Klasifikace dokumentů a spisů - příklady a zásady

Zařaďte a ukliďte, abyste se ve svých dokumentech zorientovali

Kromě právního problému se třídění dokumentů zaměřuje na praktický problém: na jedné straně musíte optimalizovat prostor, na druhé straně budete moci snadno a rychle najít jakýkoli užitečný dokument.

Od úpravy po smazání dokumentu

  1. Upravit / přijmout: pokud čekáte na důkaz (například vrácenou podepsanou smlouvu), ujistěte se, že jste jej obdrželi. V opačném případě zavolejte svému partnerovi znovu.
  2. Třídit: jakmile je dokument v ruce, určete jeho osud. Některé papíry lze okamžitě zlikvidovat, ponechejte si jen to, co potřebujete, abyste se nepřeplnili.
  3. Klasifikovat: klasifikace musí následovat přísnou organizaci. Identifikujte povahu dokumentu, abyste věděli, kam ho uložit, a poté jej okamžitě vložte na správné místo.
  4. Archiv: dávejte pozor na zákonnou dobu uchovávání … Bezpečné musí být také uložení „citlivých“ dokumentů. Po uplynutí doby uchování můžete dokument zlikvidovat.

Digitální nebo fyzická archivace?

Digitalizované dokumenty mají nyní stejnou důkazní hodnotu jako papíry. Vaše volba při organizaci klasifikace vašich dokumentů je proto velmi osobní … Několik tipů, které vám pomohou při rozhodování:

  • V případě velkého objemu je digitální ukládání dobrou možností, jak ušetřit místo.
  • Papír nabízí lepší pohodlí při čtení - zejména u dokumentů na několika stránkách (například výroční zpráva): argument ve prospěch fyzické klasifikace.
  • Dematerializace vašich administrativních dokumentů přijatých v papírové podobě může být omezující. Pokud úkol digitalizace nesvěříte poskytovateli služeb, ale na úkor zaplacení nákladů …

Dobré nástroje a dobrá metoda pro podávání papíru

Chcete -li ukládat dokumenty v papírové podobě, postupujte ve své organizaci metodicky:

  1. Zařaďte své dokumenty podle typu: vaše administrativa se týká různých partnerů. Zákazníci, dodavatelé, banka, zaměstnanci, daňová správa: pojivo můžete vytvořit podle typu partnera.
  2. Zvolte pořadí řazení: své dokumenty můžete třídit v chronologickém pořadí (doporučeno pro vaše účetní a daňové doklady) nebo podle abecedy (užitečné při hledání dokumentů týkajících se zákazníka nebo dodavatele).

Pořiďte si úložné příslušenství, které nejlépe vyhovuje vašemu použití. Koše, třídiče, závěsné soubory, kapsy a složky … najdete široký výběr nástrojů pro neomylnou organizaci!

Řešení digitální archivace

Své administrativní dokumenty můžete snadno skenovat a archivovat sami pomocí výkonných technologických nástrojů. Pokud nemáte čas nebo IT dovednosti, zadávejte úkol externě! Dávejte si pozor, abyste náklady na službu dali do rozpočtu: náklady na elektronický trezor se zvyšují s objemem archivovaných dokumentů …

2 zlatá pravidla při odkládání papírů:

  • Neodkládejte to! Uložte dokument, jakmile je upraven nebo přijat, abyste nebyli ohromeni.
  • Zabezpečte svá data. Pokud jdete na digitální podání, ujistěte se, že máte zavedený spolehlivý bezpečnostní systém. V případě fyzického podání omezte přístup, abyste zabránili krádeži nebo zničení strategických dokumentů.

Dobrá správa vaší administrativy, právní problém

Správa je nevyhnutelný úkol, bez ohledu na činnost podnikatele. Vytvářejte nabídky, podávejte přiznání k DPH, vyplňujte daňová přiznání … Papíry se hromadí a je lákavé se jich zbavit. Varování ! Ze zákona jste povinni uchovávat určité dokumenty po minimální dobu. V případě administrativní kontroly nebo sporu s třetí stranou tak máte potřebné podpůrné dokumenty a důkazy.

Zákonná období uchovávání, která je třeba dodržovat:

  • Uchovávejte všechny své účetní záznamy po dobu nejméně 10 let. Týká se to obchodních společností, na které se vztahuje povinnost vést účetnictví v souladu s předpisy, ale také mikropodniků ohledně nákupních objednávek, faktur atd.
  • Daňové doklady musí být uchovávány po dobu minimálně 6 let. Při vytváření prohlášení nezapomeňte archivovat své podpůrné dokumenty (IS nebo IR, DPH, CFE atd.).
  • Jste manažerem obchodní společnosti? GA PV musíte uchovávat alespoň 5 let. Zaměstnáváte lidi? Uchovávejte duplicitní výplatní pásky po dobu nejméně 5 let. Stejně tak všechny vaše smlouvy musí být archivovány po dobu 5 let od jejich uzavření.

Poznámka: uvedené časy jsou minimální časy stanovené zákonem. Tyto doby uchování můžete překročit, ale v mezích předpisů GDPR. Pokud vaše zpracování obsahuje osobní údaje, omezte dobu uložení.

wave wave wave wave wave