Osobní organizace a produktivita manažera (průvodce)

Neimprovizujete organizaci hloupou přes noc … Když však víte, že minimum organizace může poskytnout mnoho výhod pro vás, vaše spolupracovníky a kolegy nebo pro vaši společnost, hra stojí za námahu!

S vědomím, že čas je omezený zdroj, je vhodné se podrobně zajímat o nástroje, které mohou nejlépe učinit výběr prioritních úkolů a akcí ziskovým. Bylo osvědčeno několik metod, které vám ušetří drahocenný čas, a proto budou efektivnější a produktivnější. Najdete je v tomto souboru i v našem tématu „time management“.

Co je osobní organizace?

Právě to vám umožní ušetřit čas a být efektivnější ve svém každodenním životě, osobním i profesním. To sahá od úklidu vašeho stolu po příslušnou organizaci vašeho pracovního prostoru jako celku, správu vašich e -mailů, schůzek, schůzek, různých oznámení atd. zejména díky metodám a / nebo novým technologiím.

V kanceláři se působení na vaši organizaci pomocí osvědčených a efektivních metod, technik nebo postupů týká mimo jiné následujících oblastí:

  • zpracování emailů a telefonáty,
  • řízení rozptýlení (oznámení kalendáře, smartphone, e -maily atd.) a různá vyrušení (kolegové, improvizované zvuky atd.),
  • ergonomie pracovního prostoru ,
  • pořadí virtuální nebo fyzické dokumenty,
  • organizace práce při práci telework ,
  • psaní poznámek efektivní,
  • organizace času : rychlé čtení, stanovení priorit, vyjednávání termínů, naučit se přestat odkládat atd.

Přednosti vynikající organizace

Hledání osobní produktivity musí být motivací pro každého: manažera, manažera … Bez toho je obtížné přidělit veškerou energii na práci s přidanou hodnotou.

Může se to zdát zřejmé. Mnozí jsou však těmi, kteří se ocitli přemoženi - dokonce i úplně přemoženi - prostou nedostatečnou organizací.

Aplikace metod a tipů, které lze snadno nastavit s minimem dobré vůle a vytrvalosti, tedy přináší mnoho výhod. Zde je několik:

  • vyhněte se plýtvání časem ,
  • zvýšení produktivity a efektivity ,
  • přestat rozhazovat ,
  • snížit stres ,
  • získat klid ,
  • být dostupnější a pozornější vůči svým zaměstnancům ,

Jak lépe organizovat?

Chcete -li lépe strukturovat svou práci a různé úkoly, musíte nejprve ukázat vůli a houževnatost . V tomto procesu vám mohou pomoci některé efektivní a relativně jednoduché nástroje a metody k nastavení. Některé mají velmi cílené cíle, jiné jsou použitelné na různých úrovních a pro různé účely.

Ne každý pracuje stejně a nemá stejné potřeby, plány, úkoly, odpovědnosti atd. klidně vyberte si řešení, která vám vyhovují nejvíce s ohledem na to, že než uvidíte první výhody, zabere to minimum času.

Lepší organizace neznamená přemýšlet a strukturovat si své dny na minutu, ani chtít za každou cenu použít nejnovější módní metodu, když je zcela jednoduše v rozporu s vašimi potřebami. Jednoduchost a zdravý rozum zůstaňte tedy - jak často - v pořádku!

Zajistěte, aby byl váš pracovní prostor ergonomický

Příjemný prostor přispívající ke koncentraci a práci je základním prvkem dobré efektivity a špičkové motivace. Zatímco někteří mají schopnost pracovat kdekoli, bez ohledu na hluk nebo okolní prostředí, velká většina potřebuje vyhrazené místo pro práci a minimální objednávku.

Přizpůsobení pracovního prostoru vaší aktivitě je tedy první reflex, který máte : rozložení, vybavení, výška stolu / židle, klávesnice, obrazovka, tiché prostředí atd. jsou všechny prvky, které je třeba vzít v úvahu.

Práce na dálku

Organizace práce se neustále vyvíjí a práce na dálku se stala velmi demokratizovanou. Pokud tento nový způsob organizace není možný ve všech profesních oborech, má mnoho výhod, když jej lze implementovat, a to jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele; zvýšení produktivity, snížení nebo dokonce zmizení absence, zvýšení motivace atd.

V rámci práce na dálku musí být zavedeny určité prvky:

  • zajištění veškerého potřebného vybavení teleworker za správné provedení ze svého domova / coworkingový prostor / vzdálená kancelář svěřených misí,
  • adekvátní organizace práce (sdílené složky, intranet, video / audio konference atd.),
  • plynulá komunikace mezi manažerem a jeho spolupracovníkem pracujícím na dálku,
  • pro teleworkera: vymezení soukromého života / profesního života v případě potřeby přísná a bezchybná organizace.

Jak řídit tým pracovníků na dálku?

Pracovní prostředí

Jasné, uklizené, uklizené, udržující pořádek a přísné … Zde je 5 principů praxe přímo z Japonska: takzvaná metoda 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke … 5 japonských sloves vyjádřit 5 klíčových akcí procesu). Jednoduchý a účinný přístup pro rámec a klima přispívající k práci.

Vylepšete své pracovní prostředí metodou 5S!

Uspořádejte si práci

Seznam úkolů, které je třeba splnit

Cílem je zde udělat si soupis různých úkolů, které musíte provést aniž by se dostali do pasti příliš podrobného rozšířeného seznamu, což by bylo naprosto kontraproduktivní. Poté definujte pro každou z uvedených položek pořadí priorit, abyste vytvořili seznam od nejdůležitějšího / nejnaléhavějšího úkolu po nejzanedbatelnější.

Jak vytvořit seznam úkolů: metoda krok za krokem.

Upřednostňovat

Vědět, jak upřednostnit úrovně důležitosti a naléhavosti každého z vašich úkolů, je zásadní pro adekvátní a efektivní jednání. K dispozici je zde mnoho nástrojů, včetně:

  • Eisenhowerova matice: 2 myšlenkové linie - důležitost a naléhavost - zařadit své úkoly do 4 odlišných kategorií (důležité A naléhavé; důležité, ale ne naléhavé; není důležité, ale naléhavé; není důležité a není naléhavé).
  • Metoda MoSCoW: metodika určená k usnadnění rozhodování tím, že pomáhá stanovit priority. Zkratka shrnuje proces: M pro To musí mít - S pro Měl by to mít, pokud je to vůbec možné - Je to pro Může to mít, pokud to neovlivní nic jiného - W pro Tentokrát nebudu mít, ale v budoucnu bych chtěl - 2 „o“ slouží pouze k udělení „významu“ takto vytvořenému slovu pro snadné zapamatování.
  • Přístup GTD (Getting Things Done): 5 klíčových kroků k efektivní organizaci - sbírejte, zpracovávejte, organizujte, kontrolujte, jednejte.
  • metoda CIRCEPT - CIRulaire conCEPT: koncept navržený Michelem Fustierem, sociologem, jehož cílem je strukturovat výsledek tvůrčí práce vytvořením kruhové čtecí mřížky - jakési hvězdicového kola.

Podívejte se také na naše sekce Organizace workshopu a Vedení schůzky s cílem omezit podmínky setkání a organizovat efektivní a produktivní sezení.

Optimalizujte svou osobní efektivitu

Dělat si poznámky na schůzce

Zde je cvičení mnohem obtížnější, než se zdá … Pokud některé nástroje umožňují usnadnit úkol, aby byl účinný, musíte přesto respektovat některá základní pravidla, z nichž:

  • odkaz váš dokument (datum schůzky, účastníci, projednávané body, cíl atd.),
  • použití krátké věty nebo nějaké klíčová slova ,
  • struktura dokument relevantním způsobem: 1 odstavec na předmět, odrážky, velká písmena atd. ,
  • napište své otázky , poznámky, abych na ně nezapomněl,
  • znovu přečíst hot to objasnit nebo přepsat určité body, když jste v předmětu.

Viz naše část věnovaná psaní poznámek.

Správa e -mailů

Disciplinujte se, abyste pravidelně kontrolovali doručenou poštu a zpracovávali všechny přijaté e -maily: odstraňujte nepotřebné zprávy nebo spam, zpracovávejte ostatní: reagujte, pokud je to naléhavé a vyžaduje to málo času, v případě potřeby přeneste, uložte do adresářů, které pro tento účel vytvoříte, pokud nemůžete zpracovat e -mail v té době - ​​naléhavé / probíhá / například pro pozdější zpracování.

Jak efektivně spravovat své e -maily?

Zařaďte své dokumenty

Stejným způsobem, jakým klasifikujete příchozí e -maily, klasifikujte své dokumenty relevantním způsobem a rychle je najděte (podle projektu, tématu, termínu … je jen na vás, abyste zjistili, co k vám nejvíce mluví). Tato klasifikace může být fyzická - pořadače, lepenkové soubory atd. - nebo počítač - soubory pak budou virtuální.

Snadno klasifikujte dokumenty relevantním a efektivním způsobem.

Abyste ztráceli co nejméně času a získali efektivitu a produktivitu, je důležité vědět, jak se soustředit na to, co děláte. V tomto ohledu se můžete spolehnout na techniku ​​Pomodoro, což je zajímavý nástroj, který se zaměří na vaše úkoly.

wave wave wave wave wave