může rychle stát nepohodlným.
- plynulost výměn : neformální a interaktivní stránka kruhu umožňuje přirozenější a svobodnější projevy.
- optimalizovat pozornost účastníků : postoj ve stoje posiluje pozornost, navíc je obtížné konzultovat jeho e -maily nebo diskrétně surfovat po síti, když člověk stojí před svými kolegy!
- podporovat ducha spolupráce : usnadněné výměny zaměřené na společné cíle, sdílení odborných znalostí a informací.
- určit cesty, které je třeba podporovat, a cesty, které je třeba opustit : například v kontextu inovačních projektů, kde se díky těmto pravidelným bodům ušetří drahocenný čas, které umožňují vyhnout se trávení času řešením, která nakonec nebudou fungovat.
Limity
Kromě toho, že nemohou nahradit všechny typy schůzek, mají „stand-up“ i některé nevýhody:
- jemné psaní poznámek : omezeno držením těla. Je však stále vhodné sledovat, co bylo řečeno během stand-upu.
- možné nepříjemnosti u některých lidí: bolesti zad, oběhové problémy, těhotenství atd.
- není čas na detaily : tyto budou projednány později nebo kromě stand-upu, je-li to relevantní.
Uspořádejte stand-up meeting
-
Připravte se na schůzku
Za prvé, aby bylo možné rozhodnout o pořádání každodenních stand-upů mezi různými aktéry, je nezbytné, aby měli projekt, společný cíl. Definujte témata a otázky, o kterých se bude diskutovat, čas vyhrazený pro schůzku a také odpovědná osoba nebo vedoucí dne.
Účelem takové relace není říci svým kolegům o jejich každodenní misi, pokud se jich toto téma netýká. Kromě toho je primárním cílem sdílení užitečných a konstruktivních informací pro skupinu . Účastníci se tedy neomezují pouze na to, že řeknou „pracoval jsem na xxx“, ale například „pracovali jsme na xxx podle takové metodiky, která byla nejvhodnější“.
-
Přejít rovnou k věci
Cílem stálého setkání je rychle a efektivně si vyměňujte informace užitečné pro všechny účastníky. Není proto vhodné zacházet do podrobností. O těch by bylo možné diskutovat později. Stejným způsobem budou body, které zajímají pouze část skupiny, prodiskutovány později a samostatně.
Je-li to nutné, zapište si témata, o kterých se bude po stand-upu diskutovat. Tím se zabrání zapomenutí a umožní každému vidět, že jeho žádost byla vzata v úvahu, i když se o ní na místě nehovoří šířeji.
-
Dělat si poznámky
Post-it jsou užitečné nástroje. Výhoda: snadné použití, přesouvání a identifikace podle barevných kódů, omezují možnost psaní toastů a propagují základní informace.
Systém Kanban (znázorněný výše) se perfektně hodí: metodika „Kanban“ - japonské etikety - pochází z japonského automobilového průmyslu a umožňuje vám rychle si zobrazit průběh projektu. Jako součást agilního týmu je každý úkol - neboli „uživatelský příběh“ - materializován příspěvkem, který bude přesunut ze sloupce „dělat“ - dělat - do sloupce „hotovo“ - hotovo - na cestě ve sloupci „probíhá“ - probíhá - nebo dokonce „testování“ - ve fázi testování - v závislosti na jeho fázi vývoje.
Grafický a vizuální, tento systém je impozantní v efektivitě a transparentnosti, pokud je používán na fyzickém médiu (tabule, zeď atd.) A ne virtuálním (software). -
Dodejte energii schůzce a spojte její účastníky
Přineste na schůzku pozitivitu a dynamiku, abyste maximalizovali konstruktivní a produktivní výměnu. Můžete například použít soubor cookie, který přechází z jednoho účastníka na druhého v nedefinovaném pořadí. Každý, kdo přijme svědka, si vezme slovo a na oplátku jej předá někomu jinému.
Tato krátká každodenní setkání jsou příležitostí ke sdílení globální vize projektu při zachování pozitivního ducha, který ovlivní stav mysli týmu a akce, které přijdou.
